10 bước thiết lập OKRs quý cho công ty (Hướng dẫn đầy đủ)

Việc xây dựng OKRs phải được đặt trong một quy trình song song, trong đó từng cá nhân xác định OKRs được liên kết với các mục tiêu của tổ chức. Có sự trao đổi đàm phán với quản lý, trong một quy trình đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và chéo sang.

Với những tổ chức triển khai mới đưa OKRs vào vận dụng, việc kiến thiết xây dựng được OKRs cho hàng loạt tổ chức triển khai trong một quý là không hề thuận tiện. Mọi người chưa quen việc nhìn vào OKRs cấp trên để tạo OKRs của riêng mình, những quản trị cũng chưa có thói quen đàm phán với từng nhân viên cấp dưới.

Trong bài viết này InTalents sẽ giới thiệu cho các bạn 10 bước thiết lập OKRs quý để giúp các doanh nghiệp Việt Nam có một quy trình cụ thể giúp làm quen với việc thiết lập OKRs cho toàn bộ tổ chức.

1. Thời gian để xây dựng OKRs quý

Thời gian để tạo ra OKRs của một chu kỳ không nên vượt quá 30 ngày. Tổ chức nên đặt ra thời hạn cho toàn bộ việc thiết lập OKRs quý tiếp theo bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý cho tới tối đa ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo.

Quá trình này thường sẽ không hề kết thúc vào ngày ở đầu cuối của quý trước, do tại việc tổng kết OKRs của quý trước sẽ khó lòng triển khai xong vào ngày sau cuối của quý, tất cả chúng ta cần số liệu được hoàn thành xong và tập hợp vừa đủ trước khi Tổng kết OKRs ( chấm điểm phân loại ).

Nhiều lo ngại đặt ra về việc dành quá nhiều thời hạn để thiết lập OKRs mỗi quý, điều đó có vẻ như là một sự tiêu tốn lãng phí. Tuy nhiên đừng lo ngại, dành nhiều thời hạn cho việc lên kế hoạch sẽ giúp cho bạn có quy trình thực thi hiệu suất cao hơn.

Trong thời hạn tạo ra OKRs quý, việc làm hàng ngày vẫn được triển khai thông thường, tất cả chúng ta sẽ không dừng lại chỉ để làm kế hoạch thiết lập OKRs. Thời gian thiết lập OKRs sẽ dần được rút ngắn lại sau mỗi quý khi mọi người đã dần quen với OKRs.

2. 10 bước thiết lập OKRs quý cho công ty

10 Bước thiết lập OKRs 3 chiều – Chu kỳ 90 ngày

Bước 1: Thu thập ý tưởng về mục tiêu công ty

Thông thường CEO hoặc ban lãnh đạo công ty sẽ đưa ra những mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều yếu tố từ góc nhìn của nhân viên mà cấp trên không nắm rõ. Ngoài ra, góc nhìn của nhân viên cũng có điểm khác so với cấp trên.

Không phải khi nào quan điểm của nhân viên cấp dưới điều quan trọng với công ty. Tuy nhiên, việc tích lũy sáng tạo độc đáo về tiềm năng công ty từ hàng loạt nhân viên sẽ ra được rất nhiều góc nhìn hay và mang lại giá trị lớn.

Trong bước này, doanh nghiệp cần lưu lại ý tưởng của hàng loạt nhân viên cấp dưới về tiềm năng quý tới của công ty. Nhân viên có thể sẽ hiểu nhầm rằng đây là tích lũy ý tưởng sáng tạo tiềm năng cá nhân, thế cho nên CEO hãy nói rõ nhu cầu của mình và hãy cho họ biết giá trị của việc tích lũy ý tưởng sáng tạo này.

Hãy hỏi nhân viên cấp dưới của bạn: “ Nếu là CEO, theo bạn những tiềm năng nào quan trọng mà công ty cần triển khai trong quý tới? ”

Kết quả cần đạt được: Thu thập 100% quan điểm của thành viên về mục tiêu của công ty trong quý tới.

