Nhân viên điều phối là gì? Mô tả công việc nhân viên điều phối hàng ngày

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều cần một người đứng ra điều phối việc làm – đó là nhân viên cấp dưới điều phối. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu và khám phá xem thực ra điều phối viên là gì ? Nhân viên điều phối là gì, miêu tả việc làm của điều phối viên hàng ngày là gì
Bạn sẵn sàng chuẩn bị đi phỏng vấn vị trí Điều phối viên, bạn do dự những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc Điều phối viên, bạn chưa hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm của việc làm này ? Hãy cùng 123job.vn đi khám phá điều phối viên là gì và miêu tả việc làm của nhân viên cấp dưới điều phối .

I. Nhân viên điều phối là gì?

Điều phối viên là gì? Nhân viên điều phối (điều phối viên) là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý các hoạt động đảm bảo mọi người chuẩn bị và thực hiện cho các hoạt động ở mức tốt nhất.

Trong việc việc sắp xếp các công việc sao cho hàng hóa có thể vận chuyển và tiêu thụ một cách nhanh chóng nhưng không tốn nhiều thời gian. Để trở thành một nhân viên điều phối giỏi, bạn phải khách quan. Điều này không có nghĩa là bắt buộc cần phải tuyển chọn nhân viên điều phối ở bên ngoài tổ chức, mà đơn giản là anh ta có thái độ trung lập để điều phối các hoạt động của nhóm.

Là một nhân viên cấp dưới điều phối, cần phải có một cái nhìn bao quát, không để quan điểm cá thể vào trong việc làm và luôn tập trung chuyên sâu rất là vào tiến trình thao tác của nhóm. Thiết kế quy trình tiến độ nhóm phụ thuộc vào vào nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho sáng tạo độc đáo, giải pháp và quyết định hành động … luôn tràn ngập, … Hiện nay nhu yếu tuyển dụng nhân viên cấp dưới điều phối của những công ty, doanh nghiệp là khá lớn, đây sẽ là thời cơ mê hoặc cho những ai muốn tìm việc nhanh với việc làm này .

Nhân viên điều phối là gì

II. Mô tả công việc của nhân viên điều phối

Nhìn chung, việc làm của nhân viên cấp dưới điều phối viên là gì ? Có thể tóm lược qua 2 cách phân loại bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp như sau :

1. Bên ngoài

• Phối hợp với các đối tác của công ty trong việc tổ chức công việc được giao. Các nhân viên điều phối có nhiệm vụ gắn kết các đối tác, phối hợp trong việc đưa ra các chính sách, thống nhất hoạt động trong công việc.
• Phối hợp với các đơn vị có quan hệ để thực hiện các công tác hỗ trợ cho dự án, công việc.
• Xây dựng các chương trình liên kết nhằm mở rộngthị trường kinh doanh cho doanh nghiệp, tạo nhiều môi trường phát triển cho sản phẩm của công ty.

2. Bên trong

• Phối hợp với các bộ phận liên quan như dự án, thiết kế để thực hiện một số công tác nội bộ.
• Lập kế hoạch thực hiện đối với từng dự án khi được chấp thuận. Sự rõ ràng này giúp các nhân viên điều phối dễ dàng trong khâu thực hiện, quản lý cũng như điều hành.
• Ghi nhận các phản hồi, các kết quả thực hiện từ sự hỗ trợ của các bộ phận để kịp thời chỉnh đốn và phát huy những thế mạnh tạo thuận lợi cho công việc.
• Báo cáo thường xuyên các công việc thực hiện kế hoạch. Việc báo cáo thường xuyên là quan trọng với bất kỳ công việc nào, nhằm theo dõi mức độ hoạt động, đưa ra phương hướng đi tiếp theo.
• Thực hiện lập những kế hoạch về nhận chuyển sản phẩm & hàng hóa từ kho hàng tổng sang kho hàng TT hoặc shop. Các kế hoạch này cần phải được tối ưu về giải pháp, phương tiện đi lại luân chuyển sản phẩm & hàng hóa đó như thế nào và nhân lực triển khai .
• Trong quy trình thao tác, bạn cần phải triển khai đúng, tuân thủ và tôn trọng tiến trình việc làm của công ty đó .
• Trong quy trình thao tác thì bạn cũng cần phải tham gia những khóa học, những chương trình giảng dạy nâng cao nhằm mục đích bổ trợ, nạp thêm cho mình kỹ năng và kiến thức và những kỹ năng và kiến thức thực thi việc làm tốt hơn .
• Cần phải kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống, đội ngũ nhân viên cấp dưới chuyên nghiệp, bảo vệ Giao hàng cho nhu yếu sử dụng của công ty về luân chuyển sản phẩm & hàng hóa .
• Cần phải biết thiết kế xây dựng và quản trị đơn hàng một cách hiệu suất cao, kịp thời .
• Nhân viên điều phối giao hàng cũng cần phải trung thực, khách quan trong việc nhìn nhận năng lượng và thái độ của những nhan viên giao hàng. Thực hiện giảng dạy và nâng cao kinh nghiệm tay nghề, kỹ năng và kiến thức, kiến thức và kỹ năng cho nhân viên cấp dưới giao hàng, truyền tải ý thức cung ứng những dịch vụ tốt nhất cho nhân viên cấp dưới giao hàng .
• Thực hiện và theo sát ngặt nghèo việc giao nhận hàng, hoàn thành xong việc làm hay quy trình tiến độ thao tác của nhân viên cấp dưới .
• Ngoài những việc làm này thì nhân viên cấp dưới điều phối sản phẩm & hàng hóa còn phải triển khai và xử lý những nhu yếu của người mua, của cấp trên .

