Applicant Tracking System SaaS – Tương Lai Tuyển Dụng 4.0

Dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng 4.0, công nghệ cũng đang đem tới những màn lột xác ấn tượng ở các doanh nghiệp nói chung và ngành công nghiệp tuyển dụng nói riêng. Giờ đây, các phần mềm, hệ thống, nền tảng, ứng dụng không chỉ là những công cụ “có thì tốt, không có chẳng sao” mang tính đơn thuần trang trí; chúng đã được nhìn nhận như một lợi thế cạnh tranh thật sự. Xét trên lĩnh vực tuyển dụng, hiện tại công nghệ E-hiring hay hệ thống quản lí tuyển dụng ATS được coi là đỉnh cao và có tầm thiết yếu hàng đầu.

Bởi vậy, dù bạn đã biết về ATS từ trước hay chưa thì việc nắm chắc những yếu tố cơ bản về ATS để biết cách chọn lựa ứng dụng ATS thông minh là điều vô cùng quan trọng.

Qua bài viết này, bạn sẽ nắm được:

1. Khái niệm ATS
2. Khác biệt của ATS với các mẫu spreadsheet quản lý tuyển dụng truyền thống
3. Lợi ích của ATS đối với doanh nghiệp
4. Các tính năng chính của một ATS
5. Làm thế nào để lựa chọn một ATS phù hợp cho doanh nghiệp

1. Hệ thống Quản trị Tuyển dụng Applicant Tracking System là gì?

ATS (Hệ thống Quản trị Tuyển dụng – Applicant tracking system), hay công nghệ E-hiring, là một dạng phần mềm ứng dụng công nghệ để xử lí các công việc tuyển dụng. Nói một cách khác, ATS có nhiều nét tương tự với CRM (Hệ thống quản lí quan hệ khách hàng). Tuy nhiên khác với CRM phục vụ cho công việc kinh doanh-marketing, ATS chỉ áp dụng trong lĩnh vực tuyển dụng-nhân sự.
(Xem thêm: InTalents là một trong những nền tảng Application Tracking System MIỄN PHÍ duy nhất đáp ứng các tiêu chí của một ATS phù hợp cho Talent Acquisition, Headhunter, Recruiter. ĐĂNG KÝ VÀ SỬ DỤNG MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY)

Những ATS đầu tiên ra đời với mục tiêu giải quyết các công việc giấy tờ trên một tập cơ sở dữ liệu. Ban đầu, ATS chỉ cho phép thực hiện các thao tác cơ bản như rà soát CV đơn giản hay theo dõi tiến trình của ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, với sự đi lên của các công nghệ như AI, big data hay tự động hóa, bản thân ATS cũng dần hoàn thiện. Giờ đây, các tính năng của một ATS có thể bao trọn phần lớn những nghiệp vụ của tuyển dụng: từ thu thập hồ sơ ứng viên, sàng lọc, xếp hạng, giao tiếp với ứng viên, tới báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, dự báo tuyển dụng.

Với phần mềm tuyển dụng ATS, bạn đã có thể quản lí từng công đoạn của công việc tuyển dụng khoa học hơn, đồng thời hạn chế tối thiểu các thao tác thủ công, giấy tờ. Từ đó gia tăng hiệu quả chung.

2. ATS có gì ưu việt hơn các spreadsheet truyền thống?

Trước khi ATS ra đời, các nhà tuyển dụng vẫn thường quản lí các dữ liệu ứng viên trên các spreadsheet. Ưu điểm của các spreadsheet này là tính thân thuộc và đương nhiên là không mất chi phí cài đặt. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh là spreadsheet không thể thực hiện được hết chức năng của nó. Bằng chứng là có tới 95% doanh nghiệp Việt lưu trữ dữ liệu trên các file excel, nhưng để chúng nằm “đắp chiếu” trên các ổ cứng máy tính khác nhau, không sử dụng tới. Lí do là bởi so với ATS, spreadsheet có 3 nhược điểm lớn:

– Spreadsheet không tự động nạp dữ liệu: bản thân công việc nhập liệu đã tốn vô số thời gian. Các doanh nghiệp thậm chí đã phải dành những vị trí thực tập sinh chỉ để nhập liệu hồ sơ ứng viên lên các spreadsheet này. Việc nhập dữ liệu thủ công này cũng dễ dàng dẫn tới tình trạng thất lạc, sai sót dữ liệu.

– Spreadsheet thiếu tính tương tác: Spreadsheet, cũng như rất nhiều phần mềm tuyển dụng truyền thống, chỉ đơn giản là nhận dữ liệu được nhập, thực hiện từng thao tác theo lệnh của người dùng. Spreadsheet không kích thích người dùng sử dụng chúng – môi trường làm việc thiếu thân thiện khiến các file có thể dễ dàng bị vứt xó. Trong khi đó, ATS dưới hình thức các SaaS (software-as-a-service, hình thức phần mềm 4.0) luôn giao tiếp với người dùng thông qua các thông báo (notifications), hay tự động đưa ra gợi ý (suggestions).

– Spreadsheet làm phân tán dữ liệu: spreadsheet hoạt động dựa trên nền tảng offline, vì thế việc trao đổi tin tức bị hạn chế rất lớn. Mỗi tập dữ liệu có thể bị lưu trữ trên một máy tính khác nhau, nên các nhân viên tuyển dụng sẽ gặp khó khăn khi trao đổi hồ sơ với nhau. Trong khi đó, các ATS 4.0 dựa trên nền tảng đám mây (clouds computing), cho phép lưu trữ và trao đổi thông tin không giới hạn mà vẫn đảm bảo về bảo mật thông tin.

3. Vì sao doanh nghiệp của tôi nên đầu tư sử dụng phần mềm tuyển dụng ATS?

Chưa khi nào việc đầu tư cho công nghệ tại các doanh nghiệp lại đúng đắn hơn thời gian này – khi mà những công nghệ mới với giá thành hợp lí đồng loạt ra đời, đem lại năng suất gấp nhiều lần so với thực hiện thủ công. Việc áp dụng công nghệ gần như trở thành một điều kiện bắt buộc nếu như doanh nghiệp không muốn lạc hậu trong cuộc cạnh tranh – bởi doanh nghiệp nào sở hữu công nghệ sẽ đều có sự bứt phá vượt trội.

Riêng trong lĩnh vực tuyển dụng, các khảo sát đều chứng minh ATS là một bước đầu tư hoàn toàn đúng đắn. Một khảo sát của Bullhorn về xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân sự tại khu vực Bắc Mỹ năm 2017 đã thể hiện nhiều con số ấn tượng như sau:

+ 87% doanh nghiệp quyết định đầu tư cho ATS đều dự kiến sẽ có tăng trưởng về lợi nhuận trong năm tiếp theo
+ 94% chuyên viên tuyển dụng công nhận rằng ATS đã tác động tích cực tới công việc của họ
+ ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và giảm 15% thời gian tuyển dụng

Tuy rằng mỗi doanh nghiệp là một bức tranh khác nhau nhưng những lợi ích dưới đây của ATS là chắc chắn:

– ATS hỗ trợ cho quá trình mở rộng doanh nghiệp: Doanh nghiệp càng lớn, lượng cơ sở dữ liệu càng phức tạp, việc giao tiếp giữa các nhân viên tuyển dụng càng trở nên khó khăn. ATS nhờ khả năng lưu trữ và quản lí khoa học, có thể giúp đội ngũ tuyển dụng phối hợp dễ dàng và giải quyết nhanh chóng các công việc thủ công.

– ATS giúp tăng hiệu suất của đội ngũ tuyển dụng: Công tác tuyển dụng chưa bao giờ dễ dàng đến thế với các tính năng: quản lý phỏng vấn, đánh giá ứng viên đồng thời và tạo báo cáo tuyển dụng tự động.

– ATS giúp nâng cao trải nghiệm của ứng viên: Chỉ riêng việc tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển dụng cũng đồng nghĩa với việc họ có nhiều thời gian để chăm sóc ứng viên tốt hơn. Ngoài ra, ATS còn giúp quy trình tuyển dụng được tối giản và hỗ trợ tự động trao đổi với ứng viên như email phản hồi, chatbot,…

– ATS hỗ trợ quản lí tuyển dụng: ATS lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi giữa team và với ứng viên, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng về thông tin cho nhà quản lý. Báo cáo cũng có thể được tạo tự động và nhanh chóng với đầy đủ các chỉ số, cho phép nhà quản lý nắm được sâu hơn về hiệu quả tuyển dụng doanh nghiệp.

4. Các tính năng chính của ATS

Giờ đây bạn đã hiểu về tầm quan trọng của ATS đối với doanh nghiệp, nhưng những điều gì tạo nên một ATS tốt?

