Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho doanh nghiệp

Phỏng vấn là phần tối quan trọng của quy trình tuyển dụng. Để tuyển được những ứng viên tương thích nhất, những chuyên gia nhân sự và quản trị cần nắm rõ những nguyên tắc của một buổi phỏng vấn hiệu suất cao. Dưới đây, tất cả chúng ta sẽ cùng nghiên cứu và phân tích chi tiết cụ thể về kiến thức và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – khởi đầu từ những mô hình phỏng vấn, tiềm năng, giải pháp đặt câu hỏi, lắng nghe và nhìn nhận ứng viên .

Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Khi được triển khai hiệu suất cao, cuộc phỏng vấn sẽ cho phép nhà tuyển dụng xác lập xem những kỹ năng và kiến thức, kinh nghiệm tay nghề và tính cách của ứng viên có phân phối được nhu yếu việc làm và văn hóa truyền thống doanh nghiệp hay không. Điều này sẽ góp thêm phần giúp nhà tuyển dụng hạn chế rủi ro tiềm ẩn tuyển sai người, giảm thiểu thiệt hại ngân sách vĩnh viễn .Về phía ứng viên, phỏng vấn hiệu suất cao tạo điều kiện kèm theo được cho phép họ hiểu rõ hơn về nhu yếu việc làm, mong ước và sự thích hợp của họ với doanh nghiệp. Xuất phát từ những nguyên do trên, doanh nghiệp cần góp vốn đầu tư thiết kế xây dựng kế hoạch và ngữ cảnh phỏng vấn tuyển dụng cụ thể cho mỗi vị trí nhất định .

Các hình thức phỏng vấn

Hiện nay, có 3 hình thức phỏng vấn được sử dụng thoáng rộng nhất :

• Phỏng vấn qua điện thoại (Telephone interview). Việc trao đổi qua điện thoại là bước đầu tiên để đánh giá xem liệu trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và mức lương mong muốn của ứng viên có phù hợp với vị trí và doanh nghiệp hay không. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ thu hẹp phạm vi ứng viên được mời phỏng vấn trực tiếp.
• Phỏng vấn trực tiếp một đối một (Direct one-on-one interview). Phỏng vấn trực tiếp với ứng viên có thể diễn ra theo hình thức cấu trúc hoặc không cấu trúc. Tùy thuộc vào loại thông tin mà doanh nghiệp cần tìm kiếm, bạn có thể lựa chọn phương pháp tiếp cận hành vi (behavioral), dựa trên năng lực (competency-based) hoặc tình huống (situational).
• Phỏng vấn nhóm (Group interview). Đối với hình thức này, nhà tuyển dụng có thể sắp xếp để phỏng vấn một nhóm ứng viên cùng một lúc. Hoặc, một ứng viên sẽ trao đổi trực tiếp với hội đồng tuyển dụng từ hai người trở lên. Khi có nhiều người cùng tham gia vào quá trình đánh giá ứng viên, quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ đảm bảo tính khách quan cao hơn.

Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

“ Thất bại trong sẵn sàng chuẩn bị – tức là chuẩn bị sẵn sàng để thất bại ”. Đối với kỹ năng và kiến thức phỏng vấn tuyển dụng, điều quan trọng nhất là bạn phải biết mình đang tìm kiếm điều gì ở ứng viên .

Nắm rõ thông tin về vị trí cần tuyển dụng

Chuẩn bị chuẩn bị sẵn sàng một bản diễn đạt việc làm chi tiết cụ thể – nêu rõ những gì bạn thực sự mong ước cho vị trí này. Nếu bạn không có trình độ về việc làm ( ví dụ : bạn là nhân viên nhân sự nhận được nhu yếu tuyển nhân viên cấp dưới marketing từ trưởng phòng marketing ), hãy trò chuyện với người đảm nhiệm chính và bảo vệ rằng bạn hiểu đúng chuẩn ý muốn của họ .Hiểu rõ đặc trưng việc làm của vị trí đang tuyển dụng là điều cực kỳ quan trọng trước khi đăng tin tuyển dụng. Bạn cần điều tra và nghiên cứu chi tiết cụ thể những kỹ năng và kiến thức và phẩm chất thiết yếu so với vị trí này – cũng như những trách nhiệm hàng ngày và KPI cần đạt được. Ngoài ra, cần bảo vệ toàn bộ mọi người trong bộ phận tuyển dụng đều hiểu và thống nhất về những tiêu chuẩn này .

