Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [kèm biểu mẫu] 2022

4.8 / 5 – ( 148 bầu chọn )

Vấn đề phân công công việc luôn có vai trò rất quan trọng trong một tập thể. Nếu phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý, công việc sẽ đạt hiệu quả tốt hơn và ngược lại nếu phân chia không tốt thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ làm việc. Bạn hãy đọc bài viết dưới đây của FASTDO để tìm hiểu cách phân chia nhiệm vụ trong nhóm hiệu quả nhất nhé!

>>>> XEM THÊM BÀI VIẾT HỮU ÍCH:

1. Kỹ năng phân công công việc là gì?

Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng của công tác quản lý. Người có nhiệm vụ phân chia công việc trong nhóm phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp để tăng sự gắn kết và nâng cao năng suất làm việc.

Bên cạnh việc phân loại, nhà quản trị hay leader còn phải tương hỗ cung ứng rất đầy đủ nguồn lực, phương tiện đi lại và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện nhất cho nhân viên cấp dưới, thành viên nhóm thực thi việc làm. Ngoài ra, việc nói rõ mong ước về tác dụng thao tác như thế nào cũng rất là thiết yếu để những nhân viên cấp dưới nắm rõ được việc làm bản thân đang làm .

>>> ĐỌC NGAY: Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [kèm biểu mẫu]

2. Vai trò của phân chia công việc

2.1 Đối với người được phân công nhiệm vụ

Đối với người được giao trách nhiệm, phân loại việc làm trong nhóm sẽ có vai trò như sau :

• Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân.
• Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ.
• Nâng cao giá trị bản thân.
• Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân.
• Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
• Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.

>>> CẬP NHẬT NGAY: Mẫu bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

2.2 Đối với người giao việc

Dưới đây là vai trò của phân công trách nhiệm so với người có nghĩa vụ và trách nhiệm giao việc ( cấp quản trị ) :

• Điều hòa và giảm áp lực công việc.
• Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác.
• Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.
• Hoàn thành công việc nhanh chóng.
• Hình thành lòng tin với nhân viên.
• Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.
• Thể hiện năng lực.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Mẫu bảng tiến độ thi công chuẩn 2021 và cách lập bảng chi tiết

3. Lợi ích của phân công công việc với tập thể, nhóm

Phân công trách nhiệm hài hòa và hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều quyền lợi đến tình hình việc làm và những thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài quyền lợi đơn cử mà việc phân loại trách nhiệm mang đến :

3.1 Sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả

Việc sử dụng tối đa năng lượng của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu suất cao giúp nâng cao hiệu suất thao tác. Vì vậy, bạn cần quan tâm phân công những trách nhiệm cho thành viên dựa theo năng lực, điểm mạnh của mỗi cá thể. Hơn nữa, một điều quan trọng mà bạn cần chú ý quan tâm là thái độ phải tỏ ra thiện chí nhằm mục đích giúp người nhận việc cảm thấy được tôn trọng và tận tâm thao tác .

3.2 Phát triển năng lực các thành viên

Bên cạnh lợi ích là hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn, việc phân chia công việc còn giúp các thành viên được rèn luyện và phát triển năng lực bản thân. Hiểu rõ năng lực của từng người và giao nhiệm vụ phù hợp vừa tăng năng suất, vừa giúp nhân sự khai phá tiềm năng của chính mình.

>>>> THAM KHẢO NGAY: Đánh giá nhân viên cuối năm: Tiêu chí và mẫu đánh giá

3.3 Tiết kiệm chi phí

Bên cạnh những quyền lợi phân công việc làm trên, việc giao trách nhiệm tương thích trong nhóm còn giúp những tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách. Nhờ phân loại trách nhiệm tương thích theo năng lượng của từng nhân viên cấp dưới, thời hạn triển khai xong sẽ nhanh hơn và chất lượng việc làm được nâng cao. Bằng cách đó, ngân sách triển khai dự án Bất Động Sản, việc làm cũng được giảm bớt .

3.4 Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn

Quản lý tốt thời hạn là yếu tố quan trọng và thiết yếu nếu muốn bảo vệ hiệu suất thao tác. Nếu những trách nhiệm không được phân loại hài hòa và hợp lý, quá trình thao tác sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời hạn và giảm chất lượng việc làm. Vì vậy, những nhóm cần cùng nhau đàm đạo để phân loại trách nhiệm tương thích cho từng thành viên nhằm mục đích hoàn thành xong việc làm đúng hạn .

4. Nguyên tắc khi phân chia công việc

Để phân loại việc làm hiệu suất cao và tương thích, người giao việc cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây :

• Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
• Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
• Luôn giám sát tiến độ.
• Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.

>>> ĐỌC NGAY: 10 mẫu quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, miễn phí 2021

5. Mẫu bảng phân công công việc nhóm

Dưới đây là 1 số ít mẫu bảng phân công trách nhiệm mà nhà quản trị hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm :

6. Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên trong doanh nghiệp

Dưới đây là 10 tuyệt kỹ phân loại việc làm cho từng nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hiệu suất cao nhất mà Fastdo muốn san sẻ đến cho những nhà quản trị :

6.1 Đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng công việc

Việc nắm rõ tiềm năng cho từng việc làm là tuyệt kỹ tiên phong để phân loại trách nhiệm cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hiệu suất cao. Bằng cách đó, bạn sẽ thuận tiện lý giải để những thành viên hiểu về việc làm của mình. Ngoài ra, xác lập rõ tiềm năng còn giúp bạn đề ra được những tiêu chuẩn đo hiệu suất thao tác cho từng thành viên trong quy trình thao tác .

6.2 Hiểu rõ năng lực từng người 

Để hoàn toàn có thể chia việc làm một cách công minh và không gây tranh cãi giữa những thành viên, bạn cần tìm hiểu và khám phá kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được sắp xếp việc làm hài hòa và hợp lý trong quy trình thao tác .

6.3 Chia sẻ công việc

Bạn không nên cố sức ôm lấy toàn bộ việc làm để rồi không đạt hiệu suất cao như mong đợi. Việc san sẻ trách nhiệm không chỉ giúp giảm bớt khối lượng việc làm mà còn trao cơ góp phần và biểu lộ năng lượng của từng nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, bạn không nên can thiệp quá nhiều vào quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới để họ không cảm thấy chỉ huy không tin cậy năng lượng của mình .

6.4 Trao quyền cho nhân viên

Bên cạnh việc giao trách nhiệm, bạn còn cần phải trao quyền, cung ứng nguồn lực và công cụ tương hỗ giải quyết và xử lý việc làm. Bằng cách đó, nhân viên cấp dưới không chỉ hoàn thành xong tốt việc làm của mình mà còn hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh ngoài khoanh vùng phạm vi đảm nhiệm. Ngoài ra, họ còn được tự do thao tác và dữ thế chủ động khắc phục khi mắc lỗi .

6.5 Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Khi phân loại việc làm, tổng thể thành viên nhóm đều sẽ được chuyển giao một trách nhiệm nhất định và có mối link với nhau. Do đó, trưởng nhóm nên quan tâm bảo vệ sự tương tác, tương hỗ lẫn nhau giữa những thành viên trong quy trình thực thi trách nhiệm. Đây sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng và thiết yếu cho những doanh nghiệp để mahg lại những giá trị cao .

6.6 Điều phối công việc linh hoạt

Trong quy trình triển khai việc làm, nếu xảy ra những yếu tố rủi ro đáng tiếc thì bạn cần nhìn nhận rõ ràng, xem xét nguồn nhân lực và linh động điều phối để xử lý. Tuy nhiên, bạn cũng cần quan tâm điều chỉnh hợp lý nhân lực để không làm tác động ảnh hưởng đến tiến trình thao tác của cả nhóm .

6.7 Cập nhật thông tin

Trong quá trình phân công công việc, bạn cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

6.8 Chú trọng vào biện pháp giải quyết

Một trong những tuyệt kỹ để phân loại việc làm là tìm ra những giải pháp xử lý những yếu tố phát sinh. Bạn không nên giải quyết và xử lý những yếu tố một mình mà hãy cùng cả nhóm đàm đạo và tìm ra hướng xử lý. Đôi khi, những thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những quan điểm rất tốt và nhờ đó bạn còn hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được nhiều thời hạn .

6.9 Chỉ can thiệp khi thật cần thiết

Khi bạn can thiệp quá nhiều vào quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới thì họ sẽ cảm thấy cấp trên không có niềm tin vào mình và không được tôn trọng. Vì vậy, khi giao việc thì bạn chỉ nên can thiệp khi thật sự thiết yếu. Nhờ vậy, những nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tự do, cải tổ được năng lực tự giải quyết và xử lý việc làm và thu được nhiều kinh nghiệm tay nghề .

6.10 Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bí quyết ở đầu cuối mà Fastdo muốn san sẻ chính là phải nhìn nhận hiệu quả thực thi việc làm của những thành viên. Bằng cách này, bạn sẽ hoàn toàn có thể nhìn nhận năng lượng từng người và kiểm soát và điều chỉnh tương thích hơn sau này. Ngoài ra, vì nhân viên cấp dưới đều muốn nhận được phản hồi của cấp trên nên việc nhìn nhận cũng rất thiết yếu .

Trên đây là những chia sẻ về vấn đề cách phân công công việc cũng như sự ảnh hưởng đến từng thành viên trong nhóm và năng suất làm việc. Mong rằng qua bài viết trên, các bạn sẽ có thể thực hiện phân chia các nhiệm vụ hợp lý và hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu về công cụ hỗ trợ phân chia công việc của Fastdo thì hãy truy cập ngay Website fastdo.vn nhé!

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA:

Kỹ năng phân công công việc là gì?

Kỹ năng phân công việc làm là kiến thức và kỹ năng nghiên cứu và phân tích, sắp xếp và giao trách nhiệm cũng như quyền hạn thực thi việc làm cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một trách nhiệm thiết yếu và quan trọng của công tác làm việc quản trị. Người có trách nhiệm phân loại việc làm trong nhóm phải bảo vệ tính minh bạch, tương thích để tăng sự kết nối và nâng cao hiệu suất thao tác .

Vai trò của phân chia công việc?

Đối với người được giao nhiệm vụ, phân chia công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau:
có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân và cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ.
Điều hòa và giảm áp lực công việc sẽ có một số vai trò sau: có thêm nhiều thời gian làm công việc khác đồng thời nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.

Nguyên tắc khi phân chia công việc?

Để phân loại việc làm hiệu suất cao và tương thích, người giao việc cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây : Đảm bảo phân loại đúng việc cho đúng người, đúng năng lượng và thời gian. Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng. Luôn tôn vinh tính công minh và hài hòa và hợp lý. Luôn giám sát tiến trình. Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo giải trình việc làm .

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang nhân sự