Hướng dẫn quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả 2022

Làm thế nào để tuyển những ứng viên nhanh gọn mà vẫn chất lượng ? Một trong những yếu tố quyết định hành động hiệu suất cao tuyển dụng chính là tư duy quản lí tài liệu ứng viên .
Base Resources – Hiểu đơn thuần nhất, tài liệu ứng viên chính là tập hợp thông tin của ứng viên trước, trong và sau quy trình tuyển dụng, và hoạt động giải trí quản lí tài liệu ứng viên gồm có việc làm tích lũy, tàng trữ và phân loại, khai thác cũng như đo lường và thống kê những tài liệu đó. Hoạt động này hoàn toàn có thể được thực thi bằng nhiều phương pháp, công cụ, tuy nhiên về thực chất đều yên cầu một quy trình tiến độ khoa học nhằm mục đích ship hàng tốt nhất cho kế hoạch tuyển dụng .

Vậy chính xác quản lí dữ liệu ứng viên đóng vai trò như thế nào để nâng cao hiệu quả tuyển dụng?

1. Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng

Bạn hãy tưởng tượng trung bình một tháng, bộ phận tuyển dụng của một doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý đến 3,000 hồ sơ xin việc từ rất nhiều nguồn đổ về. Chỉ riêng việc đọc và tàng trữ số hồ sơ khổng lồ này đã tiêu tốn rất nhiều thời hạn và nhân lực ; như vậy rất khó để bảo vệ chất lượng sàng lọc, nhìn nhận .

Một tiến trình quản lí tài liệu ứng viên khoa học tích hợp cùng công nghệ tiên tiến tự động hóa chính là giải pháp cho yếu tố nói trên. Với tiến trình này, bộ phận tuyển dụng sẽ tiết kiệm chi phí được thời hạn, công sức của con người cũng như ngân sách tuyển dụng .

“ Đừng khi nào biến một Recruiter thành một nhân viên cấp dưới nhập liệu. Hãy làm toàn bộ để họ trở thành một chiến binh “ Recruiter ” đúng nghĩa ! ”

Việc phân loại tài liệu theo những tiêu chuẩn rõ ràng ( như năng lượng, nơi ở, … ) sẽ giúp bạn chỉ còn mất vài giây để tìm kiếm và sàng lọc CV .

Bên cạnh đó, mọi thông tin trong quy trình tuyển dụng đều được xuyên thấu và liên tục update để những thành viên trong bộ phận thuận tiện theo dõi. Lượng thông tin lớn này được sắp xếp hợp lý để hạn chế tối đa sự quá tải thông tin .

Ngoài ra, với những giải pháp công nghệ tiên tiến, mọi tài liệu sẽ được tàng trữ một cách tự động hóa, giúp hàng loạt nhân sự tuyển dụng tiết kiệm chi phí được thời hạn và công sức của con người mà họ phải bỏ ra so với khi triển khai mọi thao tác bằng tay thủ công .

Bộ phận tuyển dụng hoàn toàn có thể tăng vận tốc thao tác lên gấp 2 lần và giảm ngân sách tới 3 lần nhờ có quản lí tài liệu ứng viên ( Theo khảo sát của LinkedIn )

Nhờ vào việc tiết kiệm chi phí được đáng kể thời hạn và công sức của con người, nhà tuyển dụng lúc này hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu vào những việc làm quan trọng hơn, gồm có nhìn nhận ứng viên và kiến thiết xây dựng kế hoạch tuyển dụng .

2. Dễ dàng quản lí chất lượng đội ngũ tuyển dụng

Chỉ khi HR Manager giám sát được quy trình thao tác của đội ngũ tuyển dụng, việc làm tuyển dụng mới hoàn toàn có thể đạt chất lượng và hiệu suất cao tốt. Đáng buồn là cách quản lí lúc bấy giờ khiến thông tin bị đứt quãng, HR Manager không trấn áp được hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới và gặp khó khăn vất vả trong việc đưa ra quyết định hành động tuyển dụng đúng mực .