Lựa chọn ứng viên

Bước tiên phong bạn cần làm là xác lập những câu hỏi đơn cử để nhìn nhận xem ứng viên có chiếm hữu những năng lực quan trọng với việc làm hay không. Khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, nghiên cứu và điều tra thật kỹ nội dung trong đó. Nếu hoàn toàn có thể, hãy cho điểm từng ứng viên dựa trên những tiêu chuẩn trong diễn đạt việc làm .

Liên hệ ứng viên

Bạn nên tránh gọi điện ứng viên vào những lúc họ đang bận việc làm hoặc nghỉ ngơi như giữa trưa hay buổi tối. Khi trao đổi với ứng viên, bạn cần thông tin rõ ràng, ngắn gọn nhưng vừa đủ đủ những ý bạn muốn nói. Dù đã có kinh nghiệm tay nghề hay chưa, bạn nên thực hành thực tế trước nhằm mục đích bảo vệ thông điệp truyền tải sẽ khiến ứng viên cảm thấy chăm sóc đến công ty của bạn và vị trí đang tuyển dụng. Đối với chất giọng, bạn nên luyện giọng nói để có chất giọng trẻ trung và tràn trề sức khỏe, dễ nghe. Tránh sử dụng âm địa phương, gây khó hiểu cho người nghe .

Đọc thêm: Các nguồn tuyển dụng – Cẩm nang ngành nhân sự

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng: Phương pháp đặt câu hỏi

Một câp quản trị / nhân viên nhân sự có kỹ năng và kiến thức phỏng vấn tuyển dụng tốt sẽ luôn sẵn sàng chuẩn bị trước về nội dung những gì sẽ trao đổi với ứng viên. Thông thường, một bộ câu hỏi phỏng vấn sẽ gồm có những dạng câu hỏi sau đây :

1. Câu hỏi chung

Mục đích của những câu hỏi này là nhằm mục đích xác nhận lại thông tin ghi trên CV của ứng viên, cũng như khám phá động cơ của họ khi ứng tuyển vào vị trí này. Các câu hỏi thuộc dạng này hoàn toàn có thể kể đến như :

• Bạn đã làm việc ở công ty cũ trong thời gian bao lâu? Nhiệm vụ chính của bạn gồm những gì?
• Bạn biết gì về công ty chúng tôi?
• Tại sao bạn mong muốn làm việc tại vị trí này?
• Sở thích của bạn là gì?
• v.v…

2. Câu hỏi hành vi

Các câu hỏi hành vi giúp doanh nghiệp không chỉ xác nhận lại thông tin ghi trong CV, mà còn hiểu rõ hơn về phong thái thao tác của ứng viên. Một số câu hỏi phỏng vấn thường được nhà tuyển dụng sử dụng gồm có :

• Vấn đề lớn nhất bạn từng đối mặt ở công việc cũ là gì?
• Cách thức bạn vượt qua khó khăn trong công việc?
• Bạn đã từng kiêm nhiệm dự án lớn nào tại công ty cũ?
• Theo bạn, phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý là gì?
• Kể về một tình huống bạn thể hiện tư duy cầu tiến – sáng tạo trong công việc.
• v.v…

Thay vì đặt câu hỏi về quy trình thao tác trước kia của ứng viên, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể đưa ra 1 số ít trường hợp nhất định nhằm mục đích nhìn nhận kỹ năng và kiến thức xử lý yếu tố của họ như :

• Bạn sẽ hành động như thế nào khi biết đồng nghiệp của mình gian lận trong vấn đề tài chính?
• Sếp giao cho bạn một nhiệm vụ cần đến sự hỗ trợ của một đồng nghiệp khác có mâu thuẫn với bạn. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
• Bạn sẽ làm thế nào để huấn luyện kỹ năng và thay đổi tư duy cho một nhân viên “cứng đầu” dưới quyền? Kỹ năng cần thiết là gì?

3. Câu hỏi gây áp lực

Đúng như tên gọi, những câu hỏi gây áp lực đè nén nhằm mục đích mục tiêu kiểm tra năng lực chịu áp lực đè nén và giải quyết và xử lý trong những trường hợp mới lạ của ứng viên. Những câu hỏi mẹo như “ Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn mà không làm bể nó ” không riêng gì giảm bớt không khí stress trong buổi phỏng vấn, mà còn giúp nhìn nhận năng lượng phát minh sáng tạo và thích ứng của ứng viên. Nếu vị trí bạn đang tuyển là những vị trí cấp cao – yên cầu sự linh động trong phong thái quản trị – những câu hỏi phỏng vấn dạng này cần được “ xoáy sâu ” hơn nữa .

4. Câu hỏi thăm dò

Chuyên viên phỏng vấn nên xem xét đặt những câu hỏi phụ ( follow-up ) – còn gọi là câu hỏi thăm dò ( probing ) khi không hiểu khá đầy đủ câu vấn đáp của ứng viên, hoặc khi cần thêm một thông tin đơn cử nào đó. Ví dụ :

• Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm về.. . ?
• Tôi không chắc mình đã hiểu. Bạn có thể cho tôi biết thêm về…?
• Tôi không chắc bạn muốn nói gì.. . Bạn có thể nêu ví dụ không?
• Đây là những gì tôi nghe bạn nói.. . Tôi đã hiểu chính xác chưa?
• Bạn có thể cho tôi một ví dụ về.. . ? Điều gì khiến bạn cảm thấy như vậy?

Chuẩn bị bộ câu hỏi trước phỏng vấn là rất quan trọng – tuy nhiên, nhà tuyển dụng không nên “ gò bó ” với một list những câu vấn đáp lý tưởng trong đầu. Trong hầu hết trường hợp, ứng viên của bạn sẽ không vấn đáp giống như bạn nghĩ. Thay vào đó, hãy tập trung chuyên sâu ghi nhớ những phẩm chất lý tưởng mà một ứng viên tương thích sẽ có .

Đọc thêm: Tổng hợp những câu hỏi phỏng vấn hay và khó nhất

Đặt câu hỏi mở hay đóng?

Một chú ý quan tâm quan trọng trong kiến thức và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là tập trung chuyên sâu đặt nhiều câu hỏi mở hơn. Những câu hỏi này khuyến khích ứng viên vấn đáp cụ thể hơn – nhờ đó giúp bạn hiểu sâu hơn về ứng viên, tính cách, điểm mạnh – điểm yếu, kinh nghiệm tay nghề thao tác, kỹ năng và kiến thức tiếp xúc, thao tác nhóm, xử lý yếu tố, mức độ chăm sóc đến việc làm … của họ .Ví dụ câu hỏi mở :

• Bạn hãy chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong quá khứ.
• Bạn đang muốn đạt được điều gì từ vị trí tiếp theo của mình?
• Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của chúng tôi?
• Tại sao bạn lại rời bỏ công việc gần đây nhất?
• Mối quan hệ của bạn với người quản lý trước đây như thế nào? Bạn có thể cải thiện mối quan hệ đó bằng cách nào?
• Mô tả phong cách quản lý của bạn.

