Quản trị viên hay còn được biết đến là Admin văn phòng thực hiện vai trò điều phối toàn bộ mọi hoạt động của bộ phận hành chính trong một doanh nghiệp. Tuy nhiên, trách nhiệm cụ thể của một nhân sự tại phòng ban này vẫn còn khá mơ hồ. Cùng InTalents tìm hiểu Admin văn phòng làm những công việc gì qua bài viết sau nhé.

Admin Văn phòng làm những công việc gì?

Admin văn phòng – Admin Officer là bộ phận giữ chức năng và vai trò quan trọng của mỗi công ty. Bộ phận này có vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp, luôn đảm bảo các công việc được vận hành một cách trơn tru nhất.

1. Khái niệm về Admin Văn phòng

Admin Văn phòng hay còn gọi là Admin Officer là vị trí có nhiệm vụ lên kế hoạch và phân chia việc làm cho từng nhân viên cấp dưới. Ngoài ra Admin Officer còn giải quyết và xử lý những việc làm nội bộ chung của công ty như lễ tân, đưa đón và tiếp khách, sắp xếp việc làm cho những bộ phận, cung ứng thiết bị thao tác, mua sắm các văn phòng phẩm…

Vị trí Admin văn phòng có ở bất kể phòng ban hay bộ phần nào của công ty để bảo vệ cho việc quản lý và vận hành của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.

2. Công việc của Admin Văn phòng

Một số nhiệm vụ chính của Admin văn phòng bao gồm:

• Sắp xếp các cuộc họp nội bộ và với đối tác.
• Lên kế hoạch thực hiện những sự kiện quan trọng của công ty.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty.
• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ cá nhân của nhân viên thông qua văn bản và dữ liệu trên máy tính.
• Quản lý và sắp xếp các hồ sơ về khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch đặt mua văn phòng phẩm và vật tư cho các phòng ban.
• Thực hiện các báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi đến quản lý.
• Lưu trữ và in tài liệu công ty khi có sự kiện hay các cuộc họp quan trọng.
• Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty.
• Tiếp nhận và chuyển hướng các cuộc gọi đến công ty.
• Tổ chức các hoạt động du lịch, team building.
• Theo dõi, cập nhật tình hình nhân sự và chấm công cho nhân viên công ty.
• Luôn cập nhật đầy đủ các chính sách và đảm bảo mọi nhân viên luôn tuân thủ nội quy công ty.

3. Các kỹ năng Admin Văn phòng cần có

Admin văn phòng là việc làm cần sự liên kết, thế cho nên việc hỗ trợ kiến thức và kỹ năng là thiết yếu để đảm nhiệm vị trí này tốt hơn. Các kiến thức và kỹ năng thiết yếu gồm có:

• Bảo mật thông tin tốt.
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Kỹ năng quản lý thời gian.
• Kỹ năng hợp tác.
• Kỹ năng làm việc nhóm.
• Kỹ năng ngoại ngữ.
• Kỹ năng xử lý tình huống.
• Kỹ năng tin học văn phòng.
• Kiến thức tốt về quản lý.

Hy vọng qua bài viết trên bạn có thể hiểu rõ hơn về việc làm của Admin văn phòng để lựa chọn việc làm đúng với kỹ năng, cũng như tuyển dụng được nhân viên Admin Văn phòng phù hợp.

Bạn cũng có thể quan tâm:

Về InTalents

InTalents là một nền tảng ATS toàn diện nhất cho tuyển dụng ứng dụng công nghệ AI đầu tiên tại Việt Nam. Đây là nền tảng quản trị tuyển dụng toàn diện nhất giúp doanh nghiệp vừa tinh gọn hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng, vừa đảm bảo tính minh bạch khi báo cáo.

Hỗ trợ truy cập trên nhiều thiết bị, nền tảng của InTalents mang lại cho nhà tuyển dụng sự linh hoạt khi làm việc theo nhóm và cá nhân. Đăng tuyển và quản lý tuyển dụng ngay https://app.intalents.co/register.

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp