Trợ lý nhân sự là gì? Mô tả công việc trợ lý nhân sự chi tiết

Trong giai đoạn 2019-2022, Covid-19 đã gây ra ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế và tất cả doanh nghiệp trên toàn thế giới. Theo đó, việc tìm kiếm và giữ chân nhân tài cũng là vấn đề mà các doanh nghiệp thảo luận nhiều trong giai đoạn này. Để làm việc này rất cần các bạn nhân sự giỏi, và trợ lý nhân sự cũng là yếu tố không thể thiếu trong bộ máy quản trị nguồn nhân lực.

Trong bài viết này, InTalents sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về khái niệm trợ lý nhân sự là gì? Và những công việc mà một trợ lý nhân sự cần làm là gì?

Khái niệm trợ lý nhân sự là gì?

Khái niệm về trợ lý nhân sự là gì?

Trợ lý nhân sự hay còn gọi là HR Assistant. Chúng ta có thể hiểu trợ lý nhân sự có trách nhiệm hỗ trợ cho Trưởng phòng hay người quản lý nhân sự về những việc làm liên quan đến nhân sự, hành chính văn phòng. Đối với nghề nhân sự thì trợ lý nhân sự cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Đây là công việc khá phức tạp và khối lượng việc làm cũng tương đối nặng. Bên cạnh đó, một số yếu tố về năng lực trình độ, chịu áp lực đè nén,… thì ngoại hình tốt cũng đóng vai trò rất quan trọng. Trợ lý chính là “ cánh tay ” đắc lực của những chỉ huy, là nhân vật “ dưới một người, trên vạn người ”, vì thế bạn phải quy tụ được những phẩm chất trên nếu muốn đảm đương vị trí này.

Bạn đang đọc: Trợ lý nhân sự là gì? Mô tả công việc trợ lý nhân sự chi tiết

Mô tả công việc của trợ lý nhân sự

Công việc của một Trợ lý nhân sự khá đa dạng như chấm công, đặt lịch hẹn, xử lý cuộc gọi,… Nói chung là phụ giúp, hỗ trợ cho Trưởng phòng nhân sự. Cụ thể:

Trợ lý nhân sự là gì? Mô tả công việc của trợ lý nhân sự

Quản lý, bảo mật dữ liệu thông tin ứng viên

Lượng ứng viên ứng tuyển vào những vị trí của công ty thường là rất lớn. Do đó, việc quản trị và bảo vệ cho những thông tin đó cực kỳ quan trọng. Khi có yêu cầu từ cấp trên, trợ lý nhân sự sẽ phải cung cấp đầy đủ để cấp trên có thể đưa ra những quyết định hành động quan trọng về tuyển dụng.

Hỗ trợ quá trình tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự mới chưa bao giờ là đơn giản. Nó bao gồm nhiều giai đoạn và tốn rất nhiều công sức. Trợ lý nhân sự sẽ phụ giúp trong các việc như tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, liên hệ với ứng viên và chuẩn bị thủ tục cho những nhân viên trúng tuyển.

Giám sát việc thực hiện quy định của nhân viên

Nội quy công ty đưa ra nhằm mục đích bảo vệ cho việc làm được diễn ra tốt hơn. Để tránh trường hợp nhân viên thực hiện không đúng vi định, công ty cần có người giám sát và kịp thời đưa ra phương án xử lý phù hợp nếu có nhân viên vi phạm. Trợ lý nhân sự sẽ đảm nhiệm việc này.

Lên lịch các sự kiện, cuộc họp

Căn cứ vào thời gian làm việc của nhân viên hay của thành viên cần có trong cuộc họp thì những trợ lý sẽ thống nhất thời gian và địa điểm phù hợp cho các cuộc họp hay các sự kiện quan trọng khác của công ty.

Các công việc khác của trợ lý nhân sự

Ngoài các công việc nêu trên, trợ lý nhân sự còn đảm nhiệm một số công việc như: cập nhật dữ liệu nhân viên mới, làm báo cáo nhân sự, bảo vệ lợi ích cho nhân viên công ty, đảm bảo tính phù hợp và chính xác của bảng lương, lên lịch làm việc cho toàn bộ nhân viên phòng nhân sự, tiếp nhận và xử lý khiếu nại, thắc mắc của nhân viên công ty.

Hỗ trợ các công việc khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Những yêu cầu cơ bản cho vị trí trợ lý nhân sự 

Công việc nào cũng cần có những kỹ năng và kiến thức, nhu yếu riêng để phân phối tốt được khi hành nghề. Đối với trợ lý nhân sự, bạn cần có những nhu yếu sau:

Trợ lý nhân sự là gì? Yêu cầu cơ bản của một trợ lý nhân sự

Kiến thức không thay đổi

• Tốt nghiệp những trường cao đẳng, ĐH những ngành quản trị nhân lực, luật, …
• Có kinh nghiệm làm việc, đã từng làm thực tập sinh tại những phòng hành chính, nhân sự,…

Các kiến thức và kỹ năng bên cạnh

• Thành thạo tin học văn phòng như Word, Excel.
• Sử dụng tốt những công cụ tương hỗ cho việc làm như tính lương, bảng kế hoạch, …

Các kỹ năng và kiến thức mềm

• Có kiến thức về kỹ năng lãnh đạo như: quản trị con người, quản trị nguồn lực.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Biết quản trị thời gian, sắp xếp công việc một cách hợp lý .

Ngoài ra, bạn cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và tinh thần chịu khó để có thể xử lý tốt các công việc trong ngành này.

Mức lương của trợ lý nhân sự

Hiện nay, nhân sự là 1 nghề khá hot và được nhiều người quan tâm. Mức lương nghề này thuộc mức khá. Căn cứ vào từng công ty cũng như trình độ, khối lượng việc làm mà trợ lý nhân sự phải đảm nhiệm thì sẽ có những mức lương phù hợp. Giao động là từ 8 – 12 triệu.

Đây không chỉ là việc làm sẽ mang lại thu nhập khá mà còn giúp bạn tích luỹ kinh nghiệm làm việc để có thể thăng quan tiến chức hơn trong trong tương lai. Tuy nhiên, cũng cần nói đến việc trau dồi nhiều hơn kiến thức, kỹ năng và sức khỏe thể chất để có thể chịu được áp lực với khối lượng công việc của nghề này.

Qua bài viết này, InTalents hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu hơn khái niệm về nghề trợ lý nhân sự là gì? Và mô tả công việc của trợ lý nhân sự phải làm trong một doanh nghiệp.

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang tuyển dụng