KHẢO SÁT NHÂN VIÊN: CÁCH NHẬN CÂU TRẢ LỜI BẠN CẦN

Khảo sát nhân viên là một công cụ chẩn đoán hữu ích – không phải là bản sửa lỗi cuối cùng cho một vấn đề. Tuy nhiên, bạn có thể khám phá ra cái nhìn sâu sắc có giá trị hướng bạn đến những giải pháp tốt nhất cho những thách thức độc nhất của công ty bạn.

Khi bạn đã có mục tiêu rõ ràng trong đầu, bạn đã sẵn sàng viết các câu hỏi khảo sát của mình. Trong bất kỳ cuộc khảo sát nào về nhân viên, sẽ giúp có sự cân bằng giữa các câu hỏi kết thúc đóng và kết thúc mở. Cả hai loại câu hỏi đều đưa ra những lợi ích và thách thức.

1. Câu hỏi đóng

Đây thường là những câu hỏi trắc nghiệm, định lượng, cung cấp cho người trả lời một số câu trả lời cố định để từ đó lựa chọn.

Lợi ích: Kết quả có thể định lượng được. Bạn có thể chấm điểm câu trả lời và so sánh kết quả một cách dễ dàng.
Thách thức: Các câu trả lời sẽ thiếu chi tiết đầy đủ, giải thích và / hoặc lý do nhân viên của bạn trả lời theo cách họ đã làm.
Ví dụ: “Quản lý nhân viên trong các quyết định ảnh hưởng đến công việc của họ.” Loại câu hỏi này thường được gắn với thang đánh giá Likert (ví dụ: Thang Likert – Rất đồng ý, Đồng ý, Bình thường, Không đồng ý, Rất không đồng ý), buộc người trả lời khảo sát phải chọn một đánh giá phản ánh chính xác nhất ý kiến ​​của nhân viên.

2. Câu hỏi mở

Những câu hỏi này cho phép người trả lời tự do trả lời, cung cấp thông tin định tính (thường được coi là phần quan trọng nhất của kết quả khảo sát).

• Quyền lợi: Nhân viên có cơ hội bộc lộ hết suy nghĩ của mình. Các vấn đề chung sẽ xuất hiện từ câu trả lời cho những câu hỏi này.
• Thách thức: Các phản hồi có thể quá tải. Nhận xét của nhân viên không phải lúc nào cũng mang tính xây dựng và họ có thể sử dụng không gian khảo sát mở để nghiền ngẫm hoặc phàn nàn.

Ví dụ: “Vui lòng cung cấp bất kỳ ý kiến ​​hoặc nhận xét nào khác liên quan đến cách quản lý liên quan đến nhân viên trong các quyết định công việc.” Điều này cho phép nhân viên cung cấp bình luận giải thích quan điểm cá nhân của họ bằng cách nói của họ.
Hãy nhắm đến sự kết hợp 50-50 giữa hai loại câu hỏi khảo sát này. Quá nhiều câu hỏi mở có thể gây khó khăn cho việc xác định xu hướng và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thu thập được. Nhưng yêu cầu quá ít sẽ khiến việc giải thích lý do đằng sau xếp hạng của nhân viên trở nên khó khăn hơn.

Có một nghệ thuật để diễn đạt các câu hỏi khảo sát theo cách đảm bảo các câu trả lời hữu ích nhất. Bạn cần cẩn thận không để rời vào những loại câu hỏi sau đây:

Đặt câu hỏi ghép

Những câu hỏi này yêu cầu nhiều câu trả lời trong khi thiết lập khảo sát chỉ cho phép một câu trả lời. Các câu hỏi phức hợp có thể dẫn đến sự mơ hồ khi bạn giải thích kết quả sau này.

Ví dụ: đừng hỏi một câu hỏi gồm hai phần như “Bạn hài lòng với mức lương và chức danh công việc của mình như thế nào?” Chỉ tập trung vào một suy nghĩ cho mỗi câu hỏi khảo sát. Trong trường hợp này, hãy hỏi chỉ mức lương hoặc chức danh công việc.

Đặt câu hỏi thiên vị

Đảm bảo bạn đặt câu hỏi với giọng điệu trung lập. Đừng hỏi những câu hỏi dường như gợi ý một câu trả lời thích hợp.

Ví dụ: “Nhiều nhân viên đã nói rằng họ hài lòng với chính sách PTO của chúng tôi. Bạn có đồng ý không?”

Sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc từ viết tắt

Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ mà tất cả nhân viên của bạn sẽ dễ dàng hiểu được. Câu hỏi khảo sát cần ngắn gọn và trực tiếp.

Độ dài cuộc khảo sát

Số lượng câu hỏi bạn đặt ra phần lớn phụ thuộc vào mục tiêu của bạn cho cuộc khảo sát và cũng vào khoảng thời gian bạn dự định cho nhân viên để hoàn thành nó. Đôi khi, một cuộc khảo sát gồm ba đến năm câu hỏi đủ dài để đáp ứng các mục tiêu của bạn.

Nếu bạn muốn nhân viên hoàn thành một cuộc khảo sát trong 30 phút hoặc ít hơn (để giảm thiểu việc làm gián đoạn năng suất), hãy hỏi không quá 50 câu hỏi. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng các cuộc khảo sát dài hơn có thể dẫn đến ít hơn sự tham gia đầy đủ.

Như bạn có thể thấy, khảo sát nhân viên là một cách tiếp cận toàn diện để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Phản hồi của nhân viên trở thành một công cụ có giá trị hướng bạn đến những giải pháp hiệu quả nhất và xây dựng cho nhân viên một lộ trình phát triển nghề nghiệp thành công