Hiệu suất làm việc là gì? Cách cải thiện hiệu suất làm việc

Hiệu suất làm việc là gì?

Trước hết, bạn hãy tìm hiểu hiệu suất làm việc ở góc độ định nghĩa, công thức tính và xem xét các yếu tố cơ bản tạo nên hiệu suất làm việc.

Định nghĩa hiệu suất làm việc

Hiệu suất làm việc là chỉ số được tính bằng công thức: Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra.

Xem xét chỉ số hiệu suất làm việc sẽ giúp nhà quản lý xác định, đo lường được nguồn lực công ty đang được sử dụng như thế nào để đạt được các kết quả, mục tiêu công việc.

Nhân viên của bạn càng tiêu tốn nhiều chi phí về nỗ lực, thời gian, tài chính để hoàn thành mục tiêu, đạt được kết quả thì có nghĩa là hiệu suất công việc càng thấp.

Ngược lại, khi kết quả công việc đạt được với chi phí, nguồn lực bỏ ra thấp nhất thì có nghĩa là hiệu suất đang ở mức cao, thậm chí đạt mức lý tưởng tối ưu hiệu suất.

Ví dụ:

Nhân viên A và nhân viên B cùng nhận mức lương 10 triệu đồng / tháng, cùng làm việc với thời gian 8 tiếng / ngày. Tuy nhiên, nhân viên A có thể hoàn thành được 30 bài viết / 30 ngày làm việc. Còn nhân viên B chỉ có thể hoàn thành được 20 bài viết / 30 ngày làm việc. Như vậy, hiệu suất công việc của nhân viên A tốt hơn nhân viên B 1,5 lần.

Tuy nhiên, khi xem xét hiệu suất của nhân viên bạn cũng nên chú ý về chất lượng công việc hay các đòi hỏi, đặc thù công việc của từng nhân viên. Có thể chất lượng bài viết hay đặc thù nhóm bài viết nhân viên B cần thực hiện khó khăn hơn thì mức đánh giá hiệu suất sẽ khác biệt.

Việc xem xét hiệu suất giữa 2 nhân viên cần đặt trong tương quan chi phí bỏ ra về nguồn lực, tài chính, thời gian và đặc thù công việc thực hiện là giống nhau.

Công thức tính hiệu suất làm việc

Công thức tính hiệu suất làm việc cụ thể như sau:

Hiệu suất = Kết quả/ chi phí

Xem xét công thức trên, chúng ta nhận thấy:

• Hiệu suất làm việc được cấu thành từ 2 yếu tố: kết quả đạt được và chi phí bỏ ra.
• Kết quả công việc càng cao, chi phí bỏ ra càng thấp thì hiệu suất sẽ càng cao.
• Kết quả công việc càng thấp, chi phí bỏ ra càng cao thì hiệu suất sẽ càng giảm.
• Muốn cải thiện hiệu suất, nhà quản lý có thể thực hiện các biện pháp sau:
  • Cải thiện kết quả công việc đạt được.
  • Giảm thiểu, tối ưu hóa chi phí cần bỏ ra.
  • Thực hiện đồng thời cả việc cải thiện kết quả công việc và giảm thiểu, tối ưu hóa chi phí bỏ ra.

8 yếu tố tạo nên hiệu suất làm việc là gì?

Để hiểu rõ hơn, bạn hãy cùng xem xét 8 yếu tố cơ bản tạo nên hiệu suất làm việc là gì:

