CÁCH GIÚP BẠN XÂY DỰNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG DỄ DÀNG

Chỉ vì bạn không phải là chuyên gia tuyển dụng nhân sự không có nghĩa là bạn không thể có quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp. Chia sẻ những hiểu biết sâu sắc của mình về cách xây dựng quy trình tuyển dụng giúp mang lại những người được tuyển dụng phù hợp.

Đây là tình huống kỳ diệu: bạn có một vị trí mở, một ứng viên hoàn hảo bước qua cánh cửa và quyến rũ bạn bằng tài năng rõ ràng và sự phù hợp với văn hóa của họ. Họ bắt đầu vào ngày hôm sau và tiếp tục trở thành một nhân viên trung thành, hiệu suất cao.

Quy trình tuyển dụng giống như một cây cầu dẫn bạn từng bước, từng bước, đến đúng người được tuyển dụng.

Nếu không có quy trình tuyển dụng, bạn sẽ dễ dàng bị tê liệt trước vực sâu hoặc rơi vào bẫy tuyển dụng như:

“Tôi có một cảm giác tốt về họ” . . . quyết định dựa trên cảm xúc
“Tôi chỉ cần một người vào vị trí đó” . . . suy nghĩ ngắn hạn
“Họ làm tôi thấy đâu đó về bản thân mình” . . . thuê những người giống hệt bạn
Nếu bạn đang thực hiện quy trình tuyển dụng của mình, hãy cung cấp cho các ứng viên khác nhau trải nghiệm khác nhau cho cùng một vai trò hoặc không đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí rõ ràng. . . đó cũng không phải là một quá trình tuyển dụng, đó là miền tây hoang dã. Bạn có thể tuyển dụng, nhưng bạn sẽ bắt đầu lại từ đầu mỗi khi bạn bắt đầu tuyển dụng lại.

Vì vậy, hãy nói về cách chúng ta có thể xây dựng cây cầu đó và loại bỏ công việc nặng nhọc từ việc tuyển dụng của bạn. Với tư cách là người đứng đầu bộ phận nhân sự, tôi đã thấy một quy trình tuyển dụng hiệu quả có thể xoa dịu những cơn đau đầu về tuyển dụng và giúp các nhà quản lý tuyển dụng của chúng ta tự tin thuê những ứng viên tuyệt vời.

Những lợi ích nổi bật của việc có một quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn bao gồm:

• Những người quản lý việc tuyển dụng có một cuốn sách nhỏ để tìm hiểu các phương pháp hay nhất và làm cho việc tuyển dụng tốt hơn
• Sự thiên vị và chủ quan tiềm ẩn được giảm thiểu khi bạn tuân theo một quy trình tiêu chuẩn
• Ứng viên có trải nghiệm nhất quán, tích cực với thương hiệu tuyển dụng của bạn thật dễ dàng để tuân thủ mà không bị bỏ sót bước nào
• Tôi bắt đầu từ đâu? Trước khi chúng ta đi qua các bước xây dựng của quá trình tuyển dụng, có một số câu hỏi chính mà bạn nên xem xét.

Hồ sơ Ứng viên Lý tưởng của tôi là gì? Trước đây tôi đã viết về việc xây dựng Hồ sơ ứng viên lý tưởng : một bài tập xác định các kỹ năng, tài năng và hành vi lý tưởng mà ai đó cần để thành công trong vị trí đang mở của bạn. Biết người bạn muốn thuê sẽ thông báo cho quá trình tuyển dụng mà bạn xây dựng.

Tôi cần biết điều gì đầu tiên về người nộp đơn? Thông tin nào bạn cần ưu tiên? Điều gì sẽ ngay lập tức loại bỏ hoặc đẩy nhanh một người nào đó trong suốt quá trình? Bạn sẽ không bao giờ có thể học mọi thứ bạn cần từ sơ yếu lý lịch hoặc màn hình điện thoại, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu các tiêu chí quan trọng nhất và những điểm nào trong quá trình bạn sẽ đào sâu hơn.
Làm thế nào để tôi biết ứng viên có các kỹ năng, tài năng và cách cư xử để thành công? Nếu bạn đã xác định trong Hồ sơ Ứng viên Lý tưởng của mình rằng ai đó cần phải có một kỹ năng nhất định, làm thế nào bạn biết họ có kỹ năng đó? Việc chứng tỏ họ có một hành vi có ý nghĩa gì đối với bạn?
Ai là các bên liên quan cho việc tuyển dụng ứng viên này? Xác định những ai khác trong tổ chức của bạn có thể cần tham gia vào quá trình tuyển dụng. Ứng viên mới mới này sẽ hợp tác chặt chẽ với ai? Ai nên có tiếng nói trong quyết định tuyển dụng?

Không có cách nào “đúng” để xây dựng quy trình tuyển dụng, nhưng đây là quy trình làm việc cơ bản, hiệu quả mà chúng ta có thể sử dụng.

Tôi sẽ hướng dẫn bạn sáu bước trong quy trình tuyển dụng, trình bày chi tiết mục đích và nội dung cấp cao của chúng. Tôi hy vọng rằng bạn có thể áp dụng khuôn khổ cơ bản này vào bối cảnh của tổ chức của bạn và cải thiện quy trình phỏng vấn của bạn.

Các bước quy trình tuyển dụng

Bước 1: Chọn lọc hồ sơ

Xem xét là giai đoạn đầu tiên khi bạn tiếp nhận ứng viên và cần quyết định có chuyển họ qua quy trình tuyển dụng của bạn hay không. Tại đây, bạn đang xem xét sơ yếu lý lịch cùng với một số câu hỏi chính được thiết kế để hiển thị thông tin đủ điều kiện quan trọng nhất. Ví dụ: bạn có thể hỏi người nộp đơn có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn hoặc liệu họ có chứng nhận cụ thể hay không.

Giữ số lượng câu hỏi đủ điều kiện này (chúng tôi gọi là câu hỏi màn hình sẵn) là 3-5 và dựa vào sơ yếu lý lịch để kể một câu chuyện rộng hơn. Chúng tôi luôn thêm ít nhất một câu hỏi mở vào đơn xin việc. Điều gì khiến bạn trở nên độc đáo? Các câu trả lời có âm giai từ một thực tế thú vị, một bức thư xin việc nhỏ hoặc một câu không mạch lạc.

Hãy nhớ rằng, ở giai đoạn này (và mọi giai đoạn), bạn cần quyết định chuyển người nộp đơn về sang giai đoạn tiếp hoặc loại bỏ họ khỏi quy trình. Chống lại tình trạng tê liệt quyết định khi bạn để ứng viên nán lại trong tình trạng lấp lửng mà không có bất kỳ thông tin liên lạc nào. Nếu họ không phù hợp, hãy gửi cho họ một lời từ chối lịch sự để cả hai có thể tiếp tục các bước sau đó.

Bước 2: Cuộc gọi trao đổi

Giai đoạn tiếp theo trong quá trình tuyển dụng là màn hình điện thoại . Đây là một cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại giữa người quản lý tuyển dụng và ứng viên, thường kéo dài 15-20 phút. Trong giai đoạn này, bạn sẽ kiểm tra các ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn cơ bản cho vai trò và xác thực các giả định của bạn từ việc đọc sơ yếu lý lịch của họ.

Đặt câu hỏi về công việc hàng ngày của họ, những gì họ thích và những gì họ không thích, và tại sao họ lại tìm kiếm một cơ hội mới.

Cuộc gọi trao đổi cũng là cơ hội tốt để đặt câu hỏi về sở thích công việc. Hỏi về môi trường làm việc lý tưởng và văn hóa công ty của họ, người quản lý lý tưởng của họ là người như thế nào và kiểm tra để đảm bảo mức lương bạn đang đưa ra cho vai trò này có phù hợp với kỳ vọng của họ.

Cho ứng viên thời gian để đặt câu hỏi ở giai đoạn này – họ cũng đang xem xét vai trò.

Bước 3: Đánh giá

Giai đoạn tiếp theo là đánh giá . Phần này của quy trình có thể thích ứng và phụ thuộc vào vị trí nhưng thường đánh giá khả năng nhận thức hoặc kỹ năng công việc cụ thể.

Bạn có thể sử dụng một đánh giá chung hoặc một đánh giá được thiết kế đặc biệt cho vai trò. Ví dụ: khi chúng ta thuê kỹ sư phần mềm, các ứng viên sẽ hoàn thành một thử thách viết mã ở giai đoạn này.

Về đánh giá chung, chúng ta có các bài đánh giá Toán học / Lời nói và Tính cách trong Hệ thống Theo dõi Ứng viên của chúng ta mà chúng ta sử dụng cho nhiều vị trí.

Giai đoạn đánh giá có lẽ là giai đoạn linh hoạt nhất trong các bước của quy trình tuyển dụng. Hãy nghĩ về kết quả cấp thiết như thế nào để có sớm trong quá trình và đầu tư tài chính và thời gian.

Trong quy trình tuyển dụng , chúng ta gửi đánh giá sau màn hình điện thoại và xem xét kết quả với các ứng viên trong cuộc phỏng vấn trực tiếp đầu tiên. Cam kết chung này – một khoản đầu tư thời gian của họ để đánh giá sau khi chúng ta xác định rằng chúng ta sẽ có một cuộc họp trực tiếp – có tác dụng với chúng ta và góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho ứng viên.

Bước 4: Phỏng vấn

Các cuộc phỏng vấn trực tiếp là thời gian để đi sâu tìm hiểu. Gía trị cốt lõi của quá trình tuyển dụng sẽ giúp bạn đánh giá kinh nghiệm, tiềm năng và sự phù hợp văn hóa của ứng viên để cuối cùng bạn có thể đưa ra quyết định.

Đối với nhiều vị trí, bạn có thể thấy rằng một cuộc phỏng vấn trực tiếp là đủ.

Đối với các vị trí cấp cao, bạn có thể cần hai hoặc ba cuộc phỏng vấn tùy thuộc vào số lượng các bên liên quan nội bộ cần tham gia. Bất kỳ cuộc phỏng vấn nào nhiều hơn thế rất có thể là quá nhiều cuộc phỏng vấn .

Một lần nữa, hãy cân nhắc các quyết định về việc kéo dài quá trình tuyển dụng.

Các cuộc phỏng vấn – từ việc thiết kế câu hỏi đến xây dựng các kỹ năng bạn cần để trở thành một người phỏng vấn xuất sắc – là một chủ đề tuyệt vời mà chúng ta sẽ đề cập trong các bài viết trong tương lai. Tuy nhiên, để giúp bạn bắt đầu, hãy xem lại câu hỏi này: Làm thế nào để bạn biết ứng viên có các kỹ năng, tài năng và hành vi để thành công? Câu trả lời của bạn cho điều này sẽ hướng dẫn các câu hỏi phỏng vấn bạn đặt ra.

Bước 5: Xác Minh

Sau các cuộc phỏng vấn, bước cuối cùng của quy trình tuyển dụng là xác minh những gì bạn đã tìm hiểu về ứng viên đủ tiêu chuẩn bằng cách tiến hành kiểm tra tham chiếu và đưa ra lời đề nghị .

Bước xác minh có thể là giai đoạn dễ bị bỏ quên nhất trong quá trình tuyển dụng. Khi mọi người nhìn lại việc tuyển dụng không thành công, họ thường hối tiếc vì đã không hoàn thành các bước này. Việc kiểm tra tham chiếu và kiểm tra lý lịch sẽ mất thêm một chút thời gian và tiền bạc để tiến hành, nhưng chúng rất đáng giá. Bạn sẽ không biết chúng thực sự đáng giá bao nhiêu cho đến khi chúng giúp bạn tránh được một vụ tuyển dụng không hiệu quả – có khả năng gây tàn phá, ảnh hưởng doanh nghiệp.

Kiểm tra tham chiếu sẽ xác thực những gì bạn đã tìm hiểu, giúp bạn tự tin rằng bạn đang đưa ra quyết định đúng đắn. Họ cũng có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách quản lý hiệu quả người này.

Điều quan trọng cần nhớ là bạn không tiến hành kiểm tra tài liệu tham khảo nhằm cố gắng làm mất uy tín của ứng viên.  Chúng ta muốn cho rằng con người tốt nhất – vì vậy lập trường của chúng ta khi nói đến bước này là “tin tưởng, nhưng hãy xác minh”.

Bước 6: Cung cấp

Bạn đã làm cho nó đến nay; bây giờ, đã đến lúc đưa ra lời đề nghị hấp dẫn cho ứng viên tốt nhất để gia nhập nhóm của bạn.

Chúng tôi tin rằng việc cung cấp phiếu mua hàng của bạn cũng quan trọng như chính phiếu mua hàng đó. Đừng làm rối nó bằng cách trở nên cẩu thả ở phần cuối! Về bản thân lời đề nghị thực tế, chúng ta sẽ làm rõ điều này. Chúng ta tạo một thư mời chính thức và tập hợp một thư mục phúc lợi để họ xem xét. Sau đó, chúng ta hướng dẫn họ qua từng phần và bao gồm tất cả các lĩnh vực chính: lương thưởng, phúc lợi, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và phát triển nghề nghiệp.

Đó là ở giai đoạn đề nghị, các ứng viên có thể bày tỏ một số do dự. Hỏi họ về những ưu và khuyết điểm mà họ đang cân nhắc trong đầu. Bạn cũng có thể hỏi xem liệu họ có đang xem xét các đề nghị khác hay không. Không phải ai cũng biết đến những chi tiết này, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên bởi có rất nhiều.

Bạn sẽ không chiến thắng tất cả, nhưng bạn sẽ có thể tìm hiểu được điều gì đó từ mỗi người. Không phải ai cũng phù hợp với công ty của bạn và những gì bạn phải cung cấp, nhưng bạn có thể sử dụng phản hồi này để điều chỉnh cách tiếp cận của mình để cạnh tranh hơn.

Thêm một chút hướng dẫn để xây dựng quy trình tuyển dụng của bạn:

Quá trình tuyển dụng sẽ giúp bạn đi đến điểm quyết định cuối cùng này. Bạn không cần phải quyết định tuyển dụng ai đó ở mỗi giai đoạn; bạn chỉ cần quyết định nếu bạn không muốn tuyển dụng họ. Hãy tự hỏi bản thân: Tôi có muốn tìm hiểu thêm không?

So sánh táo với táo (hoặc ‘cookie với cookie’ nếu bạn thích, tôi biết tôi làm vậy) bằng cách đặt những câu hỏi giống nhau, sử dụng các đánh giá giống nhau và đánh giá dựa trên cùng một tiêu chí cho tất cả các ứng viên. Cân nhắc đầu tư vào việc tìm một phần mềm quản lý để tạo điều kiện thuận lợi cho mức độ nhất quán này.

Quá trình này có thể không phải lúc nào cũng chạy giống như một cỗ máy được bôi dầu tốt như dự kiến. Cuộc sống thật lộn xộn: quy trình bị bỏ dở, một bước bị bỏ qua do nhầm lẫn hoặc bạn thêm một bước nữa. Sự linh hoạt là có thể và cần thiết, nhưng cam kết tuân thủ một quy trình tuyển dụng nhất quán sẽ giúp bạn liên tục tạo ra việc tuyển dụng tốt hơn.

Khi bạn xây dựng một quy trình tuyển dụng mà bạn tin tưởng, việc tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn, những nhân viên tuyển dụng tuyệt vời trở nên dễ đoán hơn và bạn có thể quay lại với những gì bạn làm tốt nhất: điều hành doanh nghiệp của mình.

Thực hiện hành động:

Kiểm tra Quy trình Tuyển dụng Hiện tại của Bạn. Hãy tự hỏi bản thân điều gì đang và không phù hợp với bạn, chân dung ứng viên của bạn là gì ? Điều quan trọng là phải hiểu vị trí của bạn ngày hôm nay trước khi quyết định nơi thực hiện thay đổi.
Ghi lại Quy trình Tuyển dụng Lý tưởng của Bạn. Nghiên cứu cách người khác tuyển dụng cho các vị trí tương tự. Hãy đặt mình vào vị trí của ứng viên, sau đó xây dựng một quy trình xoay quanh trải nghiệm lý tưởng.
Triển khai một hệ thống giúp bạn tuân thủ quy trình. Cho dù đó là Hệ thống theo dõi ứng viên hay bảng tính, hãy tìm một cách dễ dàng để thực hiện theo từng bước trong quy trình tuyển dụng của bạn và kéo ứng viên về kênh của bạn.