Báo cáo tuyển dụng nhân sự – Cách viết và Tải mẫu miễn phí

Báo cáo tuyển dụng nhân sự là một trong những mẫu báo cáo giải trình nhân sự quan trọng của bộ phận Human Resources (HR hay Nhân sự). Tuy nhiên, một báo cáo thống kê tình hình tuyển dụng hợp lý, chính xác và tinh gọn thì sẽ trông như thế nào?

Cùng InTalents tìm hiểu những đặc thù của loại báo cáo này. Ngoài ra, anh chị có thể học cách lập mẫu báo cáo tuyển dụng hiệu quả.

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự thường được tổng hợp vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm. Việc thực hiện mẫu báo cáo nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình về quy mô nhân sự tại của mình. Từ đó, đưa ra phương án hoạch định và bố trí phù hợp.

Đối với HR, báo cáo giải trình này giúp họ thống kê những hoạt động việc làm của mình. Hơn thế nữa, nó cũng giúp HR nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình hơn.

Một mẫu báo cáo thường được diễn giải ngắn gọn. Nó thường gồm có những nội dung như:

• Phân tích số liệu về ứng viên, kênh tuyển dụng
• Các biểu đồ sinh động thể hiện số liệu
• Cách nhìn nhận được rút ra từ biểu đồ, số liệu
• Phương án để xử lý các yếu tố phát sinh từ tình hình thực tiễn
• Kế hoạch hành vi

Phân loại các mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự

Như đã nói ở trên, có nhiều loại mẫu báo cáo tuyển dụng. Thông thường, những báo cáo giải trình tuyển dụng được chia theo thời gian làm việc.

Ví dụ, báo cáo giải trình tuyển dụng nhân sự theo tháng, quý, năm. Chi tiết hơn, HR có thể làm mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo việc làm. Từ đó, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quát về các hoạt động tuyển dụng đang diễn ra và tốc độ tăng trưởng nhân sự của doanh nghiệp.

Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự theo thời gian

HR thường làm mẫu báo cáo tình hình nhân sự theo từng tuần. Sau đó, những số liệu được tổng hợp thành báo cáo giải trình tháng, quý, năm.

Báo cáo tuyển dụng theo thời gian cần thể hiện được những chỉ số như:

• Hiệu quả tuyển dụng theo thời gian
• Kênh tuyển dụng đạt hiệu suất cao với doanh nghiệp
• Số lượng ứng viên tuyển thành công trong khoảng chừng đó thời gian
• Tình hình tuyển dụng nhân sự hiện tại

Từ những số lượng này, HR cần nghiên cứu, phân tích và đưa ra những dự đoán, nhận định của mình về xu hướng việc làm sắp tới.

Ví dụ, dựa vào hiệu suất cao tuyển dụng theo thời gian, HR có thể biết được mùa tuyển dụng. Từ đó, họ có thể chọn thời gian thích hợp để tối ưu các hoạt động tuyển dụng.

Ngoài ra, điều này cũng giúp doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm được ngân sách và tăng chất lượng ứng viên.

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự theo công việc

Đây là phần báo cáo cụ thể của HR. Như đã nói ở trên, thống kê số liệu theo từng việc làm sẽ cho HR biết được quy mô tăng trưởng của phòng ban.

Các chỉ số trong báo cáo giải trình nhân sự theo công việc mà HR cần chú ý cũng tựa như những mẫu báo cáo giải trình tuyển dụng nhân sự theo thời gian. Tuy nhiên, HR cần nghiên cứu và phân tích kỹ hơn về từng loại việc làm.

Ví dụ, dựa vào kênh tuyển dụng hiệu suất cao, HR có thể phân bổ hài hòa và hợp lý các mẫu quảng cáo tuyển dụng với từng loại đối tượng người lao động. Điều này cũng giúp tối ưu ngân sách tuyển dụng và tăng số lượng ứng viên.

Cách viết báo cáo tuyển dụng nhân sự

Cách viết loại báo cáo này cần trình bày ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu. HR không chỉ đưa ra số liệu mà cần phải lý giải về tình hình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp.

Ngoài ra, HR cũng cần thể hiện được mong muốn của những phòng ban trong việc tuyển thêm người. Từ đó, đưa ra giải pháp phù hợp với tình hình và nhu cầu thực tế của công ty.

Một mẫu báo cáo giải trình tuyển dụng nhân sự cần có cấu trúc như sau:

1. Khái quát về tình hình tuyển dụng

Đây là phần HR cần đưa ra những số liệu tổng quan để báo cáo về tình hình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Các số liệu hoàn toàn có thể là: số lượng nhân sự đã tuyển, ngân sách, số lượng ứng viên,…

Ngoài ra, còn cần so sánh các số liệu thực tế với kế hoạch đã đề ra trước đó. Từ đây, HR sẽ có cái nhìn tổng quan về các hoạt động tuyển dụng đang diễn ra.

2. Xác định hiệu quả các kênh tuyển dụng

Đối với mỗi doanh nghiệp, sẽ có những cách tuyển dụng nhân sự khác nhau. Ở phần báo cáo này, HR cần đưa ra những kênh tuyển dụng đem lại nguồn ứng viên lớn nhất.

Số liệu trọng tâm cần đề cập trong mẫu báo cáo về tình hình tuyển dụng nhân sự là chỉ số hiệu suất cao. Chỉ số hiệu suất cao kênh tuyển dụng được tính bằng công thức:

Chỉ số hiệu quả = (Tổng chi phí tuyển dụng) : (Tổng số CV nhận được)

Thông qua chỉ số này, HR có thể biết được rằng họ cần chi bao nhiêu tiền để có được một hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, HR cũng có thể thay tổng ngân sách tuyển dụng bằng ngân sách cho từng kênh tuyển dụng. Từ đó, HR sẽ nhận được chỉ số hiệu suất cao tuyển dụng của từng kênh.

Hơn thế nữa, HR có thể nhìn ra được sự tăng trưởng thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể xem xét những website, hội nhóm nhận xét về công ty và rút ra cảm nhận của ứng viên về quá trình tuyển dụng của công ty mình.

3. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

Thông thường, tỷ lệ ứng viên đạt nhu cầu được tính theo công thức:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = (Số lượng ứng viên trúng tuyển) : (Tổng số lượng ứng viên)

Tỷ lệ càng cao, chứng tỏ hoạt động tuyển dụng của công ty càng tốt và theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, HR cần nhìn nhận khách quan về tỷ lệ này là cao hay thấp so với trung bình những tháng trước.

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp có thể do một vài nguyên nhân sau đây:

• Yêu cầu việc làm của bạn quá cao so với vị trí đăng tuyển
• Kênh tuyển dụng chưa phù hợp với đối tượng người tiêu dùng ứng viên
• Quy trình tuyển dụng chưa hài hòa và hợp lý

4. Thời gian tuyển dụng

Trong báo báo hiệu quả tuyển dụng nhân sự, HR cần chú ý đề cập thời gian tuyển dụng. Chỉ số này thể hiện thời gian trung bình mà HR cần để tuyển dụng một nhân sự theo yêu cầu.

Điều này cũng giúp HR có cái nhìn rõ nét hơn về tiến trình tuyển dụng. Từ đó, theo sát kế hoạch đề ra và có giải pháp để cải thiện.

Thời gian tuyển dụng dài có thể do một vài nguyên do như:

• Yếu tố khách quan: Thời gian tuyển dụng không nằm trong “mùa tuyển dụng”, thị trường ngách,…
• Yếu tố chủ quan: Quy trình tuyển dụng phức tạp, yêu cầu tuyển dụng quá cao, hoạt động quảng cáo chưa đạt hiệu suất cao,…

Làm thế nào để có được mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chính xác?

Để có thể triển khai được một báo cáo giải trình rất đầy đủ và chi tiết cụ thể, HR cần cập nhật số liệu liên tục. Do vậy, dữ liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Thông thường, HR sẽ dùng Excel để cập nhật số liệu. Đây cũng là công cụ thông dụng được bộ phận HR sử dụng ở hầu hết những doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn hơn, bộ phận HR có thể sử dụng Google Drive. Điều này giúp những thành viên HR thuận tiện cho việc cập nhật và báo cáo hơn.

Các mẫu báo cáo thường có số liệu liên quan đến nhau. Do vậy, anh chị cần nghiên cứu, điều tra và xem xét kỹ trước khi sử dụng.

Bên cạnh đó, file cũng có sẵn những hàm thống kê giám sát, tổng hợp tự động hóa. Việc đổi số liệu sẽ dẫn đến nhiều kết quả khác nhau. Điều này cũng rất dễ dẫn đến sai sót trong quy trình mà HR tổng hợp thông tin.

Để hạn chế việc sai sót và tránh rủi ro về dữ liệu, InTalents gợi ý anh chị nên xem xét sử dụng phần mềm tuyển dụng. Với công nghệ và trí tuệ nhân tạo, anh chị có thể giảm bớt công việc nhập liệu, báo cáo trực quan và tăng tính chính xác lên tới 90%.

Anh chị có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự InTalents tại đây!

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang tuyển dụng