Công việc hành chính văn phòng là gì? – Intalents

Trong suy nghĩ của nhiều người, nhân viên hành chính văn phòng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nghề hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm.

1. Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận thực thi những việc làm tương quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, đảm nhiệm văn thư, tương hỗ cho toàn thể nhân viên cấp dưới … Do đặc thù việc làm như vậy, những bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, tương hỗ lẫn nhau .

2. Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?

Như đã nói ở trên, nhân viên hành chính phải làm khá nhiều việc. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:

2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận những công văn, văn bản, sách vở chuyển đến, xử lý việc làm trong thẩm quyền .Lưu trữ những tài liệu, văn bản tài liệu của công ty .Tiếp nhận và giải quyết và xử lý những trường hợp báo cáo giải trình về thực trạng của nhân viên cấp dưới gồm có : ốm đau, hiếu hỉ, thai sản …Theo dõi những nội quy nề nếp, văn hóa truyền thống công ty .Lập và theo dõi chính sách đãi ngộ để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ cho nhân viên cấp dưới .In ấn những tài liệu thiết yếu theo nhu yếu của những phòng ban .

>> Việc làm hành chính văn phòng

2.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Lập bảng chấm công hàng tháng .Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để chỉ huy duyệt .Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên cấp dưới .

2.3. Công tác lễ tân

Nhận điện thoại cảm ứng, thanh toán giao dịch với người mua .Đón tiếp khách trước khi khởi đầu thao tác với chỉ huy .Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … thiết yếu cho những cuộc họp trong công ty .Tổ chức những sự kiện với người mua hoặc trong nội bộ công ty .

2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Theo dõi những thiết bị, gia tài của công ty, có kế hoạch bảo dưỡng với máy móc cố định và thắt chặt theo tháng quý, có kế hoạch shopping những thiết bị bổ trợ bảo vệ nhu yếu thao tác tốt nhất cho nhân viên cấp dưới .Lên list những thiết bị văn phòng phẩm thiết yếu cho công ty .

2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự

Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức triển khai tuyển dụng nhân sự cho những phòng ban .Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức triển khai ký kết hợp đồng lao động .Theo dõi và có báo cáo giải trình cho chỉ huy về tình hình nhân sự hàng tháng .Cập nhật và bảo vệ hồ sơ nhân viên cấp dưới rất đầy đủ theo pháp luật của pháp lý .

3. Yêu cầu của nhân viên hành chính văn phòng

Công việc của 1 nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần phân phối những nhu yếu sau :

3.1.Về tố chất

Công việc hành chính văn phòng nhu yếu những người nhanh gọn, tháo vát và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, đúng mực, có quy củ, có tư duy khoa học, sắp xếp hiệu suất cao cũng là yếu tố thiết yếu để trở thành nhân viên cấp dưới văn phòng hành chính. Thêm nữa, việc làm hành chính khá nhẹ nhàng nhưng luôn phải hoạt động khá nhiều nên bạn cần có sức khỏe thể chất tốt để hoàn thành xong việc làm này .

3.2. Về kỹ năng

Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng đó là: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống, kỹ năng quản lý hành chính văn phòng, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng cơ bản….  Có càng nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng cho bạn khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng.

>> Tạo CV nhanh chóng, miễn phí

3.3. Về kinh nghiệm

Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên cấp dưới văn phòng sẽ tôn vinh sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm tay nghề và đảm nhiệm được nhiều việc làm khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh thương mại, … thì sẽ được nhìn nhận cao .

4. Cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng

Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau: Nhân viên, Thư ký, Quản trị.

4.1. Cấp bậc nhân viên

Mức lương ở cấp bậc này khoảng chừng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, gồm có những vị trí :

Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

4.2. Cấp bậc thư ký

Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên cấp dưới có nhiệm vụ trình độ cao, có đầu óc phát minh sáng tạo, biết nghiên cứu và phân tích, phán đoán trường hợp, có kinh nghiệm tay nghề thao tác từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng chừng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí hoàn toàn có thể làm gồm có :

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

>>Tuyển dụng trợ lý giám đốc

4.3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương khoảng 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Yêu cầu với công việc này là: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ) yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.

5. Tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?

5.1. Network

Có mối quan hệ sẽ giúp bạn xử lý được rất nhiều yếu tố, trong đó có cả việc làm. Hơn nữa, việc làm văn phòng thì ở bất kể đâu cũng cần nên chắc như đinh bạn sẽ kiếm được nhiều việc làm tốt cho mình .

5.2. Apply qua các trang việc làm như JobsGO

Có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên ứng dụng tìm việc JobsGO. Vì thế, ứng viên có hàng tá lựa chọn cho công việc nhân viên văn phòng. Đặc biệt, thông tin tuyển dụng cũng như hồ sơ ứng tuyển được thực hiện nhanh chóng, đơn giản ngay trên điện thoại. Việc của bạn chỉ là tải App tìm việc JobsGO về điện thoại và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vào vị trí công việc mình muốn.

Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài.

Source: https://intalents.co
Category: Hướng Nghiệp