HƯỚNG DẪN XÁC MINH THÔNG TIN ỨNG VIÊN (REFERENCE CHECKING) TRONG TUYỂN DỤNG

Trong thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, áp lực tuyển dụng “đúng người, đúng việc” đang trở thành vấn đề nan giải cho các nhà quản trị. Để tránh trường hợp bạn không chắc đã tìm được đúng người hay chưa, Reference Checking có thể sẽ là chìa khóa dành cho bạn. Chúng ta cùng tìm hiểu công cụ đánh giá khách quan này qua bài viết dưới đây nhé!

Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) là gì?

Khái niệm reference checking

Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là quá trình làm sáng tỏ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên thông qua các kênh tham khảo. Thông qua lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, bạn bè ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được tính chân thật những thông tin mà ứng viên cung cấp để có cái nhìn toàn diện hơn. Một số ứng viên cố tình phóng đại thông tin và kinh nghiệm của mình để nổi bật so với các ứng viên “nặng ký” khác. Do đó, việc kiểm tra thông tin tham khảo ngày càng trở nên quan trọng.

Mục đích của reference checking

Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là công cụ hiệu quả để quyết định việc lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau hoặc loại bỏ các ứng viên không phù hợp với văn hóa tổ chức của doanh nghiệp.

• Chứng thực thông tin
• Bổ sung thông tin
• Khám phá tính cách ứng viên

Quy trình reference checking

Khi nào cần tiến hành xác minh thông tin?

Thu thập dữ liệu tham khảo: người tham khảo, chức vụ, thông tin về họ, lên kịch bản tham khảo (gặp mặt hoặc gọi điện thoại để tiến hành phỏng vấn hay trò chuyện) mất rất nhiều thời gian. Quá trình này nếu không được thực hiện một cách khoa học, chuyên nghiệp thì sẽ ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng nhất là số lượng ứng viên cần tuyển của doanh nghiệp lên đến hàng trăm người. Một số thời điểm bạn có thể cân nhắc để xác minh thông tin ứng viên của mình:

• Sau các vòng đầu phỏng vấn, danh sách ứng viên đã được chắt lọc
• Gần hoàn tất quá trình tuyển dụng và chuẩn bị ra quyết định
• Phân vân một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn

Cách tốt nhất để reference checking là gì?

Có 2 cách để nhận được tài liệu tham khảo: bằng văn bản hoặc qua điện thoại. Văn bản có thể giúp bạn thu thập đủ các thông tin cơ bản nhưng để có được thông tin tường minh hơn nhất là tính cách nhân viên, nhà quản lý nên gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp người tham khảo.

Một cách tiếp cận khác là quy trình kiểm tra tham chiếu 2 giai đoạn: gửi yêu cầu qua văn bản: SMS, email,… để xác minh các thông tin cơ bản trước rồi đến các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Sau cùng là có thể gặp mặt trực tiếp nếu vị trí cần tuyển thật sự quan trọng.

Bạn nên nói chuyện với ai?

Thông thường, trong CV của ứng viên luôn có mục “thông tin người tham khảo” và đó có thể là cấp quản lý trực tiếp của ứng viên khi còn làm việc ở công ty đó. Đây là lựa chọn tốt nhất vì họ đã quản lý sâu sát ứng viên trong một khoảng thời gian. Nếu ứng viên đã mất liên lạc, hãy sử dụng LinkedIn để gửi lời mời liên lạc với họ.

Đừng quên tham khảo các nguồn tài liệu cá nhân trong hồ sơ của ứng viên. Tính cách, quan điểm hay thái độ sống của ứng viên được bộc lộ qua những tương tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp trên mạng xã hội. Các chia sẻ công khai trên mạng xã hội cũng phần nào nói lên mối quan tâm của họ.

Các bước thực hiện reference checking

Xác minh thông tin là một quy trình đòi hỏi sự kiên nhẫn và khéo léo. Quy trình này có thể được tóm tắt như sau:

1. Lên danh sách câu hỏi các thông tin cần chứng thực & các thắc mắc về ứng viên.
2. Gửi thư ngỏ giới thiệu qua mail hoặc trực tiếp giới thiệu mục đích cuộc trò chuyện qua LinkedIn.
3. Phỏng vấn/trao đổi ngắn qua điện thoại với người tham chiếu. Có thể gặp mặt trực tiếp nếu vị trí cần tuyển thật sự quan trọng.
4. Kết thúc trò chuyện và gửi mail cảm ơn họ. Giữ liên lạc vì có thể sau đó bạn muốn xin thêm thông tin về ứng viên.

Danh sách mẫu các câu hỏi reference checking:

• Nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
• Ứng viên thể hiện kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng cộng tác của mình như thế nào?
• Anh/chị có thể cho biết một vài dự án nhóm mà ứng viên đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
• Ứng viên phản hồi như thế nào khi được góp ý?
• Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?
• Ứng viên xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
• Ứng viên có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)
• Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cuối cùng của anh/cô ấy là gì?
• Ứng viên cho thấy anh/cô ấy đã xử lý tốt một tình huống cụ thể như thế nào?
• Ứng viên hòa nhập với môi trường tập thể như thế nào?
• Lý do rời đi của ứng viên là gì?
• Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
• Anh/chị có nghĩ rằng ứng viên đủ điều kiện cho vai trò mới này?
• Nếu được lựa chọn, anh/chị có muốn tiếp tục làm việc với ứng viên không?

Những lưu ý cho nhà tuyển dụng khi reference checking

Reference checking là hình thức kiểm tra khách quan nên bộc lộ nhiều ưu điểm của mình. Tuy nhiên nhà tuyển dụng cũng cần khéo léo:

• Tránh những câu hỏi mơ hồ: “Anh A có làm tốt công việc quản lý ở phòng anh ta không?

=> Thay vào đó những câu hỏi cụ thể hơn: “Anh A làm gì giỏi nhất? Đồng đội của anh A thích anh ta nhất ở điểm nào? Anh A có tích cực tham gia các hoạt động của công ty hay không?”

• Đừng đặt những câu hỏi tiêu cực: “điểm yếu của ứng viên này là gì?” Người tham khảo sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải nói những điều không tốt về một nhân viên đã nghỉ việc.

=> Thay vào đó: để nhận biết thông tin tiêu cực ở ứng viên, hãy khai thác từ những gì bạn được nghe.

• Không sử dụng câu hỏi chung chung hoặc quá mở: “Ấn tưởng về ứng viên này là gì?”

=> Thay đổi bằng: hãy bám sát các kỹ năng liên quan đến vị trí cũ và mới để đặt câu hỏi cho người tham khảo.

• Nếu người tham khảo không tự tin rằng họ hiểu biết về ứng viên, hãy nhờ họ giới thiệu người khác.

=> Nên: Bạn càng nói chuyện với nhiều người thì bức tranh tổng thể của bạn có được càng rõ ràng hơn.

Kết luận

Việc kiểm tra lại lần hai (double checking) hoàn toàn có thể giúp bạn đưa ra những quyết định chính xác trong tuyển dụng. Là một nhà tuyển dụng có tầm nhìn chiến lược, bạn phải hiểu rõ được lợi ích của reference checking thay vì hiểu lầm nó “phức tạp”, “tốn thời gian” như nó thường bị “dán nhãn”.

Việc chọn ra ứng viên phù hợp nhất chưa bao giờ là dễ dàng vì bạn cần phải so sánh họ với những cá nhân khác và vì việc nhìn nhận của một người luôn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cảm xúc, cảm tính. Để hạn chế tình trạng này, bạn có thể liên lạc với InTalent để được tư vấn thêm nhé!

Vì sao chọn InTalents?

Tại InTalents, chúng tôi đề cao sự minh bạch và sự cam kết. Chúng tôi hướng đến không chỉ là nhà cung cấp phần mềm uy tín, mà còn là người đồng hành trong xuyên suốt quá trình chuyển đổi số của khách hàng.

Bên cạnh việc cung cấp cho bạn phần mềm nhân sự tốt nhất, chúng tôi có nhiệm vụ cập nhật cho bạn những bài viết, nội dung, mẹo và thủ thuật mới nhất để giúp bạn đưa ra những lựa chọn hợp lý nhất.

Bạn cũng có thể thích: Trải nghiệm tuyển dụng giúp cho ứng viên điều gì?

Để giúp bạn tuyển dụng hiệu quả và thông minh hơn, InTalents hiện đang cung cấp các ưu đãi hấp dẫn. Trong thời gian hôm nay, hãy đăng ký ngay để:

• Nhận hồ sơ chất lượng cao sẵn sàng làm việc
• Mở rộng mạng lưới tuyển dụng
• Tự động hóa quy trình tuyển dụng

Đặc biệt: Chủ động xây dựng thương hiệu tuyển dụng cá nhân chưa bao giờ dễ dàng hơn cùng InTalents.