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng

Quá trình phỏng vấn hoàn toàn có thể gây căng thẳng mệt mỏi cho cả người phỏng vấn và ứng viên. Ở cương vị nhà tuyển dụng, bạn nên cố gắng nỗ lực giúp ứng viên cảm thấy tự do ngay từ khi họ bước vào phòng. Bằng cách giúp họ cảm thấy thư giãn giải trí và tự do, bạn sẽ có thời cơ hiểu rõ hơn về năng lượng và tính cách của ứng viên .Tùy tình hình đơn cử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp xếp nhiều hơn một người phỏng vấn nhằm mục đích bảo vệ tính khách quan trong lựa chọn ứng viên – cũng như tăng trưởng kiến thức và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho những bên tương quan. Nhìn chung, những tiến trình của quy trình phỏng vấn tuyển dụng gồm có :

• Giới thiệu. Trước khi bắt đầu, bạn có thể dành vài phút trao đổi về các chủ đề như thông tin cá nhân, thời tiết, cuộc sống… hoặc một mối quan tâm cụ thể được ứng viên liệt kê trong hồ sơ. Đây là bước quan trọng nhằm tạo sự thoải mái cho ứng viên, tạo điều kiện cho cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn.
• Đặt câu hỏi. Thông thường, trình tự phỏng vấn sẽ bắt đầu từ các câu hỏi chung, đến câu hỏi hành vi và cuối cùng là câu hỏi gây áp lực. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể linh động thay đổi trình tự này tùy vào đặc thù vị trí tuyển dụng.
• Tổng kết. Sau khi tạo điều kiện cho ứng viên đặt câu hỏi, bạn nên cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn và thông báo thời điểm dự kiến sẽ có kết quả.
• Kiểm tra sau phỏng vấn. Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu làm một bài kiểm tra tính cách (Predictive Index – PI) hoặc một case study thực tế nhằm đánh giá chính xác hơn năng lực và thái độ của ứng viên.

Các chủ đề phỏng vấn

Sau đây là gợi ý một số ít chủ đề mà nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể đưa vào quy trình đối thoại với ứng viên :

Nghệ thuật phỏng vấn: Học cách lắng nghe

Để bảo vệ ý nghĩa của buổi phỏng vấn so với quy trình quyết định hành động tuyển dụng, bạn sẽ không chỉ cần đến kiến thức và kỹ năng đặt câu hỏi – mà còn phải biết lắng nghe hiệu suất cao .“ Nói thì dễ hơn là làm ”. Xu hướng của tất cả chúng ta là thường tập trung chuyên sâu vào những gì mình nói hơn là những lắng nghe. Để thành thục kỹ năng và kiến thức phỏng vấn tuyển dụng, bạn cần rèn luyện nói càng ít càng tốt. Dưới đây là một số ít mẹo giúp bạn cải tổ năng lực lắng nghe :

• Giảm thiểu các tác nhân gây mất tập trung từ bên trong và bên ngoài (ví dụ: phỏng vấn ở một nơi yên tĩnh); chỉ tập trung hoàn toàn vào những gì ứng viên đang nói.
• Lắng nghe câu trả lời đầy đủ trước khi đặt câu hỏi tiếp theo.
• Làm rõ các câu trả lời của ứng viên nếu cần thiết và hỏi xem họ có cần thêm thông tin hay không. Đôi khi, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc trình bày lại câu trả lời của ứng viên bằng lời của chính họ.
• Theo dõi biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của người được phỏng vấn.

Ghi chú và đánh giá

Nguyên tắc chung của kỹ năng và kiến thức phỏng vấn tuyển dụng là tập trung chuyên sâu vào ứng viên khi họ đang vấn đáp. Quan sát ngôn từ khung hình của họ và lắng nghe cẩn trọng những gì họ đang nói .Đừng nỗ lực ghi chú khi ứng viên đang trình diễn ; bạn hoàn toàn có thể làm điều đó sau khi họ san sẻ xong. Đối với phỏng vấn hội đồng, những thành viên khác nên ghi chú khi câu hỏi đang được vấn đáp, nhưng hãy bảo vệ rằng mình cũng đang lắng nghe và nhận thức được ngôn từ khung hình của ứng viên .Mỗi thành viên nên cho điểm ứng viên theo từng tiêu chuẩn khi cuộc phỏng vấn diễn ra. Hãy cố gắng nỗ lực hoàn thành xong khâu này sớm – vì sau 45 phút, bạn sẽ không nhớ rõ những câu vấn đáp trước đó. Nếu hoàn toàn có thể, hội đồng phỏng vấn nên tranh luận về từng ứng viên ngay sau khi họ rời khỏi phòng và thống nhất về điểm số của họ về những tiêu chuẩn đề ra .

