Lễ Tân Văn Phòng Là Gì? Nghiệp Vụ Lễ Tân Văn Phòng

Lễ tân văn phòng (hay còn gọi là trợ lý hành chính) là người thực hiện nhiều công việc hành chính khác nhau như trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng. Công việc thường được thực hiện tại khu vực chờ đợi như tiền sảnh hoặc quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân thường là nhân viên đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc. Họ có trách nhiệm tạo ra ấn tượng tốt ban đầu cho công ty hay tổ chức, góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty trong mắt khách hàng.

Nhân viên lễ tân văn phòng cần kỹ năng gì?

Nhân viên lễ tân cũng hoàn toàn có thể đảm nhiệm một số ít tính năng trấn áp ra vào bằng cách xác định danh tính nhân viên cấp dưới, cấp thẻ khách, quan sát và báo cáo giải trình bất kể người lạ hoặc hoạt động giải trí không bình thường hoặc đáng ngờ nào .

Do là người tiếp xúc khách hàng đầu tiên, vậy nên điều mong đợi của hầu hết các tổ chức là lễ tân luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp, bất kể hành vi của khách thế nào. Một số phẩm chất cá nhân mà nhân viên lễ tân cần phải có để hoàn thành công việc bao gồm sự chu đáo, ngoại hình chỉnh chu, chủ động, trung thực, chín chắn, tôn trọng bí mật và sự thận trọng, thái độ tích cực và đáng tin cậy. Đôi khi, công việc có thể căng thẳng do phải tương tác với nhiều người khác nhau với nhiều kiểu tính cách khác nhau và phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

Nhân viên lễ tân văn phòng thường làm những việc sau:

– Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại.
– Chào hỏi khách hàng ghé thăm và những vị khách khác và đưa họ đến các điểm đến cụ thể.
– Góp phần đảm bảo an ninh cho văn phòng bằng cách giúp giám sát việc ra vào của khách.
– Nhận hoặc gửi thông tin hoặc tài liệu bằng máy tính, thư hoặc máy fax.
– Thực hiện các tác vụ hỗ trợ quản trị khác, chẳng hạn như giữ lịch cuộc hẹn.
– Sao chép, lưu trữ và duy trì tài liệu và hồ sơ.
– Thu thập, phân loại, phân phối và chuẩn bị gửi thư và chuyển phát nhanh.
– Xử lý và chuẩn bị phiếu du lịch hoặc các tài liệu khác.

Công việc lễ tân văn phòng phù hợp cho phái nữ

Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng nghe có vẻ nhàn hạ, nhưng đôi khi cũng có những nơi có thể bận rộn, mệt mỏi, lặp đi lặp lại và căng thẳng vì họ có thể dành cả ngày để trả lời điện thoại liên tục đổ chuông và đôi khi gặp phải những người khó tính hoặc bực bội. Do đó, lễ tân cần có phong thái điềm tĩnh, kiên trì nhất định để hoàn thành nhiệm vụ.

Tùy thuộc vào ngành, vị trí lễ tân hoàn toàn có thể có thời cơ liên kết để thăng quan tiến chức lên những vị trí khác trong một nghành đơn cử. Một số người hoàn toàn có thể sử dụng loại việc làm này như một cách để làm quen với việc làm văn phòng hoặc để tìm hiểu và khám phá những tính năng hoặc vị trí khác trong một công ty. Trong khi 1 số ít người lại coi việc làm này như việc làm trong thời điểm tạm thời, việc làm part time để có thêm thu nhập duy trì đời sống khi chờ đón một việc làm tốt hơn.

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp