Quy trình xây dựng chân dung ứng viên (Phần 1)

Xây dựng được chân dung ứng viên chất lượng cao có thể tốn nhiều thời gian, nhưng quá trình này có thể không phức tạp như bạn nghĩ. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên dành một khoảng thời gian nhất định cho việc lập kế hoạch và các công tác chuẩn bị liên quan.

Mở đầu trong chuỗi bài viết “Quy trình xây dựng chân dung ứng viên” Tác giả sẽ giới thiệu đến các bạn bước 1 “Thu thập dữ liệu” để xây dựng được một chân dung ứng viên hoàn chỉnh và phù hợp nhất.

BƯỚC 1: THU THẬP DỮ LIỆU

Anna là một chuyên viên thu hút tài năng tại công ty phần mềm Green Tech. Bây giờ nhiệm vụ của Anna là lên kế hoạch làm thế nào để thu hút và tuyển dụng những ứng viên này. Vấn đề là, Anna không biết bắt đầu từ đâu vì cô ấy chưa hề có kinh nghiệm trong thu hút loại ứng viên đó.

Hiểu về chân dung ứng viên

Điều quan trọng đối với Anna là tiếp cận những người có nhiều khả năng trở thành ứng viên nhất. Để làm được điều đó, Anna cần bắt đầu bằng việc xác định chân dung ứng viên.

Như đã đề cập ở phần 1, chân dung ứng viên là một hình mẫu ứng viên lý tưởng, người mà nhà tuyển dụng muốn tiếp cận qua thông điệp nội dung của mình, vì họ có thể có hành động khi nhìn thấy thông điệp đó.

Những người trong đối tượng mục tiêu của bạn sẽ có những đặc điểm chung nhất định. Những đặc điểm này được chia thành ba loại chính: Nhân khẩu học, mối quan tâm, hành vi.

Tham khảo thêm những đặc điểm chung của ứng viên tại đây.

Phác thảo chân dung ứng viên của Anna

Chân dung ứng viên của Anna là: Những người quan tâm đến cơ hội việc làm kỹ sư phát triển web.

Anna biết rằng rất nhiều người đang lên kế hoạch tìm kiếm cơ hội hay thay đổi môi trường vào thời điểm này trong năm. Các thông điệp về gói lợi ích, thông tin các dự án mang tính thử thách của Green Tech có thể hấp dẫn họ.

ĐIỂM LƯU Ý:

• Chân dung ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng tập trung nguồn lực truyền thông vào những người có khả năng quan tâm đến doanh nghiệp của bạn nhất.
• Một hồ sơ lý tưởng phải đảm bảo yếu tố chi tiết và được chứng thực nghiệm thực tế chứ không phải do suy đoán hay cảm tính.
• Chân dung ứng viên chỉ nên tập trung vào một người và phác họa mọi thứ về người đó.

Mẫu template chân dung ứng viên

Như đã đề cập ở phần trước, chân dung ứng viên giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm nhiều loại chi phí, bao gồm chi phí về nguồn lực, về thời gian,…, nhưng việc thiết kế một chân dung đẹp có thể mất khá nhiều thời gian.

Nhằm giúp nhà tuyển dụng sử dụng hiệu quả thời gian hơn, sau đây là mẫu template cơ bản nhất bạn có thể dùng để xây dựng chân dung ứng viên cho doanh nghiệp của mình.

Đây chỉ là những thông tin cơ bản quan trọng nhất, nhà tuyển dụng có thể biến tấu thêm những nội dung khác để có được một chân dung phù hợp hơn.

Tham khảo mẫu Template chân dung ứng viên qua eBook tại đây.

Làm thế nào thu thập dữ liệu để xây dựng chân dung ứng viên?

Bắt đầu xây dựng tính cách ứng viên của bạn bằng cách tạm quên hết mọi thứ bạn đã biết. Thật tốt khi bắt đầu lại từ đầu! Suy cho cùng, một chân dung ứng viên hiệu quả nhất cần dựa trên dữ liệu thực tế, cụ thể chứ không phải suy đoán hay cảm tính.

Khi các marketer tạo ra chân dung khách hàng, trước tiên họ tham khảo dữ liệu khách hàng hiện có và sau đó mở rộng thêm việc nghiên cứu thị trường. Các nhà tuyển dụng nên có cách tiếp cận tương tự, nhưng thay vì xem xét dữ liệu khách hàng, hãy tập trung vào dữ liệu tuyển dụng và những lần tuyển dụng thành công.

Thông thường, các doanh nghiệp thường có xu hướng đầu tư vào các dịch vụ nghiên cứu thị trường như đặt mua các bài báo, thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Ngoài ra một số hình thức nghiên cứu khác bao gồm khảo sát theo nhóm, quiz, phỏng vấn 1:1 với ứng viên hoặc nghiên cứu tại bàn.

Các nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm thông tin này theo nhiều cách khác nhau, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng việc phỏng vấn các nhân viên hiện tại. Để có kết quả khách quan nhất, hãy cân nhắc tập trung nghiên cứu của bạn vào những nhân viên ưu tú trong một vị trí hoặc bộ phận cụ thể và bất kỳ bên liên quan trong quá trình tuyển dụng.

Cụ thể, có hai nơi nhà tuyển dụng cần phải phỏng vấn đầu tiên: 

• Nhân viên hiện tại
• Các bên liên quan

Phỏng vấn nhân viên hiện tại

Cách tốt nhất để bắt đầu thu thập dữ liệu là khảo sát các nhân viên hiện tại. Hãy tập trung vào bộ phận bạn đang tìm kiếm, nhưng cũng đừng quên hãy mở rộng phạm vi khảo sát với nhân viên trong toàn công ty.

Đây là cách hoàn hảo để bắt đầu vì những người làm việc tại công ty của bạn nên thể hiện nhiều đặc điểm mà bạn muốn tìm kiếm ở những người mới tuyển dụng.

Thử đặt một loạt câu hỏi về mục tiêu, động cơ và sở thích. Hãy nhớ rằng, bạn đang cố gắng hiểu điều gì giúp họ thành công tại công ty của bạn – đây sẽ là dữ liệu trọng tâm cho chân dung ứng viên của bạn.

Gợi ý một vài câu hỏi cho các nhân viên hiện tại để có được bức tranh toàn cảnh về hình tượng một nhân viên lý tưởng trông như thế nào tại đây.

Hỏi các bên liên quan trong quá trình phỏng vấn

Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một ý tưởng ​​tuyển dụng mới, nếu không muốn gặp phải những trở ngại về sau, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan khác đều tham gia. Sắp xếp thời gian với bộ phận quản lý, nhà tuyển dụng, người phỏng vấn và các bên cung cấp dịch vụ có liên quan để trao đổi về những điều họ trông đợi trong một đợt Recruitment Marketing mới.

Dưới đây là những lĩnh vực cần đề cập trong cuộc thảo luận của bạn:

• Chức danh công việc. Chức danh công việc đều có sự khác biệt giữa công ty này và công ty khác, vì vậy bạn cần lập một danh sách đầy đủ để đảm bảo có thể tìm thấy các ứng viên phù hợp nhất.
• Họ làm việc ở đâu? Có những công ty cụ thể nào mà bạn đã thành công trong việc tuyển dụng không?
• Họ làm gì? Bộ kỹ năng bạn đang tìm kiếm là gì? Họ có cần thành thạo một số công cụ hoặc công nghệ nhất định không? Hãy suy nghĩ xa hơn bản mô tả công việc. Ví dụ: bạn đang tuyển dụng vị trí Marketing Executive thì bạn đang cần người thiết kế, tạo nội dung hay một chuyên gia khảo sát thị trường?
• Kinh nghiệm. Bạn cần kinh nghiệm ở mức độ nào? Kinh nghiệm tại một loại hình công ty cụ thể có cần thiết không (ví dụ kinh nghiệm tại công ty công nghệ, công ty may, bán lẻ,…)? Việc thiếu kinh nghiệm có khiến ai đó bị loại, hay nếu có thêm kinh nghiệm là điểm cộng?
• Cá nhân. Ứng viên có cần phải ở một vị trí nhất định không? Bạn đang tìm kiếm những người có kiến ​​thức nền nhất định (ví dụ: bằng cấp hoặc chứng chỉ về marketing?) Có trường đại học cụ thể nào mà bạn nhắm mục tiêu không?
• Mục tiêu. Các ứng viên cho vị trí đó thường có những mục tiêu gì? Nguyện vọng của họ là gì? Điều này có thể khó xác định hơn, nhưng bạn nên khéo léo tìm hiểu chúng trong các buổi phỏng vấn với họ.
• Bạn đang tương tác với họ tại đâu? Bạn đang tìm kiếm những ứng viên này ở đâu? Đó có phải là LinkedIn, diễn đàn trực tuyến, Twitter, Facebook, TikTok v.v. không? Làm thế nào để họ tiếp cận? Nó có hiệu quả không?

BẠN CŨNG CÓ THỂ QUAN TÂM

Cách giúp bạn xây dựng quy trình tuyển dụng dễ dàng. Đọc tại đây.

Cải thiện tiếp thị tuyển dụng nâng cao trải nghiệm ứng viên. Đọc tại đây.

Bên cạnh đó, để cập nhật những chỉ số công cụ và công nghệ mới nhất trong Tuyển Dụng, đăng ký tại đây để nhận được báo cáo “Tổng quan tình hình chuyển đổi số trong Tuyển Dụng năm 2021”.