III. Nhân viên điều phối cần những kỹ năng gì?

Nhân viên điều phối cần những kiến thức và kỹ năng gì ?

1. Kỹ năng điều phối

Kỹ năng này đặc biệt quan trọng với công việc này. Điều phối là điều tiết mọi việc, làm trung gian phối hợp và thúc đẩy mọi người. Bạn không thể quán xuyến và hoàn thành khối lượng công việc lớn nếu như không có kỹ năng này.

2. Kỹ năng hướng dẫn

Nhiệm vụ của điều phối viên bao gồm cả điều phối các nhân viên nên cần trau dồi kỹ năng này mới truyền đạt mục đích của mình tới người nhận được. Hướng dẫn là năng lực chỉ dạy, hướng dẫn người khác những kiến thức, kỹ năng của bản thân. Không trau dồi kỹ năng này, bạn không thể truyền đạt tri thức của mình cho cấp dưới một cách đầy đủ, rõ ràng và có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn.

3. Quản lý thời gian

Sẽ không tránh khỏi những lần không trấn áp được thời hạn khi thao tác. Nên với một nhân viên cấp dưới điều phối kỹ năng và kiến thức này rất là quan trọng. Việc quản trị thời hạn hiệu suất cao để thiết lập ra những deadline làm trơn tru hơn những hoạt động giải trí và đưa chúng thao tác theo đúng lịch trình .

4. Cập nhật truyền thông và công nghệ

Nếu bạn có kế hoạch trở thành một nhân viên điều phối ở một số vị trí như tiếp thị bạn sẽ phải theo kịp các kỹ năng truyền thông xã hội và công nghệ mới nhất. Điều đó bao gồm việc học cách sử dụng các trang web như Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat… Việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội đang tăng lên và điều quan trọng là phải hiểu được nhiều tính năng của phương tiện đó mang lại để áp dụng vào công việc điều phối dễ dàng, hiệu quả hơn.

5. Kỹ năng giao tiếp

Về mặt đối ngoại, điều phối viên tiếp tục phải thao tác với những đối tác chiến lược để hiểu mong ước cũng như thống nhất kế hoạch. Vế đối nội, nhân viên cấp dưới điều phối sẽ cần phải phối hợp với những phòng ban, đơn vị chức năng khác, cùng nhau tương hỗ và hoàn thành xong việc làm. Đối với những thành viên trong nhóm, người điều phối đóng vai trò kết nối tổng thể mọi người, nghiên cứu và phân tích, hướng dẫn và giải đáp vướng mắc khi có vướng mắc. Có thể nói, để trở thành nhân viên cấp dưới điều phối, bạn cần phải là một người có năng lực tiếp xúc và đàm phán tốt thì việc làm mới hoàn toàn có thể đạt tới thành công xuất sắc được .

6. Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Đây được xem là một kỹ năng và kiến thức bắt buộc, không phải chỉ so với điều phối mà so với hầu hết toàn bộ những nghành nghề dịch vụ khác cũng cần phải có điều này. Để hoàn toàn có thể lên kế hoạch và quản lý và vận hành việc làm, điều phối viên cần biết cách phối hợp với những đồng nghiệp khác, bộ phận khác. Để việc làm diễn ra suôn sẻ, bạn không hề đặt cái tôi của mình lên quá cao, gây xích mích và mất đoàn kết giữa mọi người mà cần phải biết lắng nghe, ghi nhận quan điểm từ người khác. Công việc sẽ được triển khai xong nếu như những người triển khai nó có năng lực phối hợp thuần thục với nhau trong cả quy trình .

Xem thêm : Kỹ năng vàng nhân viên cấp dưới sales executive cần phải có

IV. Chuyên viên điều phối là gì?

1. Tiêu chuẩn trở thành chuyên viên điều phối

Người chuyên viên là công chức hành chính có yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cơ bản về một hoặc một số lĩnh vực các trong cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp và triển khai thực hiện chế độ, chính sách theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương. Để trở thành một chuyên viên điều phối cần có các tiêu chuẩn nhất định:

• Nắm vững các quy định của pháp luật, chế độ chính sách và các kiến thức cơ bản về lĩnh vực điều phối.
• Hiểu rõ các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc và cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi điều phối.
• Nắm rõ quy trình xây dựng các phương án, kế hoạch, các quyết định cụ thể và có kiến thức am hiểu về ngành.
• Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất, cải tiến, có năng lực làm việc độc lập hoặc phối hợp theo nhóm, có năng lực triển khai công việc bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả.
• Am hiểu thực tiễn, kinh tế – xã hội về công tác quản lý trong lĩnh vực điều phối, nắm được xu hướng phát triển của ngành ở trong nước và quốc tế.

2. Nhiệm vụ cụ thể của chuyên viên điều phối

Một chuyên viên điều phối có nhiệm vụ khá giống với nhân viên điều phối, chỉ là ở mức độ cao hơn, chuyên nghiệp hơn. Cụ thể là:

• Xây dựng kế hoạch, quy hoạch, các quy định cụ thể cho công việc điều phối của mình, tham gia xây dựng cơ chế, các quyết định cụ thể của từng nội dung quản lý theo quy định của pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế.
• Nghiên cứu giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý các vấn đề cụ thể; phối hợp với các đồng nghiệp thực hiện các công việc có liên quan.
• Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp để thực hiện các quy định hoặc quyết định quản lý đạt kết quả.
• Tham gia kiểm tra, thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ, lưu trữ tư liệu, số liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước được chặt chẽ, chính xác, đúng nguyên tắc.
• Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan và phối hợp với các công chức khác triển khai công việc, làm đúng thẩm quyền và trách nhiệm được giao.
• Tổng hợp tình hình, tiến hành phân tích tổng kết, đánh giá hiệu quả công việc và báo cáo cấp trên.

Xem thêm : Top 10 việc làm lương cao nhất cho vị trí nhân viên cấp dưới bán hàng

V. Quy trình điều phối phổ biến nhất hiện nay

Để tạo ra một quá trình chung về việc làm điều phối còn phải phụ thuộc vào vào đặc thù của việc làm. Nhưng nhìn chung, tổng thể những quy trình tiến độ điều phối cần đều tuân theo một khung thao tác chuẩn .

1. Xác định mục tiêu, lập kế hoạch

Đầu tiên khi mở màn việc làm điều phối, nhân viên cấp dưới điều phối phải hiểu rõ việc làm mà mình đang làm là gì, và tiềm năng mà mình đang nhắm tới là gì .Ví dụ, so với điều phối sự kiện, việc làm ở đây gồm có tổng thể những khâu từ sẵn sàng chuẩn bị tới thực thi một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành xong trong thời hạn bao lâu, và phải bảo vệ hoàn thành xong toàn bộ nội dung chương trình của sự kiện .

2. Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác lập được mục tiêu việc làm và cái nhìn tổng quan về việc làm sẽ diễn ra, bạn cần phải tạo ra một kế hoạch cụ thể để mọi người hoàn toàn có thể hiểu và cũng triển khai. Cụ thể ở đây, khi tổ chức triển khai một sự kiện, bạn cần phải có kế hoạch cho những tiến trình trước, trong và sau sự kiện. Trước khi diễn ra sự kiện phải chuẩn bị sẵn sàng những gì, trong quy trình diễn ra sự kiện phải bảo vệ những điều gì và sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải thực thi những việc làm gì. Những điều này cần phải được lên kế hoạch rõ ràng trước khi triển khai quản lý và vận hành .Để hoàn toàn có thể triển khai xong điều này, nhân viên cấp dưới điều phối hoàn toàn có thể họp và xin quan điểm từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp quan điểm. Ngoài ra còn nhờ vào vào đặc thù và quy mô việc làm để đưa ra kế hoạch tương thích .