Một trong những câu hỏi đầu tiên bạn cần trả lời khi xem xét giữa các ATS là liệu bạn muốn một phần mềm ATS cài đặt offline lên server của bạn (hình thức thanh toán trọn gói) hay một phần mềm ATS dưới hình thức SaaS (Software as a Service) – tức là công ty cung cấp phần mềm đó dưới dạng một dịch vụ online (hình thức thanh toán theo gói). Tuy vẫn còn những điểm gây băn khoăn như độ bảo mật hay tính tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, ATS dưới dạng SaaS đã thể hiện ưu thế vượt trội và gần như lấn át hoàn toàn giải pháp phần mềm offline như:

+ Cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi kể cả từ thiết bị di động
+ Không cần chi phí duy trì server cố định
+ Phần mềm thường xuyên được cập nhật nhiều tính năng ưu việt hơn dưới trách nhiệm của nhà cung cấp
+ Không đòi hỏi đội ngũ IT trình độ cao

Vậy, một ATS dưới hình thức SaaS sẽ có thể đáp ứng được những tính năng chính gì?

– Quản lý quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng có thể rất rắc rối và phức tạp, và nếu thiếu đi một hệ thống quản lý khoa học, rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ hoặc sai sót trong một công đoạn nào đó. Phần mềm ATS tích hợp tất cả các giải pháp trên một hệ thống, với giao diện thân thiện giúp bạn quản lý một quy trình tuyển dụng vừa tinh gọn vừa linh hoạt.

Từng bước trong quy trình tuyển dụng đều được tự động hóa và số hóa: từ tạo đơn ứng tuyển, quảng bá tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên đến phỏng vấn, email trao đổi với ứng viên.

– Tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên tự động

Phần lớn thời gian hiện nay của các nhân viên tuyển dụng là để dành cho các công việc nhập liệu thủ công thay vì tạo nguồn hay đánh giá ứng viên. Đây là một sự phân bố thời gian không hợp lí: nó làm tăng thời gian tuyển dụng và giảm chất lượng tuyển dụng.

Nhờ có công nghệ tự động hóa cùng với khả năng tích hợp không giới hạn của các phần mềm ATS, giờ đây nhà tuyển dụng có thể không cần lo lắng với mớ Excel khô khan. Các ATS sẽ có tích hợp với các trang mạng xã hội và trang tin việc làm, phục vụ cho việc tạo nguồn ứng viên bền vững. Tất cả các thông tin về ứng viên, các trao đổi, liên hệ, tiến trình làm việc với ứng viên đều được ghi nhận tự động.

Việc ghi nhận tự động này cũng giúp xóa bỏ khả năng thất lạc dữ liệu. Thông tin được lưu trữ cho một hệ thống duy nhất cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm, sàng lọc và giữ liên lạc với ứng viên dễ dàng hơn.

– Công tác tuyển dụng

Nhờ ATS, thông tin trong một nhóm trở nên minh bạch và thông suốt. Mọi người có thể cùng tham gia vào quá trình đánh giá, phỏng vấn ứng viên. Với bất kì buổi phỏng vấn nào, ATS cũng đều có chức năng tự động gửi thông báo tới ứng viên và hội đồng phỏng vấn.

Điều quan trọng nhất là, cho phép nhiều người dùng cùng theo dõi hoạt động tuyển dụng trên một giao diện duy nhất sẽ hạn chế tối đa tình trạng lỗi giao tiếp, đứt luồng thông tin. Chất lượng tuyển dụng sẽ được đảm bảo hơn nhờ sự tham gia của số đông, tránh được những lỗi cảm tính thông thường.

– Báo cáo tuyển dụng

Không chỉ là công cụ hỗ trợ các nghiệp vụ tuyển dụng, ATS còn đem lại lợi ích trực tiếp cho nhà quản lí. Các ATS hầu hết có khả năng tự động đo lường các chỉ số từ số lượng ứng viên ứng tuyển theo thời gian thực tế đến tổng kết tỉ lệ chuyển đổi các vòng hay chi phí tuyển dụng trên một ứng viên… và xuất ra thành báo cáo. Từ đó, giúp nhà tuyển dụng và lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn.

5. Làm thế nào để lựa chọn được ATS phù hợp cho doanh nghiệp?

Để đảm bảo bạn đưa ra được những đánh giá công bằng và lựa chọn được một phần mềm nhân sự phù hợp nhất với nhu cầu, InTalents xin được đưa ra một checklist gồm 5 bước như sau:

– Hiểu về doanh nghiệp của bạn

Hiện tại doanh nghiệp của bạn đang có những phòng ban nào? Đâu là điểm mạnh? Đâu là điểm cần hoàn thiện? Hoạt động tuyển dụng đang được diễn ra như thế nào và có hiệu quả ra sao?

– Xác định nhu cầu sử dụng phần mềm tuyển dụng

Để có thể chọn được một phần mềm tuyển dụng, việc cần thiết là hiểu rõ đội ngũ tuyển dụng của bạn cần gì. Bạn có thể lần lượt đặt ra những câu hỏi dưới đây để tìm ra câu trả lời cho riêng mình.
Review quá trình tuyển dụng:

+ Ghi nhận lại các bước trong quy trình tuyển dụng, những công việc mà nhân viên tuyển dụng phải làm khi tuyển một vị trí mới
+ Bao lâu thì bạn thực hiện những công đoạn này một lần?
+ Công đoạn nào bạn thấy doanh nghiệp của mình thực hiện tốt nhất?
+ Bạn có sử dụng đến dịch vụ của bên thứ 3 nào như các trang tin tuyển dụng hay đăng tin trên mạng xã hội không?

– Xác định những thiếu sót hiện tại

+ Vấn đề nhức nhối nhất mà đội ngũ tuyển dụng của bạn gặp phải là gì?
+ Nhân viên tuyển dụng của bạn dành phần lớn thời gian ở đâu, làm gì?
+ Tính năng nào bạn đang thiếu mà có thể đem lại nhiều giá trị nhất cho bạn?

– Xác định danh sách những yêu cầu về một ATS

+ Hình dung của bạn về một ATS hoàn hảo như thế nào?
+ Những tính năng nào là phải có và tính năng nào nên có? Đừng quên chia sẻ danh sách này với nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng để xem khả năng đáp ứng của họ đến đâu

– Xác định những người sẽ sử dụng hệ thống

+ Bao nhiêu người sẽ cần quyền truy cập đến hệ thống này?
+ Mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp bạn là gì? Đây là câu hỏi cần trả lời vì bạn phải tính đến khả năng sẽ tăng thêm số người trong tương lai.
+ Những người nào sẽ được quyền truy cập đến hệ thống? Nhân viên, quản lý hay nhà tuyển dụng?

– Xem xét ngân sách của bạn

+ Bạn có thể chi trả đến đâu cho một hệ thống ATS? Lưu ý, khi tính toán đến ngân sách, hãy ước lượng thêm một phần chi phí cài đặt; đồng thời là chi phí cho các yêu cầu tích hợp cần thiết cho việc tăng trưởng sau này.

– Nghiên cứu

+ Xem xét các website review về nền tảng ATS hay các nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng tương tự để tìm ra những bên có khả năng phù hợp với nhu cầu của bạn
+ Đặt lịch demo với các bên để hiểu rõ hơn các tính năng trong phần mềm của họ
+ Trong buổi demo cần có sự tham gia của các nhân viên tuyển dụng – những người sẽ thường xuyên sử dụng đến phần mềm hàng ngày.

– Tìm hiểu về các nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng

Xác định một số nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

– Nhận demo các phần mềm tuyển dụng

Tất cả các nhà cung cấp phần mềm (đặc biệt là các SaaS) đều cho phép bạn được trải nghiệm sản phẩm trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Bạn chỉ cần đặt lịch hẹn với họ, khi đó hãy xem sản phẩm của họ có những ưu nhược điểm gì.

– Đặt câu hỏi với nhà cung cấp phần mềm trước khi ra quyết định

Sau khi xác định chính xác nhu cầu của đội ngũ tuyển dụng, bạn sẽ có cơ sở để lựa chọn phần mềm tuyển dụng chính xác hơn.

Trước cuộc Cách mạng công nghệ cùng sự chuyển mình trong mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng-ứng viên, sẽ không quá lời khi nói ATS thực sự là tương lai của tuyển dụng. Những doanh nghiệp dè dặt trong việc áp dụng công nghệ mới chắc chắn sẽ đánh mất đi lợi thế bứt phá quan trọng trong cuộc canh tranh khốc liệt.

Với tầm ảnh hưởng lớn của nó tới nhân sự – là tài sản quan trọng của một doanh nghiệp, đầu tư vào một ATS đòi hỏi sự nghiên cứu kĩ lưỡng và thấu hiểu sâu sắc tới chính tình trạng nội bộ và dịch vụ cung cấp. Nếu bạn có bất kì thắc mắc gì trong quá trình tìm hiểu về các phần mềm tuyển dụng / ATS, InTalents luôn sẵn sàng giải đáp.

InTalents là một trong những nền tảng Application Tracking System MIỄN PHÍ duy nhất đáp ứng các tiêu chí của một ATS phù hợp cho Talent Acquisition, Headhunter, Recruiter.) ĐĂNG KÝ VÀ SỬ DỤNG MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY