HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG CHÂN DUNG ỨNG VIÊN QUA 3 VÒNG TUYỂN DỤNG

Các vòng phỏng vấn chính là các bước trong phễu tuyển dụng để nhà quản trị có cái nhìn rõ ràng nhất về chân dung ứng viên. Từ đó họ dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn.

Vậy chi tiết từng bước trong quy trình đánh giá ứng viên như thế nào để chân dung ứng viên hiện lên một cách rõ ràng, khách quan và công bằng nhất? Tất cả sẽ được InTalents giải đáp trong bài viết dưới đây.

Qua bài viết này, bạn sẽ được:

• Hiểu sâu hơn về khái niệm chân dung ứng viên
• Hướng dẫn từng bước xây dựng chân dung ứng viên
• Kèm ví dụ thực tiễn

Khái niệm chân dung ứng viên

Chân dung ứng viên (candidate persona) là bảng mô tả chi tiết ứng viên giúp nhà tuyển dụng xác định ứng viên là ai? Vị trí của họ ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp?

Đây là công việc của các chuyên gia nhân sự nhằm điều chỉnh các chiến lược thu hút nhân tài đối với các tài năng mà họ muốn thu hút.

Dưới đây là một ví dụ của chân dung ứng viên bạn có thể tham khảo.

Tầm quan trọng của xác định chân dung ứng viên

Việc hiểu rõ về ứng viên hay tường tận về chân dung ứng viên giúp doanh nghiệp:

• Thu hút đúng người cho doanh nghiệp
• Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate)
• Tuyển được người phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp
• Nâng cao chất lượng nội dung tuyển dụng
• Tiếp cận ứng viên theo hướng cá nhân hóa – xu hướng của thập niên tới
• Cải thiện trải nghiệm ứng viên
• Tăng hiệu quả truyền thông tuyển dụng
• Tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên (employee retention rate)

Bạn có thể quan tâm: Trải nghiệm tuyển dụng tích cực giúp ứng viên điều gì?

Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên qua từng vòng tuyển dụng

Ví dụ công ty bạn đang tuyển một vị trí nhân viên kinh doanh (Sales) mới. Quy trình này bao gồm những bước gì, từng bước diễn ra như thế nào?

Bước 1: Xây dựng chân dung ứng viên lý tưởng

Chân dung ứng viên lý tưởng giúp bạn tìm được tài năng phù hợp nhất với tổ chức của mình. Nhà tuyển dụng cần xác định các yếu tố họ cần cho vị trí ứng tuyển:

• Thông tin cơ bản về nhân khẩu học: tuổi tác, học vấn, vị trí, kinh nghiệm…
• Tâm lý học: mục tiêu, định hướng sự nghiệp, tính cách, động lực…
• Nguồn lực của ứng viên: kiến thức, kỹ năng hiện có
• Hành vi & xu hướng tiến cận công việc: kênh tiếp cận, nội dung tìm kiếm…

Ví dụ bảng chân dung ứng viên lý tưởng cho vị trí Sales:

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Một bản kế hoạch được vạch ra đầy đủ với các thông tin chi tiết: tài liệu, người phỏng vấn, người đánh giá, phương pháp đánh giá… sẽ tăng tính minh bạch, toàn diện cho nhà tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

Quan trọng nhất của bước 2 là quy trình tuyển dụng: bao nhiêu vòng? mục đích của từng vòng? Sau đó, xây dựng nội dung cho mỗi vòng. Các vòng tuyển dụng cơ bản gồm có: sàng lọc hồ sơ (CV screening), kiểm tra năng lực (aptitude test), phỏng vấn (interview).

Bước 3: Xây dựng cách thức đánh giá cho từng vòng

Cùng InTalents xây dựng cách thức đánh giá chi tiết cho 3 vòng phỏng vấn nhé!

Vòng 1: Nhà tuyển dụng cần lưu ý gì ở hồ sơ ứng viên (CV) để sàng lọc ứng viên nhanh và hiệu quả nhất?

Việc sàng lọc hàng chục đến cả trăm CV mỗi ngày nhanh chóng trở nên quá tải nên làm chậm trễ quy trình tuyển dụng. Vậy làm thế nào để khắc phục vấn đề này để hạn chế nguy cơ bỏ lỡ các ứng viên xuất sắc?

Chúng ta nên tập trung vào những gì cần tìm kiếm trong một bản lý lịch để so sánh các ứng viên tiềm năng một cách khách quan. Dưới đây là quy trình xem xét CV sao cho hợp lý để đảm bảo mọi ứng viên được đánh giá kỹ lưỡng và công bằng.

Bạn cũng có thể quan tâm: Lọc ứng viên bằng Applicant Tracking System

Vòng 2: Bài kiểm tra năng lực là phương tiện nhìn thấu ứng viên của nhà tuyển dụng

Thông thường có 2 dạng bài kiểm tra năng lực được doanh nghiệp áp dụng: kiểm tra kiến thức chuyên môn & trắc nghiệm trí tuệ. Ngoài ra, theo xu hướng hiện đại, nhiều doanh nghiệp sử dụng bài kiểm tra văn hóa đối với ứng viên. Lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào đặc thù vị trí cần ứng tuyển.

2.1. Dạng bài kiểm tra trí tuệ 

Các bài test IQ/EQ thường được áp dụng để đo lường khả năng tính toán số học (IQ), khả năng suy luận logic, năng lực hành vi và cách xử lý tình huống (EQ) của mỗi ứng viên. Đặc biệt có những bài kiểm tra còn có khả năng xác định được năng khiếu của ứng viên, giúp doanh nghiệp nhận biết được điểm mạnh của họ để lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo.

2.2. Dạng bài kiểm tra năng lực chuyên môn

Các vị trí cấp cao trong doanh nghiệp sẽ tạo ra đề kiểm tra, đánh giá năng lực của ứng viên. Đề thi là tập hợp các câu hỏi về kiến thức, chuyên môn; yêu cầu ứng viên phải giải quyết trong một thời gian giới hạn.

Ví dụ một câu hỏi để kiểm tra năng lực chuyên môn lĩnh vực Sales:

Nguồn: Sưu tầm

2.3. Dạng bài kiểm tra mức độ phù hợp văn hóa

Trước khi phỏng vấn, bạn hãy xác định giá trị & mục tiêu dài hạn của công ty mình. Hãy sử dụng những câu hỏi này để đánh giá xem liệu các ứng viên có cùng giá trị với công ty hay không?

Dưới đây là một số câu hỏi trong bài kiểm tra văn hóa để biết được mức độ phù hợp của ứng viên với doanh nghiệp:

Nguồn: Sưu tầm

Vòng 3: Phỏng vấn – Cơ hội thể hiện mình của ứng viên đồng thời là cơ hội cho nhà tuyển dụng đánh giá năng lực ứng viên

Để phỏng vấn thành công, bạn cần lưu ý một số điểm dưới đây:

Hiểu rõ vị trí cần ứng tuyển

Bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí cần ứng tuyển bằng cách:

• Tìm hiểu những kiến thức, kỹ năng cần cho vị trí ứng tuyển
• Liệt kê các yếu tố, phẩm chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu
• Chuyển danh sách đó đến các thành viên liên quan đến quá trình phỏng vấn

Bạn không thể tìm thấy một ứng viên tốt nếu toàn bộ nhóm tuyển dụng không thống nhất về hình mẫu lý tưởng mà các bạn muốn tìm. Dưới đây là ví dụ mẫu các phẩm chất của vị trí Business Development:

• Đam mê công việc sales
• Thích giao tiếp
• Có trách nhiệm
• Luôn hướng tới kết quả
• Kiên trì và bền bỉ
• Nhiệt tình

Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn?

Nhà tuyển dụng nên phát triển bộ câu hỏi để đánh giá năng lực của ứng viên. Sau đây là các nhóm câu hỏi thường gặp:

a. Các câu hỏi chung:

Ví dụ:

• Bạn đã làm việc ở công ty A trong bao lâu?
• Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
• Vì sao bạn muốn trở thành một nhân viên kinh doanh?
• Vì sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
• Hãy kể những điều bạn biết về công ty chúng tôi.
• Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của bạn.
• Tránh các câu hỏi: chiều cao, cân nặng, giới tính, tôn giáo, vùng miền… để không xâm phạm vào đời tư của ứng viên, khiến họ khó xử.

b. Câu hỏi đánh giá năng lực:

Ví dụ 1 số câu hỏi đối với Nhân viên kinh doanh:

• Hãy mô tả sản phẩm mà bạn từng bán? Lợi ích lớn nhất sản phẩm đó đem lại cho khách hàng là gì?
• Mô tả quá trình đưa ra quyết định mua hàng của khách hàng. Ai có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng của họ?
• Bạn thường sử dụng các phương pháp chốt sale nào? Những phương pháp nào theo bạn là hiệu quả nhất và ít hiệu quả nhất? Tại sao?

c. Câu hỏi hành vi:

Ví dụ:

• Hãy kể lại một tình huống mà bạn đã giải quyết một cách sáng tạo.
• Kể một khó khăn lớn nhất trong công việc đã từng xảy ra với bạn và cách mà bạn xử lý chúng.
• Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện.
• Một số nhà tuyển dụng thích câu hỏi giả định (câu hỏi tình huống) để xem xét hành vi của ứng viên:
  • Bạn gặp khó khăn trong giao tiếp với một nhóm làm việc mới. Bạn đã thích nghi với nhóm bằng cách nào?
  • Bạn và đồng nghiệp A vốn có mâu thuẫn cá nhân nhưng lại phải cùng làm chung một dự án. Bạn sẽ làm gì trong tình huống đó?
  • Thử tưởng tượng bạn phải quản lý nhiều dự án công việc khác nhau cùng lúc. Bạn sẽ lên kế hoạch thế nào để hoàn thành được khối công việc này?

Xây dựng hệ thống đánh giá sau phỏng vấn

Hệ thống đánh giá giúp kết quả phỏng vấn trở nên khách quan hơn, giảm thiểu thời gian nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn. Để đảm bảo hệ thống này toàn diện và minh bạch, nhà tuyển dụng cần lưu ý:

• Hệ thống đánh giá nên có tiêu chí chấm, thang điểm cho từng khung cụ thể.
• Bảng đánh giá đảm bảo tính quy chuẩn, bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.
• Hạn chế so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung.
• Một mẹo nhỏ để gia tăng độ chính xác của bước đánh giá sau phỏng vấn là sử dụng phần mềm quản trị tuyển dụng. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tạo nguồn ứng viên, sàng lọc và lưu trữ hồ sơ đến phỏng vấn, sau đó cung cấp bộ khung đánh giá ứng viên để quyết định loại hay gửi offer cho ứng viên.

Kết luận

Xây dựng chân dung ứng viên là nội dung quan trọng cần được đầu tư để chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng nhằm thu hút thêm nhiều nhân tài về cho doanh nghiệp.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn có những hiểu biết và cái nhìn mới mẻ về xây dựng đánh giá năng lực ứng viên. Nền tảng quản trị tuyển dụng InTalents là ứng dụng chuyên sâu giúp doanh nghiệp đánh giá đúng ứng viên, tăng hiệu suất tuyển dụng.

Bạn cũng có thể thích: Hướng dẫn xác minh thông tin ứng viên (reference checking) trong tuyển dụng

Vì sao chọn InTalents?

Cùng InTalents, chuyển đổi số trong tuyển dụng không còn xa vời.