Đánh giá sau phỏng vấn

Do ảnh hưởng tác động của thiên kiến cá thể và nhiều yếu tố khác, việc nhìn nhận ứng viên sau phỏng vấn thường không bảo vệ vừa đủ tính khách quan. Trong thực trạng đó, bạn nên xem xét sử dụng một mạng lưới hệ thống thang điểm – đặc biệt quan trọng khi cần phỏng vấn số lượng lớn .Một quan tâm so với kiến thức và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là cần tránh so sánh những ứng viên với nhau trước khi so sánh với thang điểm chung. Chỉ nên triển khai bước này khi bạn lên kế hoạch chốt số lượng ứng viên tuyển dụng .

Đánh giá theo cảm tính là một sai lầm đáng tiếc lớn trong kỹ năng và kiến thức phỏng vấn tuyển dụng. Khi bạn ‘ thích ’ một ứng viên, điều đó thường có nghĩa là họ đã rất giỏi trong việc kiến thiết xây dựng mối quan hệ, hoặc họ nhắc nhớ bạn về một người mà bạn thích .Tương tự như vậy, cảm xúc không thực sự chăm sóc đến ai đó thường ám chỉ rằng ứng viên đang lo ngại, hoặc nói / làm điều gì đó khiến bạn nhớ đến người mà bạn không thích hoặc không hợp .Những tín hiệu trên đây KHÔNG phải là tín hiệu cho thấy ứng viên hoàn toàn có thể triển khai xong công việc tốt như thế nào – mặc dầu nó hoàn toàn có thể cho bạn biết phần nào sự tương thích của họ với đội nhóm. Tuy nhiên, trừ khi đây là một yếu tố quan trọng trong diễn đạt việc làm, còn thì bạn không nên để nó ảnh hưởng tác động đến quyết định hành động tuyển dụng .

Đọc thêm: Top 10 thách thức trong tuyển dụng & Giải pháp khắc phục

Tổng hợp những lưu ý chính về kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng

• Nghiên cứu hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn: Ngoài CV ra, bạn có thể nghiên cứu profile của ứng viên trên Facebook, LinkedIn và những trang mạng xã hội khác để hiểu rõ hơn về năng lực và tính cách thực sự của họ.
• Giữ thái độ vui vẻ và thân thiện: Việc làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn thu thập được càng nhiều thông tin về họ càng tốt. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên thực hiện những cử chỉ thân thiện như mỉm cười, gật đầu, giao tiếp bằng mắt, v.v… Điều này sẽ giúp ứng viên cởi mở hơn – nhờ đó, bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin hữu ích về họ hơn.
• Ghi chú: Việc ghi chú đặc biệt quan trọng khi phỏng vấn số lượng lớn. Càng ghi chép nhiều thông tin, bạn càng dễ dàng ra quyết định chính xác hơn.
• Chú ý lắng nghe: Một sai lầm của nhiều nhà phỏng vấn tuyển dụng là nói quá nhiều về công ty và công việc cần làm. Điều này không chỉ gây mất thời gian, giảm bớt lượng thông tin bạn thu thập được, mà còn khiến ứng viên có ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy luôn để ứng viên đóng vai trò chính trong cuộc phỏng vấn.

Lời kết

Lựa chọn tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ có khi đúng – và có khi sai. Ở cương vị đảm nhiệm phỏng vấn và tìm kiếm nhân tài, bạn phải liên tục thực hành thực tế kiến thức và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – trải qua tìm đọc tài liệu, trao đổi với đồng nghiệp cũng như kinh nghiệm tay nghề thực tiễn. Ngoài ra, tham gia vào một khóa học phỏng vấn chuyên nghiệp cũng là lựa chọn rất đáng để xem xét. Cùng với thời hạn, chắc như đinh doanh nghiệp của bạn sẽ dần cải tổ chất lượng quá trình tuyển dụng .

Source: https://intalents.co
Category: Kĩ năng phỏng vấn