Bước 2: Lựa chọn và công bố mục tiêu công ty

Sau khi đã có được ý tưởng độc đáo từ hàng loạt nhân viên cấp dưới, đội ngũ chỉ huy cấp cao cần thảo luận và đưa ra những điều đáng quan tâm.

Tất nhiên, sáng tạo độc đáo từ nhân viên cấp dưới không phải là duy nhất. Những sáng tạo độc đáo chất lượng về “ điều gì là quan trọng ” thường đến từ những lãnh đạo cấp cao, những người có tầm nhìn, trình độ và thông tin sâu rộng hơn nhân viên cấp dưới.

Nếu công ty chưa quen với công việc quản trị bài bản để có góc nhìn tổng thể đầy đủ về bức tranh doanh nghiệp của mình. Bạn có thể sử dụng một bản đồ chiến lược trong hệ thống lập kế hoạch và quản lý chiến lược BSC (Balanced Scorecard) hoặc mô hình kinh doanh Canvas để đưa ra và phân loại các ý tưởng về mục tiêu của công ty.

Hãy tâm lý thật kỹ, điều gì thực sự quan trọng trong quý tới, chọn 2 đến 3 tiềm năng ( Tối đa là 5 tiềm năng ). Sau đó hãy viết ra những tiềm năng đó đơn cử, rõ ràng, đầy cảm hứng và công bố với toàn thể công ty ( Chỉ công bố tiềm năng chứ không phải cả bộ OKRs ). Bạn cần lý giải rõ cho hàng loạt nhân viên cấp dưới lý do tại sao tất cả chúng ta lựa chọn tiềm năng này và nó có ý nghĩa như thế nào.

Lưu ý: Khi đã thống nhất được các mục tiêu của công ty, giám đốc phải viết ra KRs cho các mục tiêu đó. OKRs là trách nhiệm của cá nhân và OKRs của công ty chính là OKRs của giám đốc.

Kết quả cần đạt được: 

• Công ty chọn được 2 đến 3 Mục tiêu ( Tối đa là 5 tiềm năng ) để triển khai trong quý tới.
• 100% thành viên trong công ty hiểu rõ nguyên do vì sao CEO lựa chọn những tiềm năng đó.

Bước 3: Các thành viên tự xây dựng OKRs nháp của riêng mình

Tại bước này mỗi cá thể cần tự tâm lý và viết bộ OKRs của riêng mình dựa vào những tiềm năng đã được tổ chức triển khai công bố, tuỳ thuộc vào vị trí và trách nhiệm việc làm của từng người.

Để không ai bị ảnh hưởng tác động trong việc phát minh sáng tạo ra OKRs, mỗi cá nhân không nên tìm hiểu thêm OKRs của nhau. Chúng ta rất dễ bị tác động bởi người khác, nhất là cấp trên. Ở bước này nếu mỗi người đều biết OKRs của nhau, sẽ tạo ra hiệu ứng Mỏ Neo. Tất cả chúng ta sẽ nhìn thấy những OKRs dập khuôn. Hãy để mỗi người tự phát minh sáng tạo một chút ít .

Sau khi toàn bộ thành viên trong tổ chức đã viết được bộ OKRs của riêng mình ( gồm có cả những người trưởng nhóm ), mỗi nhóm sẽ tự mình triển khai những buổi họp chung để chia sẻ về OKRs của từng người. Điều này giúp cho mọi người có thể tìm hiểu thêm góc nhìn và tìm ra những OKRs link chéo của mình.

Người trưởng nhóm cũng sẽ dựa vào những bộ OKRs của thành viên nhóm mình và hình thành nên bức tranh chung về những điều quan trọng của nhóm. Sau khi đã hiểu rõ OKRs của mỗi thành viên, trưởng nhóm sẽ kiểm soát và điều chỉnh bộ OKRs của mình và chia sẻ với cả nhóm.

Tại bước này tổ chức triển khai vẫn chưa thể tạo ra bộ OKRs khá đầy đủ. Việc CEO chỉ công bố tầm nhìn của toàn công ty mà chưa công bố bộ OKRs của cấp cao nhất cũng bao hàm ý đó. Bản thân người lãnh đạo cấp cao nhất cũng cần tạo ra những kết quả chính của mình ( OKRs cấp công ty ). Tại bước này vẫn đang ở chiều từ dưới lên.

“ OKRs của công ty chỉ hoàn toàn có thể được triển khai xong khi có sự chung sức của hàng loạt thành viên trong tổ chức triển khai ”

Kết quả cần đạt được: 100 % thành viên trong công ty viết được bộ OKRs nháp.

Bước 4: Các trưởng nhóm họp liên kết chéo & tinh chỉnh bộ OKRs nháp

Tại bước này những trưởng nhóm ( trưởng phòng ) sẽ thực thi họp 1:1. Mỗi người sẽ trình diễn những ưu tiên của nhóm mình ( bộ OKRs của trưởng nhóm ) với người khác. Nếu một trưởng nhóm nhận thấy OKRs của bản thân cần có sự tương hỗ từ trưởng nhóm khác, họ sẽ bàn luận và đàm phán để bổ trợ thêm vào bộ OKRs của mình. Đây là hướng link chéo.

Ví dụ: OKRs của trưởng nhóm Marketing có Kết quả chính là thu về 1000 khách hàng tiềm năng từ kênh quảng cáo Google, điều này cần mức ngân sách cho quảng cáo là 100.000.000 VND. Lúc này trưởng nhóm Marketing sẽ tìm gặp và trao đổi với trưởng nhóm Tài chính để trao đổi về Kết quả chính này. Nếu trưởng nhóm Tài chính có thể hỗ trợ được họ sẽ bổ sung thêm 1 Kết quả chính “Cung cấp 100.000.000 VND cho nhóm Marketing”.

Tuy nhiên, việc đàm phán giữa những nhóm không phải khi nào cũng thành công. Mỗi nhóm sẽ có những ưu tiên của riêng mình và nếu không hỗ trợ được cho nhau, mỗi người phải tự xem lại những ưu tiên của mình, hoàn toàn có thể phải dời lại sang quý tiếp theo .

“ Quy tắc là: Khi OKRs của tôi có liên quan đến OKRs của một người khác, tôi cần chia sẻ OKRs của mình và đàm phán để người đó phản ánh OKRs của tôi trong OKRs của họ ”

Kết quả cần đạt được: Các trưởng nhóm tinh chỉnh bộ OKRs nháp một lần nữa.

Bước 5: Giám đốc tạo và công bố OKRs chính thức của mình

Đây là bước ở đầu cuối theo hướng từ dưới lên, người Giám đốc sẽ họp bàn 1:1 cũng như họp chung hàng loạt những trưởng nhóm để nghe san sẻ từ OKRs của mỗi nhóm. ( Bước này tựa như bước số 3, khi trưởng nhóm tích lũy thông tin từ OKRs của nhân viên cấp dưới ).

Từ những OKRs của những trưởng nhóm, Giám đốc sẽ có đủ thông tin, số liệu để tạo ra những hiệu quả chính cho bộ OKRs của mình và kiến thiết xây dựng những bộ OKRs hoàn hảo cho cấp cao nhất. Sau đó sẽ công bố bộ OKRs khá đầy đủ của mình đến với tổng thể những trưởng nhóm.

Tại bước này, người giám đốc cần có năng lực bao quát, đo lường và thống kê để tạo ra OKRs của mình sao cho phát huy được OKRs của những trưởng nhóm và phù hợp nhất với nguồn lực hiện tại của công ty.

Kết quả cần đạt được: Giám đốc viết bộ OKRs hoàn chỉnh và công bố bộ OKRs của mình với toàn thể nhân viên.

Bước 6: Các trưởng nhóm viết bộ OKRs chính thức

Sau khi Giám đốc đã hoàn thành xong bộ OKRs của công ty ( OKRs của Giám đốc ). Tất cả trưởng nhóm sẽ có những buổi họp 1:1 với giám đốc để đàm phán và kiểm soát và điều chỉnh bộ OKRs của họ.

Một số trưởng nhóm sẽ hoàn toàn có thể giữ nguyên OKRs của họ sau khi OKRs đã hoàn thành xong, 1 số ít sẽ cần phải đổi khác mục tiêu. Kết quả chính và bổ trợ bằng những mục tiêu và kết quả chính khác. Điều này là nhờ vào vào bộ OKRs của Giám đốc .

Bên cạnh đó, những trưởng nhóm cũng sẽ ngồi lại và họp chung với nhau để bàn về link chéo. Lúc này việc thiết lập tiềm năng sẽ theo hướng từ trên xuống. Sẽ liên tục có những buổi họp giữa những nhóm để tạo ra sự link ngặt nghèo và thống nhất những quy trình phối hợp thực thi.

Ví dụ, nếu nhóm kinh doanh cần bổ sung nhân sự, trưởng nhóm kinh doanh sẽ cần nói chuyện với trưởng nhóm nhân sự để đàm phán và thống nhất đưa Kết quả chính liên quan đến tuyển nhân sự vào bộ OKRs của cả hai nhóm.

Kết quả cần đạt được: Toàn bộ những trưởng nhóm viết được bộ OKRs hoàn hảo của nhóm mình

Bước 7: Nhân viên viết bộ OKRs chính thức

Sau khi người trưởng nhóm đã kiểm soát và điều chỉnh bộ OKRs của mình theo bộ OKRs của Giám đốc và đàm phán về bộ OKRs của mình với những nhóm liên quan khác. Lúc này người trưởng nhóm sẽ công bố bộ OKRs hoàn hảo của mình đến những thành viên trong nhóm.

Tất cả thành viên trong nhóm sẽ liên tục tạo, kiểm soát và điều chỉnh bộ OKRs cá nhân. Việc kiểm soát và điều chỉnh OKRs cũng sẽ diễn ra trong những buổi họp 1:1 giữa nhân viên cấp dưới và người trưởng nhóm, trong những buổi trao đổi chung của cả nhóm để hình thành link chéo.

Cũng giống như việc kiểm soát và điều chỉnh bộ OKRs của trưởng nhóm tại bước 6, sau khi đã họp 1:1 với trưởng nhóm, 1 số ít bộ OKRs của nhân viên cấp dưới có thể sẽ cần kiểm soát và điều chỉnh hoặc sửa chữa thay thế bằng bộ OKRs khác để phù hợp hơn với bộ OKRs hoàn hảo của nhóm .

Kết quả cần đạt được: Toàn bộ nhân viên cấp dưới viết được bộ OKRs cá thể hoàn hảo.

Bước 8: Kiểm tra liên kết chéo toàn bộ tổ chức

10 bước thiết lập OKRs – Kiểm tra liên kết chéo toàn bộ tổ chức

Vì việc link chéo những bộ OKRs thường rất phức tạp, nếu bạn bỏ quên một người mà bạn phụ thuộc vào họ thì rất có thể sẽ tác động ảnh hưởng đến việc link tiềm năng trong hàng loạt tổ chức triển khai.

Kết quả cần đạt được:Đảm bảo toàn bộ link chéo trong công ty đã không thiếu .

Bước 9: Kiểm tra chất lượng OKRs

Không phải ai cũng viết OKRs đủ tốt, ngay cả với những quản trị cấp cao. Sau khi toàn bộ mọi người đều đã có bộ OKRs của riêng mình. Hãy kiểm tra lại hàng loạt OKRs của tổ chức triển khai để nhìn nhận và sửa chữa thay thế lại những OKRs chưa viết tốt .

Tại VNOKRs vào thời điểm bắt đầu một chu kỳ mới, tất cả mọi người sẽ thiết lập OKRs của cá nhân. Đội OKRs Guard của chúng tôi sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá chấm điểm từng OKRs theo tiêu chí:

• Cách viết OKRs đã tốt hay chưa – Tính theo thang điểm từ 1 đến 5.
• Có bộc lộ link và tương hỗ cho OKRs cấp trên, OKRs công ty – Tính theo thang điểm từ 1 đến 5.

Những OKRs nào không đảm bảo 2 tiêu chí trên, hoặc điểm số cho mỗi tiêu chí dưới 4 đều phải kiểm tra và sửa lại cho phù hợp.

Kết quả cần đạt được:100 % bộ OKRs trong công ty được chỉnh sửa đúng, bảo vệ những đặc thù cần có khi viết OKRs .

Việc kiểm tra, đánh giá này đòi hỏi tổ chức phải có những OKRs Master và đội ngũ OKRs Guard, những người chuyên đi giải đáp thắc mắc và hướng dẫn mọi người viết OKRs đúng. Việc này mất khá nhiều thời gian và công sức.

10 bước thiết lập OKRs – Giao diện sử dụng

10 bước thiết lập OKRs – Giao diện sử dụng

Bạn có một lựa chọn đơn thuần hơn. Thay vì nhu yếu toàn bộ mọi người phải giỏi OKRs như những OKRs Master, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những ứng dụng thực thi OKRs. Phần mềm giúp hạn chế những lỗi sai cơ bản trong quy trình viết OKRs, 1 số ít quy tắc cứng được đưa vào để giúp tổng thể mọi người đều hoàn toàn có thể tạo OKRs đúng, bảo vệ những đặc thù cần có khi viết OKRs.

Bước 10: Công khai toàn bộ OKRs

Khi hàng loạt tổ chức triển khai đã hoàn thành xong xong bộ OKRs cho mỗi người, bước tiếp theo là công khai minh bạch OKRs đến tổng thể mọi người. Có nhiều cách để hoàn toàn có thể công khai minh bạch hàng loạt OKRs đến toàn bộ thành viên trong tổ chức triển khai.

10 bước thiết lập OKRs – Giao diện sử dụng

Bạn có thể sử dụng một file Google sheet, bạn cũng hoàn toàn có thể in bộ OKRs ra những tờ giấy và dán ở nơi thao tác. Hoặc nếu có quá nhiều nhân sự bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng VNOKRs để triển khai điều này.

Mọi cách thức đều được miễn là bạn đảm bảo được yếu tố Trong suốt của OKRs – Tất cả OKRs trong tổ chức đều được công khai và ai cũng có thể nhìn thấy bộ OKRs của Giám đốc, của trưởng nhóm và của tất cả nhân viên khác.

Kết quả cần đạt được: Thu thập 100 % quan điểm của thành viên về Mục tiêu của công ty trong quý tới.

Một số lưu ý

• Thời gian biểu của quy trình tạo OKRs toàn công ty cần được công khai minh bạch.
• Toàn bộ thành viên của tổ chức triển khai, nhân viên cấp dưới của công ty cần giữ cam kết thực thi đúng thời gian biểu.
• Để tạo sự uyển chuyển, tổ chức triển khai nên có nhóm Canh giữ OKRs ( OKRs Guard ) giúp thôi thúc quy trình tiến độ và nâng cao chất lượng viết OKRs.
• Đến ngày đưa hàng loạt OKRs ra công khai minh bạch, toàn bộ mọi người đều đã phải triển khai xong bộ OKRs của mình ( không có nguyên do để chậm trễ ).

Kết luận

Để kiến dựng được OKRs trong công ty không phải việc làm đơn thuần, đặc biệt là khi bạn mới lần đầu vận dụng OKRs. Trên đây là hướng dẫn về 10 bước thiết kế OKRs phù hợp nhất với những doanh nghiệp nước ta. Hy vọng rằng bài viết sẽ mang lại kỹ năng và kiến thức có ích giúp những doanh nghiệp có thể xây dựng và thực hiện thành công OKRs.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
InTalents
Địa chỉ: 1039 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 7, Quận Tân Bình
Hotline: 0906988450
Email: support@intalents.co
Website: intalents.co

List of Keywords users find our article on Google

Source: https://intalents.co
Category: Cẩm nang nhân sự