Hãy tưởng tượng trong 100 đơn CV ứng tuyển, chỉ 4 CV được xét duyệt vào vòng phỏng vấn. Chuyện gì đã xảy ra với 96 CV còn lại ? Liệu có bỏ sót CV tiềm năng nào trong số 96 đơn ứng tuyển còn lại không ? Với chiêu thức quản lí tài liệu ứng viên, HR Manager sẽ theo sát được quy trình nhìn nhận CV của từng nhân viên cấp dưới trong bộ phận tuyển dụng .

Hay so với công việc làm báo cáo giải trình, HR Manager sẽ phải đặt ra rất nhiều câu hỏi, ví dụ như “ Số liệu này được tính thế nào ? ”, hay “ Trong quy trình làm báo cáo giải trình có xảy ra những yếu tố gì khiến nhân viên cấp dưới ‘ nhắm mắt làm ngơ ’ hay không ? ”. Khi chiếm hữu trong tay một quy trình tiến độ quản lí tài liệu ứng viên khoa học, mọi thông tin này sẽ được tàng trữ vừa đủ và rõ ràng để người quản lí hoàn toàn có thể thuận tiện theo sát và can thiệp .

3. Cải thiện số lượng và chất lượng ứng viên được tuyển dụng

Nếu không có tư duy quản lí tài liệu ứng viên, nhà tuyển dụng thường gặp khó khăn vất vả trong việc nhìn nhận và so sánh ứng viên dựa trên những tiêu chuẩn cố định và thắt chặt. Việc làm thất lạc dữ liệu ứng viên cùng tiếp tục xảy ra, khiến nhà tuyển dụng phải đánh đổi bằng cả số lượng và chất lượng tuyển dụng .

Quản lí tài liệu ứng viên hoàn toàn có thể thuận tiện xử lý được thực trạng này .

a. Đánh giá ứng viên chính xác hơn dựa trên dữ liệu

Một trong những sai lầm phổ biến mà các nhà tuyển dụng thường mắc phải là ra quyết định dựa trên cảm tính. Một phần lí do là bởi họ hoàn toàn không lưu trữ được các đánh giá về ứng viên trong quá trình làm việc với họ; hoặc không có biện pháp phân loại ứng viên dựa trên các tiêu chí nhất định như thang điểm hay năng lực.

Tư duy quản lí tài liệu ứng viên sẽ giúp tiêu chuẩn hóa những nhìn nhận ứng viên, được cho phép nhiều người cùng tham gia vào quy trình sàng lọc, hạn chế được tối đa yếu tố cảm tính hay lỗi trong quy trình tuyển dụng .

Bên cạnh đó, những tài liệu ứng viên tích lũy được cũng góp thêm phần giúp nhà tuyển dụng kiến thiết xây dựng một hình mẫu ứng viên lí tưởng, tựa như như cách marketer tưởng tượng về một người mua tiềm năng của họ. Càng nhiều tài liệu, hình ảnh về một ứng viên lí tưởng càng rõ ràng và đúng chuẩn, giúp chiến dịch tuyển dụng được tập trung chuyên sâu hơn, quyết định hành động tuyển lựa khôn ngoan hơn .

Một nghiên cứu và điều tra đã chỉ ra rằng đến năm 2021 việc quản lí cơ sở tài liệu hoàn toàn có thể giúp tỉ lệ tuyển dụng thành công xuất sắc tăng gấp 300 % .

b. Không để tuột mất nguồn ứng viên khổng lồ khỏi tay doanh nghiệp

Rất ít doanh nghiệp Nước Ta biết cách tận dụng và nuôi dưỡng nguồn ứng viên quý giá này. Sau khi lựa chọn 100 trong số 3000 hồ sơ ứng tuyển, 2900 hồ sơ còn lại thường phải chịu tình cảnh “ nằm chết ”. Những nhà tuyển dụng không hề biết rằng khi đó, họ đã để tuột mất những ứng viên có năng lực tương thích sau này, hoặc bỏ phí những ứng viên lí tưởng cho những vị trí khác .

Với phương pháp quản lí tài liệu khoa học, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể thuận tiện tàng trữ tài liệu của những ứng viên này để Giao hàng cho những đợt tuyển dụng về sau – một cách làm vừa bảo vệ chất lượng vừa tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách .

4. Đóng vai trò “kim chỉ nam” cho chiến lược tuyển dụng

“ Làm thế nào để có nhiều đơn ứng tuyển ? ”, “ Nên tuyển dụng trên những kênh nào ? ”, “ Nên xác lập tiêu chuẩn ứng viên như thế nào ? ”, … là những câu hỏi mà bất kể HR Manager nào cũng luôn tìm mọi cách để giải đáp khi thiết kế xây dựng tài liệu tuyển dụng .

Với sự sẵn có của tài liệu ứng viên, tổng thể những yếu tố này hoàn toàn có thể thuận tiện được xác lập. Dựa trên việc đo lường và thống kê nghiên cứu và phân tích những tài liệu có sẵn, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể đưa ra những Dự kiến, hình mẫu, từ đó ra những quyết định hành động để tối ưu lại kế hoạch tuyển dụng của mình .

94 % những nhà tuyển dụng cho biết việc quản trị tài liệu ứng viên đã giúp quy trình tìm kiếm ứng viên trở nên thuận tiện hơn rất nhiều .

89 % cho biết thưởng thức của ứng viên đã được cải tổ tiêu biểu vượt trội, và 51 % cho biết họ đã thiết kế xây dựng và duy trì được những mối quan hệ tốt với ứng viên của mình .

5. Hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Trong 500 chuyên viên tuyển dụng tham gia khảo sát của VietnamWorks, 94 % ý thức được việc thôi thúc và tiếp thị tên thương hiệu tuyển dụng là yếu tố quyết định hành động thành công xuất sắc của một kế hoạch tuyển dụng. Tuy nhiên, chỉ có 28 % lên hoạch định cho kế hoạch tiếp thị tên thương hiệu tuyển dụng của mình .

Câu chuyện tuyển dụng trong cái nhìn dài hạn được quy về bốn chữ “ tên thương hiệu tuyển dụng ”. Chỉ tuyển dụng là không đủ, mà doanh nghiệp còn cần đặc biệt quan trọng chú tâm tới việc làm kiến thiết xây dựng và tăng trưởng tên thương hiệu tuyển dụng. Công việc này yên cầu những góp vốn đầu tư kĩ lưỡng và chuyên nghiệp để doanh nghiệp có hình ảnh đẹp trong mắt những ứng viên .

Nhờ tư duy quản lí tài liệu ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có năng lực đem đến cho ứng viên những thưởng thức tốt nhất. Sẽ không xảy ra những thực trạng thất lạc hồ sơ hay phản hồi chậm, bởi những hồ sơ đã được tàng trữ và phân loại vô cùng khoa học. Bên cạnh đó, khi tích hợp cùng công nghệ tiên tiến tự động hóa, những công cụ quản lí tài liệu ứng viên còn cho phép nhà tuyển dụng theo dõi, “ nuôi dưỡng ” ứng viên đều đặn bằng email marketing .

Với tư duy tích lũy, tàng trữ, phân loại, khai thác và giám sát tài liệu ứng viên từ chiêu thức quản lí cơ sở tài liệu, cùng sự tương hỗ của những tính năng tự động hóa, nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên có thưởng thức hoàn thành xong hơn, từ đó có thời cơ nâng cao tên thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp mình trong mắt ứng viên .

 

Với những quyền lợi trên, quản lí tài liệu ứng viên đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc nâng cao hiệu suất cao tuyển dụng và là một nhu yếu không hề thiếu nếu doanh nghiệp muốn chuyển mình sang thời đại của cuộc Cách mạng HR 4.0 .

Đã sẵn sàng bắt đầu quản lí dữ liệu ứng viên? Nhận miễn phí ebook “Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên” của Base E-hiring để tìm hiểu về giải pháp tân tiến nhất hiện nay cho công việc này. 

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang tuyển dụng