• Nhiệm vụ công việc: Các nhiệm vụ công việc với các mức độ, tính chất phức tạp, sự phù hợp khác nhau sẽ tạo nên hiệu suất công việc khác nhau.
• Các hành vi phi nhiệm vụ: Một nhân viên truyền thông nội bộ có thể được giao thực hiện thêm các hành vi phi nhiệm vụ khác như đào tạo nhân viên mới, thực tập sinh. Các hành vi phi nhiệm vụ đó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của nhân viên.
• Giao tiếp: Kỹ năng, khả năng giao tiếp trực tiếp hay bằng văn bản của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của nhân viên. Khi khả năng giao tiếp của nhân viên càng tốt thì hiệu suất công việc của họ sẽ càng được cải thiện tích cực.
• Thành tích cá nhân: Thành tích cá nhân sẽ phản ánh những nỗ lực trong công việc của nhân viên trong thời gian dài hoặc trong những thời điểm nhất định. Nếu nhân viên có thành tích cá nhân kém thì có nghĩa nhân viên đang có hiệu suất công việc thấp.
• Tính kỷ luật: Nhân viên sẽ khó đạt được hiệu suất công việc tốt nếu họ thiếu kỷ luật, thường xuyên đi muộn, về sớm, bỏ bê công việc. Tuân thủ kỷ luật để vượt trội hơn về hiệu suất công việc là 2 yếu tố có tính liên hệ mật thiết với nhau.
• Khả năng làm việc nhóm: Với những công việc đòi hỏi sự kết nối, làm việc nhóm thì nhân viên càng có khả năng làm việc nhóm tốt, hiệu quả thì hiệu suất công việc sẽ càng được cải thiện.
• Khả năng lãnh đạo: Với nhân sự ở vị trí quản lý thì khả năng lãnh đạo sẽ giúp cho nhân viên và cả team cải thiện được hiệu suất làm việc. Khả năng lãnh đạo thường thể hiện ở các khía cạnh như năng lực điều phối công việc, thưởng phạt, khích lệ, tạo động lực cho nhân viên,…
• Khả năng hỗ trợ: Các nguồn lực hiện tại, các bộ phận hỗ trợ của doanh nghiệp có khả năng hỗ trợ tốt cho nhân viên sẽ giúp họ đạt được hiệu suất công việc tốt hơn. Ví dụ như nhân viên kinh doanh nếu có sự hỗ trợ tốt từ đội ngũ back-sale sẽ tập trung được thời gian, sức lực để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh với hiệu suất vượt trội hơn.

Hiệu suất làm việc là gì? Cách tăng hiệu suất làm việc 5 sao

Vì sao cần nâng cao hiệu suất làm việc?

Khi nhân viên của bạn nâng cao, cải thiện được hiệu suất công việc sẽ giúp doanh nghiệp, nhà quản lý và chính nhân viên đạt được nhiều lợi ích ý nghĩa như:

• Giảm lãng phí: Kết quả đánh giá hiệu suất công việc sẽ giúp nhà quản lý xác định được nhân viên của mình đang sử dụng nguồn lực như thế nào để hoàn thành công việc. Họ có đang làm việc một cách cầm chừng, đối phó hay thậm chí gây lãng phí nguồn lực của công ty hay không. Từ đó, nhà quản lý có thể lên kế hoạch quản trị, kiểm soát để giảm thiểu lãng phí nguồn lực doanh nghiệp.

Ví dụ:

Nhân viên tuyển dụng của bạn cần đến 2 tuần để tuyển được 1 lập trình viên. Thời gian tuyển dụng như vậy là quá lâu, thậm chí lãng phí thời gian vì trung bình với các công ty công nghệ tương đương, thời gian tuyển dụng 1 lập trình viên mới chỉ khoảng 1 tuần. Bạn có thể yêu cầu nhân viên tuyển dụng tìm cách giảm thiểu thời gian tuyển được 1 lập trình viên mới, ít nhất bằng với mức trung bình ở các công ty khác, có quy mô, vận hành tương đương công ty của bạn.

• Giảm chi phí: Khi bạn đã có kế hoạch và triển khai quản lý, quản trị doanh nghiệp phù hợp, chặt chẽ, đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực công ty thì tất yếu công ty của bạn sẽ giảm thiểu được chi phí cần bỏ ra.

Ví dụ:

Trước đây team sản phẩm của bạn có 10 lập trình viên có 1 năm kinh nghiệm. Quỹ lương của team khi đó là 100 triệu đồng. Team triển khai công việc không đạt mục tiêu ra mắt sản phẩm mới như kỳ vọng. Bạn tiến hành thay đổi team với việc tuyển 1 trưởng nhóm có 5 năm kinh nghiệm và giữ lại 5 lập trình cũ của team. Quỹ lương cho team lúc này là 70 triệu đồng.

Team giảm người, giảm quỹ lương, giảm chi phí công ty cần bỏ ra nhưng hiệu quả công việc đạt cao hơn.

• Cải thiện năng suất: Khi đánh giá được hiệu suất công việc nhân viên của nhân viên. Bạn sẽ có căn cứ để xác định nhóm nhân viên đang có hiệu suất thấp. Từ đó bạn sẽ lên được phương án giúp nhân viên cải thiện năng suất làm việc. Ví dụ như: nâng cấp hệ thống máy móc, tiến hành đào tạo bổ sung, thuyên chuyển vị trí công tác mới phù hợp hơn, tuyển dụng nhân viên mới đáp ứng yêu cầu công việc…

• Sử dụng nguồn nhân lực tối ưu: Nhân sự về bản chất là câu chuyện sắp xếp người đúng việc và bố trí việc đúng người. Thông qua việc đánh giá và nâng cao hiệu suất công việc, bạn sẽ có căn cứ để triển khai kế hoạch nhân sự, sử dụng nguồn nhân lực tối ưu.

Ví dụ:

Thông qua đánh giá hiệu suất, bạn nhận thấy nhân viên kinh doanh không đảm bảo hiệu suất như kỳ vọng. Bạn có thể trao đổi, tìm hiểu nguyện vọng, thế mạnh của nhân viên và có thể điều chuyển nhân viên về vị trí back-sale – hỗ trợ kinh doanh. Việc điều chuyển vị trí công việc này là một trong những cách giúp công ty của bạn sử dụng nguồn nhân lực tối ưu.

• Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp: Làm ra được nhiều kết quả hơn và giảm thiểu tối đa chi phí cần bỏ ra – hay nói cách khác là cải thiện hiệu suất tổng thể là một trong những cách quan trọng để doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Chỉ khi cải tiến được về hiệu suất, doanh nghiệp của bạn mới có căn cứ vững chắc để cạnh tranh được với đối thủ về chất lượng sản phẩm, dịch vụ; cạnh tranh về giá cả và xa hơn là cạnh tranh về thương hiệu, niềm tin, sự lựa chọn của khách hàng.

Ví dụ:

Công ty của bạn có thể triển khai hệ thống phần mềm nhân sự trong khoảng 4 tháng. Còn công ty đối thủ cần khoảng thời gian lên đến 6 tháng để khách hàng nghiệm thu dự án. Vậy khoảng thời gian 2 tháng chênh lệch đó chính là việc công ty bạn tối ưu hóa hiệu suất và tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình.

TOP 4 Phương pháp đo lường hiệu suất làm việc

Khi đã tìm hiểu được hiệu suất công việc là gì và ý nghĩa của việc nâng cao hiệu suất thì hãy cùng tìm hiểu thêm phương pháp giúp đo lường hiệu suất hiệu quả nhé.

Có nhiều phương pháp có thể giúp bạn đo lường, đánh giá được hiệu suất công việc của nhân viên. Bạn có thể căn cứ theo ưu nhược điểm của phương pháp, mục tiêu đánh giá cũng như đặc thù của công ty, nhân viên để quyết định áp dụng phương pháp đánh giá nào.

Hiệu suất làm việc là gì? 4 giải pháp tăng hiệu suất làm việc

Nhân viên tự đánh giá

Với phương pháp nhân viên tự đánh giá, nhà quản lý sẽ thiết lập mẫu đánh giá và để nhân viên tự đánh giá về hiệu suất công việc của chính họ. Kết quả đánh giá sau đó có thể được xác định thông qua buổi trao đổi giữa quản lý và nhân viên.

Về ưu điểm:

• Phương pháp tự đánh giá giúp nhân viên của bạn chủ động, tự đánh giá hiệu suất của chính mình theo góc nhìn của nhân viên.
• Giảm thiểu thời gian, nỗ lực đánh giá hiệu suất của quản lý.
• Dễ dàng triển khai thực hiện đánh giá.

Về nhược điểm:

• Tiềm ẩn nguy cơ nhân viên đánh giá phiến diện: tô đậm các mặt tích cực trong hiệu suất làm việc và nói giảm, nói tránh những thiếu sót.

Phản hồi 360 độ

Phương pháp phản hồi 360 độ là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua việc thu thập ý kiến đánh giá từ đa chiều như từ: quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, các bộ phận liên quan, khách hàng, đối tác…

Về ưu điểm:

• Giúp nhà quản lý xây dựng được bức tranh toàn cảnh, nhiều góc cạnh về đánh giá hiệu suất của nhân viên

Về nhược điểm:

• Kết quả đánh giá khó tổng hợp.
• Khó triển khai và thực hiện tốn nhiều nỗ lực.
• Chỉ phù hợp triển khai với các doanh nghiệp, tổ chức có văn hóa đánh giá minh bạch, công bằng, không biến các cuộc đánh giá trở thành nơi công kích cá nhân hay ngược lại là đánh giá cả nể, xuôi chiều.

Sử dụng thang điểm xếp hạng

Với phương pháp thang điểm đánh giá, nhà quản lý sẽ thiết lập mẫu đánh giá với các tiêu chí gắn với thang điểm đánh giá, xếp hạng. Kết quả đánh giá từng tiêu chí sau đó được tổng hợp lại để xác định xếp hạng hiệu suất công việc của nhân viên.

Về ưu điểm:

• Định lượng, khách quan.
• Giúp dễ dàng tổng hợp kết quả, đưa ra quyết định quản trị.
• Dễ dàng thực hiện, triển khai đánh giá.

Về nhược điểm:

• Phụ thuộc nhiều vào trình độ, khả năng đánh giá của nhà quản lý.
• Chỉ quản lý trực tiếp mới có thể đánh giá chuẩn xác về hiệu suất công việc nhân viên theo phương pháp này.

Quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất liên tục là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi liên tục cho nhân viên.

Về ưu điểm:

• Đánh giá được hiệu suất của nhân viên nhanh chóng, kịp thời và thậm chí là theo thời gian thực.
• Giúp tăng tính chủ động trong công việc của nhân viên.
• Tăng cường sự tương tác giữa nhân viên và quản lý.
• Cung cấp dữ liệu kịp thời tránh chệch hướng, rủi ro.
• Nhân viên gắn bó hơn với công ty nhờ nhận được phản hồi hữu ích, giúp cải thiện công việc từ quản lý.

Bí quyết nâng cao hiệu suất làm việc

Để nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp, nhà quản lý bắt buộc và trước hết cần tự nâng cao năng suất công việc của bản thân và tìm cách giúp nhân viên cải thiện năng suất.

Cách giúp bản thân tự nâng cao hiệu suất làm việc

“Chiến đấu” với chính mình để nâng cao hiệu suất làm việc là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo một số bí quyết sau:

• Đặt mục tiêu hợp lý: Khi nguồn lực, khả năng của bạn có giới hạn thì bạn nên đặt mục tiêu hợp lý để nhanh chóng thực hiện được. Nhanh chóng đạt được những kết quả tích cực ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn tiến dần đến với những mục tiêu cao hơn.

Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu SMART: cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và gắn với thời gian thực hiện

• Luôn có kế hoạch cụ thể: Bạn hãy luôn đảm bảo lên kế hoạch trước khi làm việc và chỉ làm việc khi đã có kế hoạch cụ thể. Điều đó sẽ giúp bạn tránh chệch hướng mục tiêu và đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.
• Quản lý thời gian: Quỹ thời gian của tất cả mọi người là như nhau. Bạn hãy dành thời gian đầu tiên trong ngày làm việc để giải quyết các công việc quan trọng nhất. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn đảm bảo được hiệu suất công việc tốt.
• Học cách nói “không”: Với các công việc không quan trọng, không khẩn cấp – bạn hãy học cách nói “không”. Điều đó sẽ giúp bạn dành được nhiều thời gian, sức lực để tập trung làm được những công việc quan trọng hơn.
• Có thời hạn hoàn thành công việc: Luôn đặt thời hạn hoàn thành công việc sẽ giúp bạn có trách nhiệm và đạt hiệu suất công việc cao hơn. Thực tế, hiệu suất công việc sẽ khó đạt được nếu thiếu đi áp lực về việc hoàn thành công việc theo thời hạn đề ra.
• Nghỉ ngơi hợp lý: Những quãng nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp bạn hồi phục được sức khỏe cả thể chất và tâm trí. Điều đó sẽ giúp bạn bắt đầu ngày làm việc hiệu quả, hiệu suất cao hơn. Bạn có thể tham khảo cách làm việc theo chu kỳ làm việc Tomato: 25 phút tập trung cao độ, 5 phút nghỉ ngơi để cải thiện hiệu suất làm việc.
• Cải thiện môi trường làm việc: Môi trường làm việc cũng sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Bạn có thể cải thiện môi trường làm việc của mình, ví dụ như:
• Đảm bảo đủ ánh sáng, không thiếu sáng nhưng không quá gắt, chói mắt.
• Không khí trong phòng làm việc lưu thông, trong lành, thoáng khí.
• Bàn, ghế làm việc phù hợp, thoải mái.

Sử dụng ma trận Eisenhower giúp tăng năng suất làm việc

Cách cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Các nhu cầu, động lực làm việc, hiệu suất làm việc của nhân viên rất đa dạng, khác nhau và cần những cách tác động cải thiện hiệu suất khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, để cải thiện hiệu suất của nhân viên, bạn có thể tham khảo một số cách sau:

• Tìm hiểu các vấn đề khiến hoạt động kém hiệu quả: Bạn nên tìm hiểu các vấn đề khiến nhân viên suy giảm hiệu suất làm việc. Khi giải quyết được các vấn đề gốc rễ, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện tích cực.

