7 sai lầm khi xây dựng bản mô tả công việc mà HR cần nắm

Bản mô tả công việc là một loại tài liệu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Mặc dù chúng đóng vai trò quan trọng, nhưng không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc phải những sai lầm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc dẫn đến hiệu quả tuyển dụng không cao.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 7 lỗi thường gặp khi xây dựng bản mô tả công việc.

Ý nghĩa của việc xây dựng bản mô tả công việc

Ý nghĩa việc xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi của bộ phận nhân sự với mục tiêu truyền tải thông tin đến người đảm nhiệm vị trí việc làm đó trong tương lai có thể hiểu được trách nhiệm, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.

Thông qua bản mô tả, người quản lý có cơ sở để giao việc cũng như theo dõi tiến độ, tuyển dụng và đào tạo được một cách chi tiết, chính xác hơn.

Còn so với những ứng viên có kinh nghiệm có thể tự nhìn nhận được mức độ phù hợp của bản thân với vị trí ứng tuyển. Và đây cũng chính là cơ sở để toàn bộ nhân viên cấp dưới hiểu rõ được tiềm năng, trách nhiệm và yêu cầu khi đảm nhiệm vị trí đó.

Tóm lại, bản mô tả công việc giống như một bản cam kết giữa người quản trị và nhân viên cấp dưới. Nó cũng là cơ sở để hướng dẫn nhân viên cấp dưới làm việc một cách tốt nhất, đạt được những tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đưa ra.

7 sai lầm khi xây dựng bản mô tả công việc 

7 sai lầm khi xây dựng bản mô tả công việc

1. Chức danh không chuẩn hóa, khó hiểu 

Đây là điều tối kỵ mà người làm nhân sự cần phải đặc biệt quan trọng quan tâm và tránh. Khi chức vụ không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên bị mơ hồ và không tưởng tượng được việc làm.

Như vậy, chính chúng ta đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa mất thời gian, vừa lãng phí tiền tài mà lại “ công cốc ”.

2. Mô tả công việc không giống với thực tế 

Mỗi việc làm sẽ có quá trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài cụ thể miêu tả sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của việc làm. Từ đó, dễ gây hiểu nhầm cũng như mất đi sự công minh khi thanh toán giao dịch lương.

Trong quy trình soạn thảo văn bản mô tả việc làm, cần bảo đảm diễn đạt đúng theo trong thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không triển khai.

3. Mô tả quá chi tiết, rườm rà, dư thừa thông tin 

Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả làm việc để thay thế cho mọi văn bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin vào từ nội quy, pháp luật, cam kết,… Như vậy, bản mô tả sẽ đi sai mục tiêu cũng như khiến cho nhân viên cấp dưới khó xác lập được việc mà họ cần làm.

Mỗi việc làm, đưa ra khoảng chừng 3-5 đầu việc làm để giải thích rõ cho nhân viên dễ hình dung trách nhiệm của mình.

4. Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu 

Đối với những ngành chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt sẽ gây ra nhiều khó khăn vất vả cho ứng viên và nhân viên công ty. Hãy cố gắng nỗ lực diễn giải bằng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu nhất.

Điều này không riêng gì tạo điều kiện kèm theo cho ứng viên mà cũng chính là cách để nhân sự tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, tối ưu hiệu suất làm việc về sau khi không cần phải lý giải hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả.

5. Đưa ra những kỳ vọng xa vời thực tế

Có thể nói đây là một cách “phóng đại” công việc ở vị trí đó lên quá cao, không có sự phù hợp với thực tế và ít người có đủ khả năng để đáp ứng. Giao quá nhiều việc cũng như đưa các tiêu chuẩn quá cao có thể khiến cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được. Thậm chí, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như vậy.

Vậy là chính bộ phận tuyển dụng đang tự tạo sự khó khăn cho việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang cần.

6. Mô tả công việc trùng lặp 

Thực tế, hiện tượng diễn đạt việc làm bị trùng lặp và chồng chéo giữa những vị trí diễn ra tương đối thông dụng lúc bấy giờ. Việc này dẫn đến sự phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra thực trạng thiếu rạch ròi, nhân viên cấp dưới không nắm được đúng chuẩn đầu việc làm mà họ cần phải làm.

7. Không đề cập đến mức lương và phúc lợi 

Lương và phúc lợi chính là hai yếu tố mà người tìm việc chăm sóc số 1, là tiêu chuẩn để phân loại và lựa chọn việc làm. Những tin tuyển dụng lúc bấy giờ trong phần diễn đạt việc làm mô tả việc làm, không ít nơi không đề cập đến lương và chính sách.

Nếu không đưa ra một mức lương đúng, việc để một khoảng chừng ước đạt cũng tốt hơn rất nhiều. Ứng viên sẽ nắm được tình hình và có năng lực đàm phán lương theo năng lực của mình. Do đó, việc xây dựng bản mô tả công việc đóng vai trò rất quan trọng trong tuyển dụng nhân sự.

Nguyên tắc khi xây dựng bản mô tả công việc 

Nguyên tắc xây dựng bản mô tả việc làm

Như bên trên đã đề cập, xây dựng bản mô tả công việc là một công cụ không hề thiếu so với người làm nhân sự, là chìa khóa trong công tác làm việc quản trị nhân sự. Để xây dựng được một hệ thống việc làm chi tiết cụ thể, đúng mực, cần bảo đảm được những nguyên tắc quan trọng như sau:

Chuẩn hóa vị trí, chức danh

Xác định đúng chuẩn vị trí việc làm của doanh nghiệp để tránh việc trùng lặp, chồng chéo giữa những vị trí. Từ đó phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng hơn.

Mục tiêu công việc 

Bản mô tả cần xác định rõ mục tiêu của công việc và từ đó các chức năng chính vị trí đảm nhận sẽ được đưa ra. Điều này nhằm xác định mục tiêu công việc phù hợp, tránh nhầm lẫn, thừa thiếu.

Chức năng và nhiệm vụ 

Chỉ rõ tính năng, trách nhiệm của mỗi vị trí việc làm trong bản mô tả. Nó cần được cụ thể hóa với hành vi đúng với trong thực tế. Tuy nhiên, không nên chi tiết quá mức hoặc nhồi nhét quá nhiều thông tin dễ dẫn đến đi sai hướng, sai mục tiêu ban đầu bởi người đọc không xác lập được việc làm chính.

Yêu cầu năng lực 

Các năng lượng cơ bản cần có ở một nhân viên cấp dưới cần được đưa ra ví dụ như học vấn, trình độ, kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm tay nghề, kỹ năng và kiến thức, thái độ,… Dựa trên những thông tin này sẽ có sự đưa ra so sánh có phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng hay không.

Với những sai lầm đáng tiếc cũng như nguyên tắc trong thiết kế xây dựng bản diễn đạt việc làm nêu trên, hy vọng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống việc làm chặt chẽ, đúng chuẩn và mang lại hiệu quả cao.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
InTalents
Địa chỉ: 1039 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 7, Quận Tân Bình
Hotline: 0906988450
Email: support@intalents.co
Website: intalents.co

List of Keywords users find our article on Google

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang nhân sự