Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

Workflow là gì và mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về Workflow và cách xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Workflow là gì?

Mô phỏng quy trình WorkFlowChúng ta hoàn toàn có thể phân tách nghĩa của từ Workflow là làm 2 phần gồm có “ Work ” nghĩa là việc làm, “ flow ” nghĩa là dòng chảy. Flow đi chung với Work nghĩa là dòng chảy việc làm, luồng việc làm hay gọi là quy trình tiến độ việc làm .Workflow được hiểu là một quá trình tái diễn, gồm có những trách nhiệm cần phải hoàn thành xong theo một tiến trình đơn cử .

Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của quy trình. Giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót, thời gian xử lý “tắc nghẽn” trong công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Lợi ích của Workflow là gì? Hay nói cách khác tại sao bạn cần sử dụng Workflow? Một số lợi ích sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp một cách trực quan

Workflow phân phối cho doanh nghiệp một sơ đồ mang tính logic có trình tự. Với giải pháp sơ đồ trực quan, mọi việc làm được biểu lộ rõ ràng hơn .Việc sắp xếp theo sơ đồ tư duy sẽ hạn chế tối đa sai sót của việc làm khi Open quá tải. Sự linh động trong sắc tố và cách tóm tắt việc làm sẽ thuận tiện để doanh nghiệp chớp lấy hiểu rõ việc làm chính cần triển khai .Truyền tải bằng trực quan là điều mà bất kể doanh nghiệp nào cũng ưu thích. Ấn tượng của người nhìn vào công cụ sẽ kích thích sự ghi nhớ logic của trí não. Từ đó việc làm sẽ tuần tự triển khai xong không thiếu sót như khi chưa có ứng dụng .

Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự

Workflow là gì và khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quá trình và hoạt động giải trí hơn so với những doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình tiến độ việc làm và update chúng mỗi khi công ty tăng trưởng sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện phát hiện những điểm dư thừa và giảm thiểu sự tiêu tốn lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi tiến trình việc làm bằng mắt sẽ khó phát hiện ra những điểm dư thừa này .Việc tiến hành quản trị workflow vào những hoạt động giải trí hàng ngày được cho phép doanh nghiệp trấn áp được hàng loạt hoạt động giải trí từ đầu đến cuối, thuận tiện hơn khi thực thi những biến hóa để cải tổ quá trình thao tác, vô hiệu những bước, vai trò và hoạt động giải trí không thiết yếu .

Giảm chi phí vận hành

Workflow là gì và một sơ đồ Workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí cũng và gia tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.

3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc

( Nội dung được biên dịch từ lucidchart.com )

Vào những năm 1980, công trình của W. Edwards Deming ( kỹ sư, nhà thống kê, giáo sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý của Hoa Kỳ. Deming là người đi tiên phong trong quản lý chất lượng. Ông đưa ra hệ thống lý thuyết về kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê, từ đó hình thành một triết lý mới về quản lý công việc) và Joseph M. Juran (kỹ sư và tư vấn quản lý người Mỹ sinh ra ở Romania. Ông là một người truyền bá chất lượng và quản lý chất lượng) đã đưa ra nhiều lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc trong quy trình kinh doanh. Hiện nay, những lý thuyết này vẫn được ứng dụng hiệu quả.

• Six Sigma: Sử dụng một phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê, Six Sigma nhằm mục đích loại bỏ lỗi ở các sản phẩm cuối trong quá trình sản xuất – mục tiêu không có quá 3,4 lỗi/ một triệu sản phẩm. Six Sigma liên quan đến kỹ năng quan sát, phân tích và thử nghiệm quy trình. Hai phương pháp sử dụng phổ biến trong Six Sigma là DMADV (Xác định, Đo lường, Phân tích, Thiết kế, Xác minh) và DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát).
• Quản lý chất lượng toàn diện: Lý thuyết này nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như môi trường làm việc, nhấn mạnh sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn giữa các bộ phận và nhân viên.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Sử dụng các thuật toán để phân tích mọi cấp độ.Tái cấu trúc quy trình kinh doanh liên quan đến việc xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh theo các điều kiện thay đổi.
• Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Lý thuyết này tập trung vào việc loại bỏ chi phí và lãng phí dư thừa, tạo ra một tổ chức “tinh gọn” để duy trì khả năng cạnh tranh với những thay đổi và bất ổn của thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc (TOC): Lý thuyết này nhằm xác định mối liên kết yếu nhất – ràng buộc – và loại bỏ nó.

4. Xây dựng Workflow hiệu quả trên hệ thống phần mềm FastWork.vn

Ví dụ về xây dựng quy trình Workflow trên FastWork

Để xây dựng được Workflow hiệu quả với doanh nghiệp của bạn, trước tiên bạn cần xác định được Workflow là gì? Đó là một ý tưởng tốt để phân tích Workflow đầy đủ cho mọi nghiệp vụ và quy trình trong doanh nghiệp của bạn. 

Mỗi việc làm và doanh nghiệp khác nhau, sẽ nhu yếu bạn nghiên cứu và phân tích Workflow trên những góc nhìn khác nhau. Tuy nhiên, trong thực tiễn sẽ dựa trên việc vấn đáp những câu hỏi sau :

• Chúng ta làm gì?
• Chúng ta làm điều đó như thế nào?
• Tại sao chúng ta làm điều đó?
• Những bộ phận nào làm gì?
• Những người tham gia công việc đó sẽ có vai trò gì?

Vậy FastWork WorkFlow là gì và xây dựng WorkFlow như thế nào? Với bản chất là một phần mềm hỗ trợ xây dựng và số hóa quy trình chuyên nghiệp, FastWork WorkFlow giúp số hóa toàn bộ quy trình trên giấy trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm và tổ chức thành tầng dữ liệu.

Tham khảo thêm: Giới thiệu FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc 

• FastWork Workflow có sẵn các trường thông tin cần thiết để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn theo từng vị trí công việc theo phòng ban.
• Phần mềm có khả năng tự động giao việc cho nhân viên – được gọi là một luồng công việc (workflow).
• Mỗi luồng như vậy được thiết lập từ nhiều giai đoạn (stage), được vận hành bởi các nhiệm vụ (job) lần lượt đi qua từng giai đoạn.
• Trong mỗi job có thể chia thành nhiều đầu việc nhỏ (task) để dễ dàng quản lý.
• Chỉ cần thiết lập quy trình mẫu, khi triển khai công việc có quy trình thực hiện, bạn chỉ cần gán công việc vào quy trình có sẵn, tất cả các tác vụ thực hiện sẽ được tự động theo cấu hình trước đó.

Ngoài thiết lập quy trình tiến độ nội bộ phòng, FastWork WorkFlow còn tương hỗ thiết lập cũng như link tài liệu, tiến trình liên phòng ban để tạo thành một quá trình khép kín trong doanh nghiệp. Ví dụ : Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – Nghiên cứu và tăng trưởng mẫu sản phẩm .Sơ đồ quy trình tuyển dụng được số hóa trên FastWork Workflow

FastWork Workflow mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình công việc theo từng phòng ban, vị trí hiệu quả
• Tối ưu thời gian xử lý công việc
• Phát hiện và xử lý nhanh các điểm tắc nghẽn trong quy trình công việc
• Tự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh
• Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực
• Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh

Bên cạnh đó, ứng dụng quản trị tiến trình FastWork WorkFlow giúp số hóa toàn bộ những quy trình tiến độ thực tiễn trong doanh nghiệp. Như vậy hoàn toàn có thể doanh nghiệp hoàn toàn có thể link việc làm của nhiều quy trình tiến độ và phòng ban khác nhau. Từ đó giảm tải sự cồng kềnh và tránh ùn tắc trong việc làm .

Bạn có thể tìm hiểu quy trình xây dựng Workflow trên FastWork Workflow qua video dưới đây.

Tìm hiểu Workfow trên FastWork

Không chỉ thiết kế được quy trình làm việc chuẩn cho doanh nghiệp, Fastwork Workflow còn có tính năng chuẩn hóa quy trình với thông tin và dữ liệu thống nhất. Người dùng có thể cập nhật quy trình, công việc, deadline,.... trên phần mềm này. Nhà quản lý cũng có thể giao việc nhanh chóng đến từng phòng ban, cá nhân thông hệ thống chuyển giao công việc. 

FastWork Workflow cho phép sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành IOS và Android. Giúp người dùng có thể quản lý và thực hiện công việc dễ dàng trên di động và laptop dù ở bất cứ nơi đâu. 

Quý doanh nghiệp quan tâm đến FastWork Workflow, vui lòng nhấn Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ đến Hotline 098-308-9715 để được hỗ trợ và cung cấp Demo Free!

Đăng ký tư vấn

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp