PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để quản lý PO hiệu quả

PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề lạ lẫm so với những cá thể, tổ chức triển khai, đặc biệt quan trọng là những doanh nghiệp thương mại. Vậy trong thực tiễn PO là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với những hoạt động giải trí thương mại ? Hãy cùng Sapo. vn khám phá ngay trong những san sẻ dưới đây .

1. PO là gì?

PO ( Purchase Order ) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung ứng để chuyển nhượng ủy quyền được cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ .

PO có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại

Đơn đặt hàng phải gồm có toàn bộ những chi tiết cụ thể về thanh toán giao dịch của doanh nghiệp, gồm có giá trên mỗi đơn vị chức năng mà 2 bên mua và bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng loại sản phẩm được mua, gồm có những chi tiết cụ thể như mẫu mã, sắc tố, …
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa những pháp luật thanh toán giao dịch và luân chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi những khoản thanh toán giao dịch trong tương lai được thuận tiện hơn và khớp với hồ sơ luân chuyển .

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng so với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như nhìn nhận những yếu tố tương quan tới đơn hàng .
Ví dụ, hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ gồm có số lượng sản phẩm & hàng hóa, Ngân sách chi tiêu, pháp luật, thực trạng thanh toán giao dịch cũng như nhiều điều kiện kèm theo khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm những dịch vụ và vật phẩm để những thanh toán giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn .

Với khá đầy đủ thông tin thiết yếu, PO giúp bảo vệ tính pháp lý và nhu yếu nhập hàng của người mua
PO được cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu yếu, mong ước của họ trải qua nhà cung ứng. Cả 2 bên hoàn toàn có thể sử dụng chúng trong những trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi .
Cung cấp những tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như thực trạng giao hàng cho những nhóm shopping, kinh tế tài chính và quản lý và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, ngân sách sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ hoàn toàn có thể nhìn nhận và đưa ra kế hoạch tiêu tốn tương thích hơn .
PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi này, PO hoàn toàn có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung ứng gật đầu .
Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quy trình truy thuế kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn bảo vệ về quy trình phát hành, giải quyết và xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng .

2. Nội dung chính của PO

Để bảo vệ tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như khá đầy đủ thông tin thiết yếu cho quy trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ gồm có những yếu tố cơ bản sau :

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán / người mua : Tên, thông tin liên hệ
• PIC
• Mô tả về sản phẩm & hàng hóa / loại sản phẩm
• Số lượng sản phẩm & hàng hóa / mẫu sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của mẫu sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán giao dịch
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện kèm theo đặc biệt quan trọng như Discount, FOC, …
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Invoice thường được lập sau khi hành động mua hàng đã diễn ra

3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán sản phẩm & hàng hóa. Nhiều quan điểm cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tiễn, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định và đánh giá rõ ràng qua một số ít yếu tố sau :

• Đơn đặt hàng ( PO ) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị sẵn sàng khi cần đặt hàng những loại sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục tiêu là tàng trữ thanh toán giao dịch mua / bán đã diễn ra và nhu yếu thanh toán giao dịch khi những mẫu sản phẩm đã được xuất kho .
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua .
• PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu yếu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã triển khai thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động hóa và quản trị nợ công trên những ứng dụng quản trị hóa đơn .
• PO thường nhu yếu rõ về những thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua và bán loại sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, những hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quy trình bán hàng cũng như tàng trữ chứng từ để Giao hàng quy trình kết toán .

Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất
Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh gọn, tùy chỉnh mẫu in hóa đơn cho shop .

XEM NGAY

4. Quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng mô hình kinh doanh thương mại mà quy trình tiến độ mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thường thì những bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quá trình như sau :

– Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp. 

– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 

– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 

– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.

– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 

– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 

– Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, thế cho nên việc quản trị PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra trong quy trình thao tác với nhà cung ứng .

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
• Tạo dựng những hạn chế về ngân sách tương quan đến ngân sách bằng việc phân loại mẫu sản phẩm, dịch vụ thiết yếu để bổ trợ hàng tồn dư cũng như tách những khoản mua thành nhiều hạng mục .
• Triển khai mạng lưới hệ thống phê duyệt mua hàng để hoàn toàn có thể trấn áp yếu tố ngân sách cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình tiến độ phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể ngăn ngừa việc mua hàng không đạt nhu yếu, đặc biệt quan trọng là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một mẫu sản phẩm .
• Đưa ra những đề mục cần kiểm tra để nhìn nhận và bảo vệ chất lượng, giúp duy trì tài liệu đúng mực của những đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và bảo vệ toàn bộ những chi tiết cụ thể đều được điền đúng chuẩn, gồm có cả những thông tin quan trọng như số lượng mua, giá thành hay cụ thể luân chuyển cung như những khoản thuế đánh vào sản phẩm & hàng hóa của bạn .
• Quản lý hồ sơ và tài liệu để bảo vệ quy trình truy thuế kiểm toán. Hồ sơ cần được tàng trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt quan trọng là bảo vệ về tính bảo mật thông tin cho những chứng từ .
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, gồm có những thông tin tương quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được tàng trữ cùng những tài liệu tương quan .

Với những shop kinh doanh nhỏ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản trị nhanh gọn ngay trên những ứng dụng quản trị bán hàng để bảo vệ năng lực tàng trữ cũng như quản trị một cách hiệu suất cao .
Phần mềm quản trị bán hàng sẽ giúp bạn quản trị và theo dõi hàng loạt quy trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản trị cụ thể hàng loạt nhà phân phối và nợ công để thống kê giám sát ngân sách nhập hàng và thanh toán giao dịch đúng hạn .

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.  

Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động giải trí thương mại. Sapo. vn kỳ vọng rằng những san sẻ trên của chúng tôi hoàn toàn có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất cao khi tiến hành PO cũng như quản trị thuận tiện hơn .

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp