- Home
- ›
- Hướng Nghiệp
- ›
- Check-in là gì? Check-out là gì? Và 9 thông tin hữu ích cần biết
► Check-in là gì?
Trong khách sạn, Check-in là quy trình nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đăng ký, xác nhận cho khách đặt phòng được phép lưu trú. Thời gian check-in của các khách sạn thường là 14 giờ hàng ngày.
Check-in là thủ tục ĐK cho khách đặt phòng lưu trú
( Ảnh nguồn khách sạn Mường Thanh Luxury TP Bắc Ninh )
– Quy trình check-in cho khách lẻ
• Chào đón khách và đảm nhiệm thông tin từ người mua
• Xác định khách đã đặt phòng trước hay chưa, tùy vào nhu yếu của khách và tình hình thực tiễn mà sắp xếp phòng tương thích
• Thông báo cho bộ phận tương quan chuẩn bị sẵn sàng phòng và xác nhận về thực trạng phòng
• Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương pháp giao dịch thanh toán ( trả trước hoặc trả sau ), những dịch vụ kèm theo – dịch vụ đặc biệt quan trọng – chương trình khuyến mại của khách sạn
• Xin thông tin cá thể, mượn sách vở tùy thân làm thủ tục nhận phòng cho khách, mời khách ký xác nhận đặt phòng
• Cung cấp cho khách thông tin về những tour du lịch, khu vực du lịch, giá vé …
• Hỏi khách có nhu yếu đặc biệt quan trọng gì không
• Giao chìa khóa phòng cho khách
• Chúc khách có kỳ nghỉ vui tươi và thông tin bộ phận tư trang dẫn khách lên phòng
• Hoàn tất việc update hồ sơ của khách vào mạng lưới hệ thống
– Quy trình check-in cho khách đoàn (GIT)
• Chào đón khách – nếu khách quen nên sử dụng tên khách liên tục
• Xác nhận cụ thể đặt buồng khách sạn của khách đoàn
→ Kiểm tra, thông tin số buồng và hồ sơ đặt buồng của khách đoàn với người đại diện thay mặt / trưởng đoàn để tránh nhầm lẫn
→ Xác nhận lại việc đặt buồng của khách để xác lập lại số lượng buồng
→ Lập hồ sơ ĐK đã sẵn sàng chuẩn bị và xác nhận lại với khách 1 số ít thông tin đặt buồng : Tên khách – Tên công ty / cơ quan – Loại buồng, số lượng buồng, nhu yếu đặt biệt về buồng – Thời gian lưu trú – Trách nhiệm và hình thức thanh toán giao dịch
• Giới thiệu và gợi ý cho khách thuê loại buồng cao hơn loại khách đặt ( nếu hoàn toàn có thể ) và chọn buồng tương thích để phân cho khách ( nếu có khách phát sinh )
• Sửa số buồng đã viết bằng bút chì ghi trên phiếu trong hồ sơ ĐK ( nếu cần )
• Thông báo cho bộ phận buồng sẵn sàng chuẩn bị nghênh tiếp khách lên phòng …
• Chuẩn bị không thiếu hồ sơ, xác nhận lại những thông tin thiết yếu và trao đổi với người đại diện thay mặt / trưởng đoàn để hoàn thành xong những thông tin, số lượng khách và buồng ở cho khách một cách đúng mực, chu đáo
• Thông báo với người đại diện thay mặt và xin CMT / hộ chiếu của khách để ĐK khách lưu trú tại khách sạn, điền nốt thông tin vào những phiếu trong hồ sơ ĐK, bổ trợ vào hồ sơ lưu trú – khai báo tạm trú tạm vắng cho công an
• Xác nhận nghĩa vụ và trách nhiệm và hình thức giao dịch thanh toán
→ Nếu khách thanh toán giao dịch bằng tiền mặt hoặc séc du lịch, khôn khéo nhu yếu khách đặt cọc. Số tiền đặt cọc là khoản tiền tương tự hoặc lớn hơn số tiền buồng mà khách dự tính ở
→ Nếu khách giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng thanh toán : Mượn thẻ khách kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và quẹt thẻ
• Thông báo số buồng ( nói nhỏ chỉ đủ cho khách nghe hoặc chỉ cho khách số buồng đã viết trên thẻ chìa khóa ), để bảo vệ sự bảo đảm an toàn cho khách, đôi lúc khách không muốn ai làm phiền
• Giao chìa khóa buồng / thẻ từ cho khách
• Giới thiệu và giao những phiếu dịch vụ không lấy phí
→ Giới thiệu phiếu ăn sáng, tên nhà hàng quán ăn, thời hạn Giao hàng bữa sáng và ý kiến đề nghị khách giao phiếu ăn sáng cho nhân viên cấp dưới nhà hàng quán ăn
→ Giới thiệu đồ uống, những phiếu dich vụ không lấy phí khác như phiếu xông hơi, massage, làm đẹp, vị trí những dịch vụ, thời hạn ship hàng và nhu yếu khách chuyển cho nhân viên cấp dưới ship hàng khi sử dụng
• Tư vấn ra mắt những dịch vụ bổ trợ và những dịch vụ đi dạo vui chơi có ở khách sạn và khu vực lân cận
• Thông báo số điện thoại cảm ứng của bộ phận lễ tân để khách liên lạc khi cần
• Liên hệ với bộ phận buồng hướng dẫn khách lên nhận phòng, hướng dẫn những thông tin có trong buồng và bộ phận mang tư trang giúp khách
• Điền nốt những thông tin còn thiếu vào phiếu ĐK và phiếu khai báo tạm trú
• Đóng dấu thời hạn ĐK khách sạn lên phiếu ĐK khách sạn
• Cập nhật thông tin của người mua vào máy tính ( mở hóa đơn cho khách )
• Đổi thực trạng buồng nếu khách nhu yếu
• Hoàn tất thủ tục ĐK buồng cho đoàn và khai báo list khách đoàn lưu trú tại khách sạn
– Những tình huống thường gặp khi làm thủ tục check-in cho khách
Trong quy trình làm thủ tục ĐK cho khách lưu trú, nhiều khi nhân viên cấp dưới lễ tân sẽ gặp phải những trường hợp như :
– Khách đến nhận phòng nhưng không có tư trang
– Khách đến làm thủ tục nhận phòng trước giờ check-in lao lý của khách sạn ( 14 giờ hàng ngày )
– Khách lẻ đặt phòng không bảo vệ, đến nhận phòng muộn – nên phòng đó đã được bán cho khách khác
– Khách đặt phòng qua công ty lữ hành, đến nhận phòng thì chê khách sạn nhỏ, giao thông vận tải không thuận tiện
– Khách báo đã đặt phòng nhưng tên khách không có tên trong list khách dự tính đến
Nếu gặp phải những trường hợp như vậy, là nhân viên cấp dưới lễ tân, bạn sẽ giải quyết và xử lý như thế nào ? Bạn hoàn toàn có thể xem gợi ý phương pháp giải quyết và xử lý trong bài viết này .
– Một số lưu ý lễ tân cần biết khi giao tiếp với khách trong quá trình check-in
• Nhân viên lễ tân cần phải am hiểu về đặc trưng tâm lý từng loại khách, từng quốc gia mà có cách ứng xử cho phù hợp với văn hóa của khách
• Trang phục phải ngăn nắp, thật sạch
• Chủ động nghênh đón khách, cư xử nhã nhặn, lịch sự và trang nhã và luôn nở nụ cười thân thiện
• Đối xử bình đẳng với toàn bộ những đối tượng người dùng khách
• Luôn sử dụng tên khách cùng với đại từ xưng hô trong quy trình nghênh tiếp
• Luôn biểu lộ sự chân thành và nhiệt tình giúp sức khách
• Xin lỗi khách nếu buộc khách phải đợi lâu
• Tuyệt đối không được cáu gắt, tranh cãi hay tỏ thái độ lãnh đạm với khách
Khi nghênh đón khách đến check-in, nhân viên cấp dưới lễ tân cần nở nụ cười thân thiện
( Ảnh nguồn Brandi Nha Trang Hotel )
► Check-out là gì?
Check-out là quy trình nhân viên lễ tân thực hiện các thủ tục thanh toán, xác nhận để khách lưu trú trả phòng. Thời gian check-out quy định trong khách sạn thường là 12 giờ trưa.
– Quy trình check-out cho khách lẻ
• Chào hỏi khách và hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không ?
• Hỏi số phòng và báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng và minibar
• Kiểm tra trên mạng lưới hệ thống khách có mượn / thuê vật dụng của khách sạn không, nếu có thì đề xuất khách trả lại
• Kiểm tra trên mạng lưới hệ thống khách đã sử dụng những dịch vụ trả phí nào và xác nhận lại với khách
• Nhận thông tin của bộ phận buồng về thực trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận lại với khách
• Lập hóa đơn thanh toán giao dịch và chuyển cho khách kiểm tra lại
• Thông báo số tiền ở đầu cuối khách phải giao dịch thanh toán
• Thực hiện việc thanh toán giao dịch. Nếu công ty giao dịch thanh toán thì nhu yếu khách ký xác nhận vào hóa đơn và lưu lại hóa đơn để thực thi thủ tục thanh toán giao dịch với công ty. Nếu khách triển khai việc giao dịch thanh toán bằng voucher thì so sánh với khoản nào được giao dịch thanh toán bằng voucher, khoản nào phải chi trả tiền ; đính kèm voucher vào hóa đơn để làm địa thế căn cứ giao dịch thanh toán
• Nếu khách giao dịch thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “ Đã thanh toán giao dịch ” vào hóa đơn và đưa cho khách
• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại sách vở tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện ( nếu có )
• Giao cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên cấp dưới tư trang luân chuyển hành lý ra xe
• Giúp khách tìm phương tiện đi lại chuyển dời nếu khách cần
• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường suôn sẻ và hẹn gặp lại
– Quy trình check-out cho khách đoàn
• Chuẩn bị sẵn list khách đoàn
• Chào đón khách và xác nhận phương pháp giao dịch thanh toán của đoàn : chung cả đoàn hoặc riêng từng phòng
• Thông báo với bộ phận buồng kiểm tra thực trạng phòng
• Xác nhận những dịch vụ khách đoàn đã sử dụng trong quy trình lưu trú
• Lập hóa đơn giao dịch thanh toán
• Yêu cầu trưởng phi hành đoàn hoặc đại diện thay mặt từng phòng kiểm tra lại
• Thực hiện việc thanh toán giao dịch : hóa đơn đã được giao dịch thanh toán xong thì đưa lại cho khách, còn nếu hóa đơn được công ty giao dịch thanh toán thì nhu yếu khách ký xác nhận, lưu lại để thanh toán giao dịch với công ty
• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại sách vở tùy thân, đồ khách gửi, thư, bưu kiện ( nếu có )
• Tham khảo quan điểm của khách về dịch vụ khách sạn
• Giao cho khách Check-out card để Bellman chuyển hành lý ra xe cho khách
• Giúp khách tìm phương tiện đi lại chuyển dời nếu khách có nhu yếu
• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường như mong muốn và hẹn gặp lại
– Express Check-out là gì?
Express Check-out là dịch vụ giao dịch thanh toán và trả phòng khách sạn nhanh. Chi tiết về quy trình tiến độ thực thi Express Check-out cho khách, bạn hoàn toàn có thể xem trong bài viết link .
– Một số tình huống thường gặp khi làm thủ tục thanh toán check-out cho khách
• Khách phàn nàn vì nghĩ hóa đơn nhầm lẫn, không chịu giao dịch thanh toán
• Khách không hề giao dịch thanh toán vì làm mất ví tiền
• Khách thanh toán giao dịch bằng tiền giả, sử dụng thẻ tín dụng thanh toán giả
• Khách giao dịch thanh toán bằng séc du lịch nhưng trên mặt phẳng séc không có chữ ký hợp lệ …
Nếu gặp phải những trường hợp khách như trên, bạn sẽ giải quyết và xử lý như thế nào để bảo vệ không làm tác động ảnh hưởng đến quyền hạn của khách sạn và người mua ? Bạn đón đọc hướng dẫn tại đây nhé !
– 3 Việc lễ tân cần thực hiện sau khi khách trả phòng
Sau khi khách rời khách sạn, nhân viên cấp dưới lễ tân cần thực thi 1 số ít thao tác để hoàn thành xong quá trình Giao hàng khách lưu trú :
• Cập nhật lại thực trạng phòng vào mạng lưới hệ thống : chuyển trạng thái phòng khách đã giao dịch thanh toán sang phòng trống bẩn
• Tiến hành tổng hợp lưu hồ sơ người mua với khá đầy đủ những thông tin cá thể, sở trường thích nghi, thói quen tiêu dùng …
• Chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán – với trường hợp khách chưa thanh toán, lễ tân cần chuyển toàn bộ hóa đơn, hồ sơ liên quan…
Là nhân viên cấp dưới lễ tân khách sạn, bạn không chỉ cần biết Check-in là gì ? Check-out là gì ? – mà còn phải thành thạo tiến trình triển khai check-in, check-out. Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin thật sự có ích .
Ms. Smile
Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp
Quản lý Data ứng viên tiềm năng ứng dụng công nghệ AI và Xây dựng Thương hiệu tuyển dụng hiệu quả.