4 điều cần biết về Applicant Tracking System

Trong thời đại thông tin, Application Tracking System đang được xem là tương lai của ngành tuyển dụng nhân sự. Hệ thống này giúp doanh nghiệp giảm tối đa thời gian làm việc của đội ngũ tuyển dụng cũng như thời gian tuyển dụng một vị trí cụ thể.

Dưới đây là 4 điều cơ bản của hệ thống này mà bạn không thể bỏ qua.

Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System-ATS (hệ thống quản lý tuyển dụng) là một dạng phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết các tác nghiệp tuyển dụng một cách tự động.

ATS có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng ở các doanh nghiệp với các quy mô khác nhau. Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý tuyển dụng khác nhau bao gồm cả hệ thống online và miễn phí phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

Đầu tiên ATS ra đời với mục đích hỗ trợ đội ngũ tuyển dụng xử lý các công việc giấy tờ đơn giản như sàng lọc hồ sơ và theo dõi ứng viên. Trong thời đại 4.0, ATS dần hoàn thiện để trở thành phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp.

ATS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và quản lý hiệu quả quy trình tuyển dụng.

Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

Tìm kiếm và quản lý nguồn ứng viên

ATS cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Hồ sơ ứng viên sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống, tạo nguồn hồ sơ dồi dào và chất lượng.

Hơn nữa, ATS tích hợp các trang tin việc làm và trang mạng xã hội, tự động ghi nhận các thông tin về ứng viên, các trao đổi với ứng viên cũng như tiến trình làm việc với ứng viên lên hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu không bị thất lạc. Thông tin được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất giúp nhân sự liên quan có thể truy cập và truy xuất một cách dễ dàng.

Ngoài ra, một số hệ thống quản lý tuyển dụng có chức năng sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa theo mô tả và yêu cầu công việc như số năm kinh nghiệm, kỹ năng, trường đã theo học cũng như công ty cũ (tùy theo tiêu chí được nhà tuyển dụng cài đặt trước). Những ứng viên không phù hợp sẽ bị loại bỏ.

Những ứng viên còn lại sẽ được xếp hạng. Nhà tuyển dụng có thể dựa theo đó mà lựa chọn ứng viên phù hợp.

Quản lý quy trình tuyển dụng

Việc quản lý quy trình tuyển dụng thủ công sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực cũng như không thể tránh khỏi những sai sót. Với ATS, nhà tuyển dụng có thể quản lý toàn bộ các tác vụ tuyển dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát hoạt động tuyển dụng nội bộ cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng. Dữ liệu được lưu trữ và phân tích một cách khoa học giúp doanh nghiệp bám sát tình hình để điều chỉnh thích hợp khi cần thiết.

Đặc biệt quá trình tuyển dụng sẽ không bị gián đoạn khi thay đổi nhân sự vì toàn bộ thông tin đều được lưu trữ. Doanh nghiệp sẽ tránh được việc thất thoát dữ liệu nhân sự – một trong những vấn đề mà đa số các doanh nghiệp hiện nay đều phải đối mặt.

Quảng bá thương hiệu tuyển dụng

Các phần mềm tuyển dụng còn có chức năng đăng tin cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sở hữu trang tuyển dụng riêng. Ngoài ra, phần mềm tuyển dụng còn tích hợp với nhiều trang web tuyển dụng uy tín nên doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu thông qua các tin đăng tuyển dụng của mình. Thương hiệu tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý tuyển dụng cho phép doanh nghiệp gửi mail tới ứng viên theo một số tiêu chí: địa điểm, ngành nghề,… Qua đó, thúc đẩy việc quảng bá tin tuyển dụng đến các ứng viên tiềm năng.

Phân công nhiệm vụ và hợp tác tuyển dụng

Bộ phận quản lý có thể sử dụng tính năng phân việc để phân công nhiệm vụ cho các bộ phận phụ trách, theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận. Tất cả sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động.

Việc tuyển dụng trở nên minh bạch và thông suốt hơn với ATS. Cá nhân liên quan có thể truy cập toàn bộ thông tin và tham gia vào quá trình tuyển dụng. Điều này hạn chế việc bỏ lỡ thông tin và giúp cho quá trình tuyển chọn ứng viên tránh được các quyết định chủ quan và cảm tính.

Báo cáo quy trình tuyển dụng

Các phần mềm quản lý tuyển dụng hiện nay đều có tính năng tự động đo lường các chỉ số của quá trình tuyển dụng và đưa ra báo cáo về hiệu suất. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch để đảm bảo nguồn lực hợp lý.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Applicant Tracking System?

Tại sao doanh nghiệp nên dùng Applicant Tracking System?

ATS giúp tăng hiệu suất tuyển dụng

ATS cung cấp các công cụ tự động trong việc lưu trữ thông tin, sàng lọc hồ sơ, đáng giá và xếp hạng ứng viên, lên lịch nhắc nhở, kết nối trang tin tuyển dụng, báo cáo hoạt động tuyển dụng,…giúp quá trình tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả.

ATS giúp quản lý dữ liệu tuyển dụng

Toàn bộ lịch sử tuyển dụng và thông tin ứng viên được lưu trữ. Thông tin được trao đổi một cách thông suốt và minh bạch giữa những cá nhân liên quan và lãnh đạo doanh nghiệp, tránh việc bỏ lỡ thông tin, thất thoát thông tin.

ATS giúp nâng cao trải nghiệm của ứng viên

Việc ứng tuyển của ứng viên trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Nhà tuyển dụng có thể cài đặt chế độ tự động phản hồi nhằm tiết kiệm thời gian. Qua đó, bộ phận tuyển dụng có thể dành nhiều thời gian hơn để chăm sóc ứng viên.

Làm sao để lựa chọn Applicant Tracking System phù hợp?

Trước hết, bạn cần biết, ATS có hai loại: phần mềm sử dụng offline, được cài đặt lên server của doanh nghiệp và phần mềm sử dụng online. Hiện nay, phần mềm online có xu hướng được ưa chuộng hơn.

Để lựa chọn được một phần mềm quản lý tuyển dụng phù hợp, bạn cần trả lời tốt các câu hỏi sau:

• Quy trình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp bạn như thế nào?
• Doanh nghiệp bạn gặp những vấn đề gì trong quá trình tuyển dụng?
• Doanh nghiệp bạn cần những tính năng gì ở một phần mềm quản lý tuyển dụng?
• Ngân sách của doanh nghiệp cho việc sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng như thế nào?

Sau đó, hãy tiếp tục tìm hiểu về các nhà cung cấp phần mềm quản lý tuyển dụng. So sánh tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả của những phần mềm này. Bạn có thể trao đổi trực tiếp với những nhà cung cấp tiềm năng để có thêm thông tin cụ thể. Hãy chuẩn bị sẵn các câu hỏi để nhà cung cấp có thể phục vụ bạn một cách tối ưu nhất. Đối với phần mềm mà bạn lựa chọn, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp đưa ra phiên bản demo để bạn đánh giá chính xác tính phù hợp của phần mềm này với quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bạn.

InTalents là một trong những nền tảng Application Tracking System MIỄN PHÍ duy nhất đáp ứng các tiêu chí của một ATS phù hợp cho Talent Acquisition, Headhunter, Recruiter.

Nếu bạn đang cân nhắc việc trải nghiệm những tính năng tuyển dụng của tương lai và có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến ATS, hãy liên hệ với InTalent để được giải đáp một cách chi tiết.