Những khó khăn trong tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Tuyển dụng nhân sự là hoạt động giải trí không hề thiếu so với những doanh nghiệp, tổ chức triển khai, có vai trò quyết định sự thành bại với doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình tuyển dụng luôn có vô số khó khăn, yêu cầu nhà tuyển dụng phải tìm cách vượt qua để nâng cao chất lượng nhân sự.

Áp lực so với những chuyên viên tuyển dụng nhân sự là phải làm thế nào tuyển được nhân sự có năng lực, phù hợp với công việc và môi trường công ty, kinh phí đầu tư thấp.

Điều quan trọng là mỗi nhà tuyển dụng phải chuyên nghiệp, linh động và vận dụng những giải pháp, cách khắc phục thích hợp với điều kiện kèm theo của công ty, tổ chức triển khai.

I. Tuyển dụng nhân sự quan trọng thế nào với doanh nghiệp?

Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự và tầm quan trọng cúa chúng

1. Nguồn nhân lực chất lượng đảm bảo các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

Con người là nguồn lực quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp, quyết định hành động hiệu suất việc làm và hiệu quả kinh doanh. Mục tiêu ngắn và dài hạn của tổ chức chỉ có thể được thực hiện tốt khi có sự tham gia của những nhân sự có năng lực, trình độ, kỹ năng, kiến thức và nỗ lực cho những cam kết góp sức.

Đây cũng là lý do vì sao mà những tập đoàn lớn có hàng chục năm, hàng trăm năm lịch sử dân tộc, những công ty số 1 quốc tế đều góp vốn đầu tư rất nhiều cho yếu tố con người.

2. Tăng khả năng cạnh tranh bằng nhân viên tài năng

Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt như lúc bấy giờ, để xây dựng tên thương hiệu doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau bằng công nghệ tiên tiến, chất lượng mẫu sản phẩm, dịch vụ và nguồn nhân lực. Tuyển dụng nhân sự chất lượng có thể giúp công ty của bạn ngày càng tăng khả năng cạnh tranh khi nhân viên có nhiều ý tưởng sáng tạo và chất lượng.

II. Những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Những khó khăn trong tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Thị trường lao động thời nay rất cạnh tranh, ứng viên có thể không thiếu nhưng tìm được ứng viên phù hợp thì không đơn giản. Ứng viên kĩ năng ngày càng có nhiều sự lựa chọn trong khi nhiều ứng viên chưa đủ năng lực lại có thể rất khôn khéo trong việc thể hiện bản thân, có kỹ năng và kiến thức tìm việc tốt,…

Cũng vì vậy mà nếu nhà tuyển dụng vội vàng hoặc chưa xây dựng được quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự hợp lý thì dễ tuyển sai người.

Thấu hiểu được điều này, InTalents sẽ giúp bạn vượt qua những thử thách đó qua bài viết dưới đây.

1. Khó xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận

Bộ phận, phòng ban khác nhau có yêu cầu tuyển dụng khác nhau tùy theo từng thời gian, số lượng và quy mô dự án. Phòng tuyển dụng nhân sự cần nắm được số lượng chính xác để chuẩn bị sẵn sàng và tiến hành tuyển dụng nhưng không phải khi nào quá trình tiếp đón thông tin này cũng diễn ra “suôn sẻ”.

Ở những công ty nhiều phòng ban, quá trình nhận thông tin, xây dựng giải pháp tuyển dụng, báo cáo chờ phê duyệt thường phức tạp, đặc biệt là khi các bước đều thực hiện thủ công.

Giải pháp:

Xây dựng và đề xuất quy trình tự động hóa trong tiếp nhận thông tin, phân tích dữ liệu về nhu cầu tuyển dụng và ra quyết định tuyển dụng – có thể bằng cách áp dụng công nghệ vào tuyển dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu ứng viên, nhân viên để quản lý, CEO, trưởng bộ phận các phòng ban và phòng nhân sự cùng theo dõi.

2. Tốn nhiều thời gian để soạn thảo JD và tìm kênh đăng tin tuyển dụng uy tín

Ngay cả những chuyên gia nhân sự có nhiều kinh nghiệm cũng có thể sẽ phải thừa nhận rằng bảng mô tả công việc ( JD ) và tìm kênh đăng tin tuyển dụng là một trong những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự thường gặp phải nhất.

JD (job description) cho từng vị trí khác nhau sẽ phải khác và việc đưa ra yêu cầu công việc cần dựa theo tình hình trong thực tế, nhu yếu của bộ phận.

Soạn thảo JD thiếu thông tin, quá qua loa sẽ không thu hút được nhân sự năng lực hoặc nhận được quá ít CV. Bên cạnh đó, kênh đăng tin tuyển dụng cũng có thể gây “đau đầu” cho nhà tuyển dụng vì nhiều kênh đăng tuyển nhưng hiệu suất cao không giống nhau.

Có những kênh không lấy phí nhưng chất lượng ứng viên kém, trong khi 1 số ít kênh chất lượng nhưng ngân sách quá đắt đỏ, vị trí hiển thị tin tuyển của bạn không tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng,…

Giải pháp:

• Tìm hiểu rõ về vị trí tuyển dụng để điều chỉnh nội dung JD, tham khảo bản mô tả công việc các vị trí, nghề nghiệp của InTalents cũng sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về thông tin cần có.
• Hiểu rõ ưu điểm, nhược điểm của từng kênh đăng tin tuyển dụng để sử dụng trong các trường hợp khác nhau. Ví dụ, tuyển lao động phổ thông hoặc các vai trò không yêu cầu cao thì đăng tuyển trên mạng xã hội có thể là cách hợp lý nhưng với cần bằng cấp thì website tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ tốt hơn.
• Đăng tuyển trên InTalents: Tin tuyển dụng được hiển thị ở vị trí VIP, tiếp cận nhiều ứng viên chất lượng; hệ thống áp dụng các công nghệ về AI (trí tuệ nhân tạo) và Machine Learning (máy học) có tính năng phân tích dữ liệu lớn, giới thiệu ứng viên phù hợp nhất nên nhà tuyển dụng có quyền chủ động hơn trong tiếp cận ứng viên tiềm năng, tuyển nhanh hơn, đúng người đúng việc, không bỏ lỡ nhân sự tài năng.

3. Nhận được quá ít CV xin việc hoặc nhiều CV nhưng ứng viên không đủ tiêu chuẩn

Một trong những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự là nhận được quá ít CV xin việc hoặc nhiều CV nhưng toàn là dạng “spam” – ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển ngay cả khi họ biết rõ bản thân không phù hợp, chưa đáp ứng được những yêu cầu cơ bản.

Chẳng còn gì tệ hơn là khi đăng tuyển cho một vị trí mà sau một tuần hoặc 10 ngày, số lượng CV bạn nhận về rải rác hoặc rất ít. Điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng bị giới hạn sự lựa chọn.

Bên cạnh đó, việc có nhiều CV gửi về nhưng chất lượng ứng viên kém, hầu hết là không phù hợp cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng phải đối mặt với những khó khăn. Với những nhà tuyển dụng ít kinh nghiệm thì dễ rơi vào trạng thái bối rối và không biết phải giải quyết và xử lý thế nào vì ngân sách tuyển dụng hạn chế.

Giải pháp:

Có thể nói, trường hợp như vậy là điều mà không nhà tuyển dụng nào mong muốn nhưng rõ ràng là ai cũng từng phải trải qua. Điều quan trọng ở đây là bạn phải xác lập được lý do vì sao và tìm ra cách giải quyết thích hợp với điều kiện kèm theo của doanh nghiệp triển khai.

• Tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao đăng tuyển mà có ít CV ứng tuyển, CV không chất lượng: Thông thường, những lý do đó sẽ là do mô tả công việc không rõ ràng (thiếu thông tin công ty, công việc mơ hồ,…), thương hiệu tuyển dụng chưa nổi bật (có nhiều đánh giá tiêu cực về môi trường làm việc, chính sách, chế độ lương thưởng,… của công ty) hoặc mức lương đưa ra quá thấp,…
• Tùy vào vấn đề cụ thể, nhà tuyển dụng có thể khắc phục theo từng bước, ví dụ như đầu tư hơn cho JD rõ ràng và đầy đủ thông tin, viết theo cách thu hút hơn hoặc đề xuất với quản lý bộ phận và ban giám đốc về các chế độ lương và phúc lợi của công ty. Trường hợp thương hiệu tuyển dụng chưa tích cực thì sẽ khá khó giải quyết vì cần thời gian lâu dài.
• Đăng tuyển trên kênh tuyển dụng có công nghệ hiện đại như InTalents. Nền tảng áp dụng các công nghệ về trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) vào phát triển hệ thống giới thiệu ứng viên tiềm năng. Lúc này, nhà tuyển dụng có thể đa dạng hóa ứng viên, chủ động tiếp cận được với nhiều ứng viên chất lượng, giảm nguy cơ nhận CV không phù hợp vì hệ thống đã tiến hành phân tích, so sánh và đối chiếu thông tin nên mức độ phù hợp cao hơn hẳn.

4. Quy trình phỏng vấn tồn tại nhiều bất cập

Cho dù là tuyển dụng vị trí nào thì phỏng vấn, trao đổi với ứng viên về trách nhiệm, yêu cầu, tìm hiểu xem định hướng và mục tiêu của hai bên có phù hợp để hợp tác hay không vẫn rất quan trọng.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng trong số những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự thì khó khăn khi tổ chức phỏng vấn cũng thường khiến nhà tuyển dụng lao đao. Những vấn đề thường gặp phải ở đây là:

• Khó sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp với cả ứng viên và ban quản lý – những người dự định sẽ tham gia phỏng vấn để lựa chọn nhân sự mới.
• Quên gửi lịch phỏng vấn và xác định thời gian với ứng viên.
• Ứng viên không đến phỏng vấn, đến muộn nhưng không thông báo.
• Nhà tuyển dụng chưa chuyên nghiệp trong sắp xếp trang thiết bị, không gian cho buổi phỏng vấn, đón tiếp ứng viên chưa chu đáo.
• Chưa xây dựng được bộ câu hỏi phỏng vấn đánh giá toàn diện nhất năng lực của ứng viên.
• Chưa có tiêu chí, mẫu điểm để chấm điểm từng ứng viên.
• Việc tổ chức kiểm tra năng lực ứng viên bằng các bài kiểm tra năng lực chuyên môn, tính cách, trình độ ngoại ngữ,… chưa được hợp lý, chuyên nghiệp.
• Khó có được sự thống nhất giữa những thành viên ban phỏng vấn.
• Sau phỏng vấn, nhà tuyển dụng không gửi email thông báo kết quả cho ứng viên.

Trên đây là 1 số ít khó khăn trong tuyển dụng nhân sự cơ bản nhất, hay gặp nhất trong quy trình phỏng vấn của hầu hết những vị trí. Vấn đề như ứng viên không đến mà không thông báo với nhà tuyển dụng,…

Giải pháp:

• Xây dựng quy trình phỏng vấn tiêu chuẩn để chuẩn hóa tất cả các bước sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong khi đảm bảo cung cấp trải nghiệm phỏng vấn tích cực nhất cho ứng viên: Chuẩn hóa bộ câu hỏi phỏng vấn và phương pháp đánh giá (các bài test) cho tất cả các vị trí, rõ ràng và thống nhất về các yêu cầu với ứng viên, luôn gửi lời mời và lịch phỏng vấn rõ ràng, có gọi điện thoại xác nhận với ứng viên, xây dựng phương án dự phòng nếu ứng viên không đến được, chuyên nghiệp trong đón tiếp, setup không gian và thiết bị phục vụ phỏng vấn,…
• Sẵn sàng hỗ trợ tối đa cho ứng viên trong suốt quá trình kể từ khi họ được mời phỏng vấn, chẳng hạn như trả lời các thắc mắc, câu hỏi và thậm chí là hỗ trợ chỉ đường – gửi bản đồ đường đi tới văn phòng, cách di chuyển thang máy,…
• Dành cho ứng viên sự tôn trọng bằng cách đảm bảo giờ giấc phỏng vấn không bị muộn hoặc sớm hơn kế hoạch mà không thông báo; đón tiếp ứng viên chu đáo, chân thành.
• Luôn gửi email sau phỏng vấn dù ứng viên có được lựa chọn hay không: Sau khi phỏng vấn kết thúc, nhà tuyển dụng nên thông báo với ứng viên rằng kết quả sẽ có sau bao nhiêu ngày, thông báo theo hình thức nào. Trường hợp ứng viên trúng tuyển thì gửi lời mời làm việc nhưng nếu ứng viên bị loại, bạn vẫn nên gửi email thông báo lịch sự và bày tỏ thiện chí có thể hợp tác vào một ngày khác.

5. Đánh giá năng lực, thái độ, mức độ phù hợp của ứng viên chưa chính xác

Xây dựng những khung nhìn nhận năng lực của ứng viên chỉ là một phần trong hàng loạt quy trình tuyển dụng để nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất với công ty.

Một khó khăn khi tuyển dụng nhân sự liên tục xảy ra đó là nhà tuyển dụng nhìn nhận ứng viên chưa chính xác, cảm thấy họ phù hợp trong khi trong thực tế lại ngược lại, vậy nguyên do là do đâu?

Thông thường, nguyên nhần là do câu hỏi phỏng vấn, những bài kiểm tra năng lượng chưa được xây dựng phù hợp, không thực sự ăn nhập với vị trí ứng tuyển và môi trường làm việc thực tế.

Không chỉ vậy, yếu tố nữa ở đây là nhà tuyển dụng chỉ chú ý quan tâm tới năng lượng trình độ của ứng viên mà ” quên ” nhìn nhận tính cách, trao đổi về tiềm năng cũng như khuynh hướng của họ. Có những ứng viên rất xuất sắc nhưng lại không hề phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa công ty thì điều đó có nghĩa là họ không phù hợp.

Giải pháp:

• Nhà tuyển dụng nên nhớ rằng hãy tuyển ứng viên phù hợp nhất thay vì người giỏi nhất.
• Dù sử dụng các bài đánh giá, phương pháp đánh giá như thế nào thì hãy đảm bảo có thể xem xét kỹ lưỡng và toàn diện nhất về năng lực, tính cách, thái độ và mức độ phù hợp của ứng viên.
• Duy trì sự minh bạch, công bằng khi tiến hành đánh giá và lựa chọn ứng viên, đảm bảo khách quan trong toàn bộ quy trình.
• Thang đánh giá cho tất cả các bài kiểm tra chuyên môn, trắc nghiệm tính cách, IQ hay trí tuệ cảm xúc (EQ),… càng chi tiết càng chính xác.

6. Tuyển dụng không hiệu quả, tuyển dụng sai người

Những sai lầm đáng tiếc ở những bước kể trên sẽ dẫn đến hậu quả tệ nhất, không riêng gì là khó khăn khi tuyển dụng nhân sự mà còn gây tổn thất đến với doanh nghiệp và tổ chức –  đó là tuyển dụng không hiệu suất cao, tuyển sai người.

Những nhân viên mới trải qua huấn luyện và đào tạo ban đầu nhưng không thích nghi được với môi trường làm việc tại công ty, làm việc không hiệu suất cao, thái độ không mấy tích cực, người bỏ ngang, người thì buộc phải cho nghỉ do ảnh hưởng tác động đến hiệu suất,… đó đều là những tín hiệu của việc tuyển dụng sai người.

Giải pháp:

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chuyên nghiệp ở từng bước, hướng mục tiêu và phù hợp với các yêu cầu, nguồn lực của công ty.
• Lựa chọn kênh tuyển dụng uy tín để tiếp cận được nhiều ứng viên chất lượng hơn.
• Tạo môi trường làm việc và xây dựng văn hóa công ty tích cực, từ đó công ty sẽ có thương hiệu tuyển dụng tốt, thu hút nhiều nhân tài.
• Đầu tư vào nâng cao điều kiện phúc lợi cho nhân viên để giữ chân những nhân viên tài năng, gia tăng tỷ lệ tuyển dụng qua giới thiệu nội bộ.

7. Cung cấp trải nghiệm tuyển dụng tệ cho ứng viên

Không thể phủ nhận rằng, rất nhiều khó khăn khi tuyển dụng nhân sự đều có nguyên nhân từ việc doanh nghiệp hay tổ chức chưa có tên thương hiệu nổi bật trên thị trường. Ngày nay, những hội nhóm trên Facebook hay những trang nhìn nhận (review) công ty được xem là nguồn thông tin tìm hiểu thêm có ích cho ứng viên.

Một khi ứng viên đọc được quá nhiều chia sẻ về những trải nghiệm không mấy vui tươi, thiếu chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn hoặc thử việc ở công ty bạn thì chắc chắn số lượng CV được gửi đến ứng tuyển, chất lượng hồ sơ cũng dễ bị giảm xuống.

Giải pháp:

• Viết JD rõ ràng.
• Minh bạch về quá trình tuyển dụng của bạn, rõ ràng về các yêu cầu và kỳ vọng.
• Quy trình ứng tuyển rõ ràng, cung cấp rõ thông tin giúp ứng viên biết ứng tuyển qua đâu, như thế nào.
• Tôn trọng thời gian của ứng viên, có thể rõ ràng rằng công ty chỉ liên hệ lại với ứng viên phù hợp hoặc sẽ trả kết quả bài kiểm tra và kết quả phỏng vấn trong bao lâu,…
• Tăng cười giao tiếp và cung cấp sự hỗ trợ tốt nhất cho ứng viên, giải đáp các câu hỏi và thắc mắc,…
• Chuyên nghiệp trong phỏng vấn.
• Đưa ra phản hồi cho ứng viên qua email và có thể đề nghị ứng viên phản hồi, đánh giá về trải nghiệm của họ.
• Duy trì mối quan hệ với ứng viên ngay cả khi họ chưa phù hợp với công ty, với vị trí ứng tuyển.

8. Khó đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân sự

Đo lường hiệu suất cao tuyển dụng nhân sự là cách để những chuyên gia nhân sự, nhà quản trị tuyển dụng nhìn nhận đúng chuẩn hiệu suất cao của quy trình tuyển dụng – cả những mặt tốt và chưa tốt. Từ đó, phát huy điểm mạnh và khắc phục, tìm ra giải pháp cho những yếu điểm.

Tuy nhiên, trong thực tế cho thấy việc đo lường và thống kê hiệu suất cao tuyển dụng gần như chỉ được thực hiện và có tính chính xác cao ở những công ty, tập đoàn lớn lớn.

Trong khi đó, tại những công ty có quy mô nhỏ thì quá trình tuyển dụng còn chưa được tinh chỉnh hóa nên việc giám sát hiệu suất cao tuyển dụng gần như là không hề. Về cơ bản, khó khăn vất vả trong thống kê giám sát hiệu suất cao tuyển dụng nhân sự hầu hết là do nhà tuyển dụng thiếu kiến thức và kỹ năng, thiếu quy trình và công nghệ tiên tiến.

Giải pháp:

• Xác định rõ ràng mục tiêu và kỳ vọng của công ty trong các đợt tuyển dụng cho những vị trí khác nhau.
• Hiểu rõ và áp dụng các phương pháp đo lường hiệu quả tuyển dụng dựa trên số lượng CV nhận được, ứng viên từ các nguồn nào, thời gian lấp đầy vị trí trống, sự hài lòng của quản lý bộ phận, tỷ lệ chấp thuận lời mời làm việc, các ứng viên đủ điều kiện và làm việc hiệu quả, thích nghi nhanh với môi trường,…
• Sử dụng các công nghệ như hệ thống giám sát tuyển dụng ATS và hệ thống quản trị nhân sự HRIS để có thể chủ động trong chia sẻ thông tin, nhập và lưu trữ giữ liệu, phân tích, đánh giá và thống kê các chỉ số nhằm đánh giá đầy đủ, chính xác hiệu quả tuyển dụng.
• Xây dựng các kế hoạch, phương án để khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

Đo lường hiệu quả tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi đúng

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang tuyển dụng