Ví dụ:

Nhân viên của bạn vừa trải qua một cú sốc tâm lý thì bạn có thể cho nhân viên được nghỉ phép, thư giãn và bình ổn tâm trí trở lại. Khi nhân viên quay trở lại với công việc, chất lượng và hiệu suất công việc nhân viên thực hiện sẽ đảm bảo ổn định hơn.

• Trao đổi liên tục: Khi nhà quản lý trao đổi liên tục và phản hồi, góp ý phù hợp để giúp nhân viên làm việc tốt hơn sẽ giúp nhân viên cải tiến hiệu suất. Bạn có thể tham khảo cách trao đổi liên tục theo tuần dưới hình thức các buổi check-in của phương pháp quản lý hiệu suất liên tục CPM.
• Đào tạo kiến thức chuyên môn: Với nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc, đầy đủ, nhân viên của bạn sẽ hoàn thành được công việc thuận lợi với hiệu suất công việc tốt. Trường hợp đánh giá hiệu suất nhân viên không đạt yêu cầu, bạn có thể tiến hành tổ chức các khóa đào tạo bổ sung cho nhân viên.
• Môi trường làm việc tích cực: Một môi trường làm việc tích cực là môi trường giúp nhân viên có thể làm việc một cách thuận lợi, đạt hiệu suất tốt. Bạn sẽ khó giúp nhân viên cải thiện được hiệu suất công việc nếu môi trường làm việc thường xuyên phát sinh các xung đột nội bộ, quá ồn ào, bí bách, khó chịu hay không đủ cơ sở hạ tầng để làm việc,…
• Quản lý hiệu suất liên tục: Quản lý hiệu suất liên tục với việc thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn, thường xuyên kiểm tra và đưa ra các phản hồi sẽ giúp nhân viên có thể cải thiện hiệu suất làm việc. Khi áp dụng quản lý hiệu suất liên tục, nhà quản lý nên lưu ý thực hiện với vai trò là người đồng hành, hỗ trợ, góp ý cho nhân viên chứ không tự biến mình thành nhà quản lý vi mô, thậm chí làm thay công việc của nhân viên.

Cách thưởng hiệu suất công việc để tăng hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất làm việc là gì? Thưởng hiệu suất để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên

Thưởng hiệu suất là một trong những biện pháp hữu ích để giúp nhân viên của bạn gia tăng hiệu suất công việc. Để đảm bảo thưởng hiệu quả, thưởng đúng, chính xác cho nhân viên, bạn nên lưu ý một số điểm như:

• Xứng đáng năng lực: Nhân viên có năng lực, đạt được hiệu suất làm việc ở mức nào thì cần được thưởng hiệu suất tương xứng ở mức đó. Ví dụ nhân viên đạt hiệu suất A+ thì cần có chính sách điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi, thăng chức xứng đáng.

Ví dụ:

Nhân viên vượt trên 100% hiệu suất làm việc được kỳ vọng thì bạn có thể áp dụng chính sách tăng lương vượt khung 10%. Nhân viên đạt hiệu suất vượt trội hơn các thành viên khác trong công ty và xứng đáng nhận được mức thưởng hiệu suất vượt khung đó.

• Duy trì thường xuyên: Thay vì tiến hành đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống theo quý, 2 lần / năm hoặc thậm chí là 1 lần / năm.
• Quy định thưởng minh bạch, rõ ràng và thống nhất: Minh bạch, rõ ràng và thống nhất khi triển khai đánh giá hiệu suất, thưởng hiệu suất theo quy định là yếu tố giúp đảm bảo nhân viên của bạn gia tăng mức độ gắn bó, hài lòng với công ty.

Ví dụ:

Cùng là nhân viên làm ở 1 vị trí thuộc 1 bộ phận nếu đạt được mức hiệu suất làm việc như nhau thì cần có mức thưởng hiệu suất như nhau. Việc thiếu công bằng, minh bạch và thống nhất khi thưởng hiệu suất sẽ tất yếu dẫn đến những xung đột trong nội bộ và làm suy giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hiệu suất làm việc là một chỉ số thú vị và hữu ích với thực tế quản trị mỗi doanh nghiệp. Nhìn vào chỉ số này, nhà quản lý có thể nhìn nhận được tương quan giữa kết quả công việc nhân viên đạt được so với chi phí công ty cần bỏ ra.

Để cải thiện, gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải đầu tư thời gian, nỗ lực, áp dụng phương pháp đánh giá, đo lường, khích lệ, thưởng hiệu suất phù hợp, minh bạch, công bằng.