3. Phân công và kiểm soát công việc

Trước khi mở màn việc làm, nhân viên cấp dưới điều phối sẽ phân công và hướng dẫn việc làm cho tổng thể những vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải tâm lý tới những yếu tố hoàn toàn có thể phát sinh trong quy trình thao tác. Nếu như gặp phải trường hợp này thì phải giải quyết và xử lý như thế nào ? Nếu như không có giải pháp giải quyết và xử lý tương thích thì phải làm thế nào ? Tất cả nên được sẵn sàng chuẩn bị trước để trong quy trình thực thi việc làm sẽ không vì những yếu tố này khiến tổng thể những bước khác bị gián đoạn .

4. Các yếu tố khác liên quan

Trong việc điều phối và quản lý điều phối điều xảy ra các hạn chế nhất định là không thể tránh khỏi vậy nên việc mà làm sao để tối ưu quy trình mới là điều cần thiết. Thay vì tập trung các yếu tố chủ đạo bạn cũng nên quan tâm tới các yếu tố khác như:

+ Số lượng những thành viên tham gia cuộc họp+ Bản chất những chủ đề đưa ra luận bàn có thực sự tương thích+ Việc những thành viên tiếp xúc với nhau ra sao+ Sự hiểu biết về yếu tố đưa ra của những thành viên+ Thời gian của cuộc luận bàn đó+ Các yếu tố về kỹ thuật cho quy trình tiến độ thiết yếu là gì+ Phiên phá băng – Khuyến khích sự góp phần của nhóm+ Kỹ thuật nhóm danh nghĩa – Các yếu tố ưu tiên để đạt được sự đồng thuận .+ Nhiều lựa chọn – Tiến hành lựa chọn một cách công minh với nhiều lựa chọn khác nhau+ Động não – Tạo ra nhiều sáng tạo độc đáo cấp tiến .+ Quy trình Charette – Có nghĩa là cần phải tạo ra được thật nhiều sáng tạo độc đáo+ Công nghệ Delphi – Đạt được sự đồng thuận giữa những chuyên viên .+ Hiểu và nắm rõ được ý tưởng sáng tạo – tạo ra được một sự hiểu biết chung nhất+ Đóng vai – Chủ động, chuẩn bị sẵn sàng đương đầu với thử thách khó khăn vất vả+ Tránh để tâm lý tập thể làm ảnh hưởng tác động – Tránh những sai lầm đáng tiếc hoàn toàn có thể mắc phải khi những quyết định hành động nhóm được đưa ra .Bên cạnh đó khi điều phối bạn cũng hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm và sử dụng những kỹ thuật sau :+ Công cụ giải pháp – Là những công cụ giúp bạn biểu được thiên nhiên và môi trường hay tâm lý của bản thân một cách rõ ràng nhất .+ Công cụ phát minh sáng tạo – Công cụ giúp bạn cho ra được những giải pháp phát minh sáng tạo nhất .+ Công cụ xử lý yếu tố – Là công cụ giúp xử lý được những yếu tố một cách hiệu suất cao và phát minh sáng tạo nhất .+ Kỹ thuật ra quyết định hành động – Cung cấp những công cụ có ích để đưa ra quyết định hành động .

VI. Top việc làm điều phối viên được săn đón nhất hiện nay

1. Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng có nhiệm vụ lên kế hoạch, bố trí công việc sao cho hàng hóa được vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh gọn, trơn tru nhất. Việc làm này khá dễ ứng tuyển, các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường dễ dàng tìm cho mình một công ty để thử sức với mức lương dao động khoảng 5 triệu VND.

2. Nhân viên điều phối vận tải

Công việc này chúng tôi khuyến khích hơn cho phái nam vì khá vất vả. Nhiệm vụ bao gồm việc tiếp nhận thông tin đơn hàng từbộ phận Saleđể tìm kiếm xe cho đơn hàng (tìm các nhà xe có tuyến đường phù hợp, có mức giá hợp lý, xác nhận lại giá chính xác với các nhà xe qua email,sms,….). Theo dõi sát quá trình vận chuyển hàng hóa để xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn; giám sát để cập nhật tình trạng đơn hàng kịp thời cho bên chủ hàng. Đề xuất xây dựng các quy trình về vận hành để tối ưu quá trình tiếp nhận, vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Một số rủi ro có thể gặp phải như xe hàng bị hỏng giữa đường hay mất hàng.

Nhân viên điều phối vận tải có mức lương trung bình từ 7-8 triệu VND, tất nhiên sẽ có chênh lệch giữa nhân viên mới ( khoảng 3-4 triệu VND) và nhân viên kinh nghiệm lâu năm (cao nhất lên đến 15 triệu VND).

3. Nhân viên điều phối sự kiện

Thường các điều phối viên tổ chức sự kiện làm việc như một freelancer. Tất cả các loại sự kiện từ đơn giản như đám cưới, chuyến đi team building cho công ty hay phức tạp như sự kiện ca nhạc tầm cỡ quốc gia … đều cần đến sự tham gia của người điều phối viên tổ chức sự kiện. Với công việc này bạn sẽ tiếp xúc với rất nhiều người và cần linh hoạt trong cách xử lý tình huống. Khả năng làm việc dưới áp lực cao và khả năng làm việc theo những deadline nghiêm ngặt có thể tạo nên nhiều cơ hội nghề nghiệp cho người điều phối sự kiện trong tương lai.

Mức lương của một nhân viên sự kiện khi mới bước chân vào nghề thường chỉ ở mức 3-4 triệu VND, với kinh nghiệm từ 1,5 năm đến 2 năm rơi vào khoảng 4,5- 5 triệu VND – đó chỉ là lương cứng còn về thưởng cho các sự kiện có thể đạt từ 50-100% tiền lương hàng tháng. Với những nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm hơn có mức lương cao hơn: khoảng 10 đến 15 triệu VND chưa bao gồm các khoản thưởng.

4. Nhân viên điều phối kho

Công việc của nhân viên điều phối kho gồm phụ trách số lượng hàng hóa thực tế nhập, xuất, giao nhận trong kho. Trực tiếp giám sát và điều phối nhân viên phụ kho thực hiện việc hàng ngày: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, lên hàng xe tải, lên hàng container… Cập nhập nhãn mác thực tế cho từng khu vực, các thông tin hàng hóa trên mỗi pallet. Kiểm đếm số lượng tồn kho thực tế mỗi ngày, báo cáo cho Thủ kho kiểm tra số liệu Chịu trách nhiệm sắp xếp và điều động hàng hóa theo FEFO & FIFO theo thực tế. Hiện nay mức lương của nhân viên kho dao động trong khoảng 5 – 8 triệu VND /tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm, năng lực của nhân viên.

5. Nhân viên điều phối vận hành logistic

Nhân viên điều phối quản lý và vận hành logisticsNhiệm vụ đa phần của vị trí này tương quan đến việc xuất – nhập khẩu sản phẩm & hàng hóa như : Giao hàng : trấn áp lịch trình tàu, thông quan và giao hàng đến kho / người mua, phát hành hóa đơn cho người mua khi giao hàng và thực thi giao dịch thanh toán, trấn áp ngân sách logistics, tìm giải pháp giảm ngân sách phục vụ hầu cần hoặc lan rộng ra kinh doanh thương mại. Mức lương cho vị trí này khá mê hoặc : 650 – 700 USD .

6. Nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm

Mô tả công việc của nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm là: quản lý số liệu nhập, xuất, tồn và thực hiện các công việc điều phối hàng hóa từ shop đến văn phòng/từ văn phòng đến khách hàng. Phân công công việc cho nhân viên giao hàng, nhân viên lấy hàng, theo dõi tiến trình giao hàng. Chịu mọi trách nhiệm về quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng lúc, đúng yêu cầu của Khách hàng. Xử lý các thắc mắc của khách hàng liên quan đến tiến trình giao hàng. 

7. Điều phối viên dự án

Điều phối viên dự án làm việc cùng với người quản lý dự án để theo dõi và phân phát tất cả các thông tin mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện có hiệu quả. Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giữ toàn bộ dự án chạy trơn tru, thu thập, phân phát các thông tin cần thiết, cập nhật và điều phối công việc trong suốt vòng đời của dự án.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng, công việc cũng như các lĩnh vực đang hot trong ngành nghề nhân viên điều phối. Hy vọng qua những thông tin cực kỳ bổ ích này bạn sẽ phần nào định hình được công việc của nhân viên điều phối và biết cách để thành công trong lĩnh vực này.

Xem thêm : Bí quyết thăng quan tiến chức của nhân viên cấp dưới bán hàng ẩm thực ăn uống

VI. Kết luận 

Trên đây là những thông tin cần biết khi khám phá về điều phối viên là gì, những điều nhân viên cấp dưới điều phối cần có cũng như 1 số ít việc làm tương quan tới điều phối thông dụng lúc bấy giờ. Mong rằng so với những người tìm hiểu và khám phá về việc làm này sẽ có định hình được những điều mình phải làm để hoàn toàn có thể đạt tới thành công xuất sắc như mong ước .

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp